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Excel-Tipp: Funktion XVERWEIS

Mit einem Update Ende April 2020 haben sich tiefgreifende Änderungen in Excel 365 ergeben. In diesem Beitrag möchte ich die neue Funktion XVERWEIS vorstellen, die SVERWEIS und WVERWEIS obsolet macht. Je nachdem, könnte man auch auf die von uns präferierte Kombination aus INDEX()/VERGLEICH() zukünftig verzichten.
Vorstellen möchte ich diese neue Funktion an einem Beispiel, dass wir seit 1993 in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen  verwenden.

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Alternative Ampelfunktion für Dashboard einrichten

Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll.
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Funktionen – Datentypen für Argumente

„Welche Formeln/Funktionen lassen sich gut verschachteln und welche Regeln müssen dafür eingehalten oder welche Operatoren müssen dafür verwendet werden ?“

In unserer XING-Gruppe Controlling meets Excel & Co gab es im Mai 2019 diese Frage zu Excel-Funktionen. Das haben wir zum Anlass genommen, diverse Beiträge zum Thema Funktionen, die seit langer Zeit schon fast fertig „in der Schublade“ lagen, nun fertig zu stellen und hier nach und nach zu publizieren.  In diesem Beitrag geht es um die Angabe von Argumenten, wenn Funktionen „verschachtelt“ werden.

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SVERWEIS für Mehrfach-Lösungen

Mit Matrix-Funktionen kann man Elemente aus einer Datenliste/Tabelle heraussuchen, bekommt aber immer nur ein Ergebnis. Denn Matrix-Funktionen sind nicht für das Erstellen von Abfragen (im Sinne von Datenbanken) ausgelegt. Wenn man verschiedene Matrix-Funktionen kombiniert, erhält man die gewünschte Mehrfach-Lösung. Allerdings ist diese Lösung mit den Funktionen SVERWEIS; VERGLEICH; BEREICH.VERSCHIEBEN; WENNFEHLER; ANZAHL sehr aufwändig.

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Interaktive Tabellen für Dashboards erstellen (3)

Baut man Dashboards mit Excel auf, so wird man nicht nur Diagramme einsetzen, sondern auch Tabellen. Welche Excel-Techniken werden benötigt, um eine dynamische Datenauswahl zu ermöglichen, um das Ganze interaktiv zu gestalten? Einige dieser Techniken (BEREICH.VERSCHIEBEN) stellt das heutige Beispiel vor.

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Interaktive Tabellen für Dashboards erstellen (2)

Baut man Dashboards mit Excel auf, so wird man nicht nur Diagramme einsetzen, sondern auch Tabellen. Welche Excel-Techniken werden benötigt, um eine dynamische Datenauswahl zu ermöglichen, um das Ganze interaktiv zu gestalten? Einige dieser Techniken (Matrix-Funktionen) stellt das heutige Beispiel vor.

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Interaktive Tabellen für Dashboards erstellen (1)

Baut man Dashboards mit Excel auf, so wird man nicht nur Diagramme einsetzen, sondern auch Tabellen. Welche Excel-Techniken werden benötigt, um eine dynamische Datenauswahl zu ermöglichen, um das Ganze interaktiv zu gestalten? Einige dieser Techniken (Matrix-Funktionen) stellt das heutige Beispiel vor.

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Beschriftungen zentral steuern (4)

Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um ein Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.


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Beschriftungen zentral steuern (3)

Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um ein Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.

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Intervalle auslesen mit SVERWEIS, INDEX, VERGLEICH

Wie gehen Sie vor, wenn Sie mit Hilfe von Excel Intervalle auslesen wollen? Wenn Sie bspw. Prämien für Mitarbeiter berechnen wollen, die einen bestimmten Leistungsgrad erreicht haben? Wenn Sie sich die nachstehende Tabelle ansehen, wird Ihnen bestimmt die WENN-Funktion einfallen. Bei genauerem Hinsehen werden Sie die WENN-Funktion um die UND-Funktion partiell erweitern wollen. Wie auch immer, es wird eine recht umfangreiche, um nicht zu sagen komplexe Funktion, mit vielen Verschachtelungen werden. Außerdem ist die Wahrscheinlichkeit bei dieser Komplexität sehr groß, hier mindestens einen Fehler bei der Erstellung zu machen. Und Fehlersuche kostet Zeit! Weiterlesen