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„Excel-Problem“: Top-down, Bottom-up und Workflow

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 5

Gegenrede:

Diese Behauptung mag vielleicht für die Versionen vor Excel 2013 zutreffen, wobei VBA immer eine Support-Funktion einnehmen kann und konnte, aber Power Query ist auch hier ein Game Changer:
Sheets verschiedener Orga-Einheiten können Bottom-Up eingesammelt und als Upload-Tabellen für das führende IT-System zur Verfügung gestellt werden. Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) können aus diesem Modell ebenfalls generiert werden, eine Top-Down-Tabelle, oder mehrere sowieso (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (» Ordner) online zur Verfügung gestellt.

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„Excel-Problem“: Geschäftsmodellierung und What-If-Analysen

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor dann auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Reihe von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 4

Diese Behauptung ist seit Excel 5.0 (1995!) und der Einführung des Szenario-Managers nicht zutreffend. Wenn man den Szenario-Manager im Rahmen einer bestimmten Prinzipien folgenden Modellierung (z.B. PRT-Modellierung) verwendet, dann bleibt kein Wunsch offen.  Setzt man zudem noch Power Query ein (seit Excel 2013 verfügbar), um sich die Daten und Planungsparameter (z.B. GDP wichtiger Märkte, Stimmungsbarometer etc.) stets aktuell in das Modell zu laden, kann man smarte Simulations-Modelle mit Excel erstellen. Setzt man außerdem noch den Solver ein, so kann man auch erweiterte Zielwertberechnungen anstellen!

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„Excel-Problem“: Einfach Zusammenarbeit und Versionskontrolle

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr. 3

Diese Behauptung ist seit Excel 2013 und der Einführung von Power Query nicht haltbar. Power Query ist auch hier der Game Changer. Ansonsten ist auch eine Frage der Vereinbarungen und der Organisation, also ob man mit einem Anwendungskonzept in de Organisation arbeitet. Excel-Files lassen sich in vereinbarte Ordner einstellen. Mit Power Query werden die Dateien eines Ordners oder mehrere Ordner ausgelesen , zu einem Gesamtmodell zusammengeführt und manuell oder automatisch aktualisiert (mit einer kleinen Voreinstellung automatisieren.

Beim Auslesen der Ordner hat man verschiedene Optionen, ob z.B.

  • alle Dateien eines Ordners dem Modell hinzugefügt werden sollen oder nur
  • die aktuellste Dabei des Ordners oder nur
  • bereits bearbeitete Vorgänge (Veränderungen) .

Dieses mit Power Query erstellte Datenmodell kann Upload-Tabellen für das führende IT-System, Kommentarlisten und Fehlerlisten (wer hat eine Datei fehlerhaft oder noch gar nicht bearbeitet) erstellen (hier ein Beispiel).

Mit der Einführung von Microsoft Office 365 und den damit verbundenen Kollaborationsmöglichkeiten (z.B. Teams, OneDrive, SharePoint) hat man noch einmal andere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Nun können Dateien zur gleichen Zeit von verschiedenen Anwendern bearbeitet werden und Dateien müssen nicht mehr versendet werden, sondern werden innerhalb von z.B. Teams in einen Kanal (entspricht einem Ordner) online zur Verfügung gestellt.

Insofern ist Behauptung Nr.3 in meinen Augen nicht haltbar!

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„Excel-Problem“: Flexibilität, die Ihre Ergebnisse beeinträchtigen kann

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr.2

Gegenrede:

Diese Behauptung ist nicht haltbar. Wenn man ein Excel-Modell nach bestimmten Prinzipien aufbaut (z.B. PRT-Modellierung), dann ist das Excel-Modell geteilt in einen Import-Bereich, einen Berechnungs-Bereich und in einen Ausgabe-Bereich.
Im Berechnungsbereich und Importbereich werden „intelligente Tabellen“ eingesetzt, damit werden alle Formeln/Funktionen und Bereiche automatisch angepasst. VLOOKUP/SVERWEIS wird entweder durch XVERWEIS  (Excel365), INDEX/VERGELICH oder durch Power Query ersetzt. Die Sheets des Berechnungsbereich und des Ausgabe-Bereich werden vor dem Überschreiben geschützt. Setzt man zusätzlich noch Schaltflächen ein, so entfällt auch eine manuelle Dateneingabe von Steuerungsparametern oder anderen Daten.

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(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (2)

… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS  zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB  und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. 

Stopp, das hatten wir doch schon einmal in einem anderen Beitrag!

Warum kommt Max Mustermann eigentlich jeden Montagmorgen in diese Situation? Weil er sehr gute Excel-Kenntnisse hat! Klingt Paradox, oder? Max Mustermann ist sehr viel in den sozialen Medien unterwegs und sieht dort regelmäßig Webinare, Tutorials, Videos, liest BLOGS von Excel-Gurus, alles kostenlos und spart so eine Menge Geld für Weiterbildung. Er lernt auf diesem Weg sehr viel spannende Excel-Techniken kennen und da er ein begeisterter Tüftler ist, gelingt es ihm immer wieder, diese fantastischen Excel-Techniken in seine Modelle zu integrieren.
Soweit so gut.
Trotzdem hat er jeden Montag diesen Stress. Warum nur? Muss an Excel liegen, ja, natürlich Excel ist schuld, denn Max Mustermann weiß eigentlich alles, was man als Controller über Excel wissen muss. Daher denkt er schon seit einiger Zeit über die Beschaffung einer anderen Software nach.

Caroline Musterfrau, Controllerin im Unternehmen Y AG hat vor mehr als zwei Jahren mal mit einem Excel-Modell kalkuliert, wieviel die kostenlose Weiterbildung über die Sozialen Medien wirklich kostet und sich daher für zwei Seminarbesuche (3 Tage) entschieden ;-). In dem einen lernt Sie die Möglichkeiten von Power Query kennen und in dem anderen, wie Sie ein Dashboard mit Excel erstellen kann. So hat sie nicht nur fantastische Excel-Techniken kennengelernt, sondern auch, wie man bei der Erstellung eines Dashboards Zeit sparen kann. Daher konnte sie nach 1-2 Tagen Planung des Modells und der Techniken in nur drei Tagen ein Dashboard erstellen, das jeden Montagmorgen nur noch geöffnet werden muss und stets die aktuellen Zahlen enthält.

Sie hat alles in allem 8 Personentage investiert und erspart sich nun seit 2 Jahren die hektischen Stunden am Montagmorgen. Die kann sie nun für andere Dinge nutzen!

Melanie Musterfrau, Controllerin des Unternehmens Z AG, hat sich vor mehr als zwei Jahren für eine Dashbord-Lösung mit Power BI entschieden. Es war eine hektische Zeit im Unternehmen, da kurz zuvor ein Merger stattgefunden hat und seither permanent neu organisiert wird. Daher kann sie nicht viel Zeit für Weiterbildung investieren. Sie hat ebenfalls mit einem Excel-Modell kalkuliert wieviel die kostenlose Weiterbildung über die Sozialen Medien kostet und sich daher für einen Seminarbesuch (1 Tag) entschieden 😉 . In dem Seminar über Power BI-Desktop hat sie erfahren, wie sie ein Datenmodell als Basis für das Dashboard erstellt, Measures entwickelt und deren Ergebnisse mit den dynamischen Visuals als Charts umsetzt. Mit 1-2 Tagen Planung des Modells und der Techniken konnte sie in zwei Tagen ein Dashboard erstellen. Dabei ließ sie sich stundenweise per Online-Tool coachen und so typische „Klippen“ bei der Umsetzung vermeiden.

Sie hat alles in allem 5 Personentage + einen Tag Coaching, stundenweise verteilt über mehrere Tage, investiert und erspart sich nun seit 2 Jahren die hektischen Stunden am Montagmorgen. Die kann sie nun für andere Dinge nutzen!

Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂

Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉

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„Excel-Problem“: Manuelle Routinen und problematische Datenintegration

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Behauptung Nr.1

Gegenrede:
So kann man mit Excel arbeiten, wenn man es nicht besser weiß. Bereits seit der Version Excel 5.0 (1995) gibt es eine ODBC-Schnittstelle, mit der man von Excel aus dynamisch auf Datenbanken, andere Excel-Dateien, OLAP-Cubes sowie Text-Dateien zugreifen kann. Damit ist seit 1995 eine manuelle Dateneingabe nicht mehr notwendig. Setzt man zusätzlich noch Schaltflächen ein, so entfällt auch eine manuelle Dateneingabe von Steuerungsparametern. Mit der Einführung von Power Query haben sich die Möglichkeiten der Datenintegration erheblich erweitert.

Einer der zahlreichen Vorteile in der Anwendung von Power Query:
Jeder Schritt wird dokumentiert und in exakt gleicher Reihenfolge bei einer Aktualisierung wiederholt. Hat man also bspw. einmal einen Report mit Power Query erstellt, der seine Datenbasis in ERP- und /oder Finanzsystemen hat, muss man lediglich die Daten mit einem Knopfdruck aktualisieren. Auch das kann man mit einer kleinen Voreinstellung automatisieren.

Power Query ermöglicht das dynamische Anbinden von Datenquellen und eine permanente, automatische Aktualisierung des Zielmodells. Insofern ist Behauptung Nr.1 in meinen Augen nicht haltbar!

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(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (1)

 … wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

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