Schlagwort-Archive: Excel-Modelle

Beispiel für ein Reporting-Frontend (max. 1 MB)

Haben Sie schon einmal versucht ein dynamisches Reporting-Modell mit Excel aufzubauen? Nach meiner Erfahrung entstehen dabei meist sehr große, kaum handhabbare Dateien. Dass es auch anders geht, möchte ich mit diesem Beispiel zeigen. Dabei sollen mehr die Vorgehensweise und Prämissen beschrieben werden, denn konkrete Excel-Techniken.

Unserer Philosophie folgend, setzen wir Excel ausschließlich als Frontend für ein Backend ein. Das Frontend ist dann z.B. ein Reporting-Modell, das Backend eine Datenbank, die die für das Frontend notwendigen Daten aggregiert und in der notwendigen Form verdichtet in das Frontend hoch lädt. Da so nur relative wenige Datensätze in das Frontend gelangen, ist die Frontend-Datei in der Regel recht klein, meist max. 1-2 MB groß. Weiterlesen

Seminar: Szenarien und Simulationen in Excel

Planung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Controllers. Wichtig ist es aber immer mehr, nicht konkrete Zielwerte zu ermitteln, sondern Zielkorridore. Die Volatilität unserer Umwelt lässt nichts anderes mehr zu.

Excel ist für eine integrierte Planung nicht leistungsfähig genug, obwohl es dafür vielfach eingesetzt wird. Aber Excel ist nach wie vor unschlagbar, wenn es darum geht relativ schnell Business Cases durchzurechnen und zu simulieren.
Lernen Sie in diesem Seminar für solche aggregierten Cases anerkannte mathematische / statistische Verfahren kennen, die Sie für Ihre Planung verwenden können. Viele gängige Verfahren sind bereits in EXCEL-Features integriert . Nutzen Sie diese Features, um die Planungssicherheit für die Zukunft zu erhöhen!

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Excel-Adventskalender 2014 ist online!

Wie jedes Jahr um diese Zeit naht völlig überraschend Weihnachten. Am Wochenende wurden die ersten Weihnachtsmärkte (vulgo Glühmärkte) eröffnet. Ab heute dürfen sich alle Kinder auf einen mit Schokolade, Playmobil, Lego (habe ich etwas vergessen?) gefüllten Adventskalender freuen. Und wo bleiben Sie, als die finanzierenden Eltern, Tanten, Onkel? Für Sie haben wir ab heute den weltweit einzigen Excel-Adventskalender, absolut kalorienfrei mit nützlichen Tipps, Tricks und Beispielen zur Optimierung Ihrer Aufgaben „bestückt“.
Hier geht´s zum Adventskalender……

10 Regeln, damit Ihr Reporting zum Erfolg wird!

Controller sind für die Transparenz des Unter­nehmensergebnisses verantwortlich, während das Management für das Ergebnis selbst verantwort­lich ist. Daher ist es eine der Hauptaufgaben von Controllern, diese Transparenz herzustellen, damit das Management erfolgreich den eigenen Ver­antwortungsbereich steuern kann. Ein wichtiges Instrument, diese Transparenz herzustellen, sind die monatlichen Reports des Controllings. Doch stellen diese wirklich Transparenz her oder verwirren sie eher?

Vor kurzem sollte ich die Controlling-Abteilung eines Unternehmens bei der Optimierung des Reporting unterstützen. Bei die­sem Unternehmen handelt es sich um einen der Hidden Champions, kaum bekannt, den­noch nutzt jeder dessen Produkte.

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Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 6)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).  Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Planung

Beim Thema Planung werden die Nachteile von Excel (scheinbar) offensichtlich. Unabhängig vom Planungsansatz, werden in der Praxis mehrstufig verknüpfte Excel-Modelle verwendet. Szenario-Technik mit Excel bedeutet außerdem, Zellen mit zu überschreiben und die dadurch entstehenden Planungs-Varianten als Dateien zu speichern. Wenig bekannt in Controller-Kreisen sind die Instrumente Szenario-Manager und Solver, mit denen sich wunderbare Planungsmodelle im Gegenstromverfahren erstellen lassen. Folgt man dem eingangs vorgestellten Modellierungsvorschlag, werden die Restriktionen beider Instrumente umgangen.

Prognosen

Nutzt man die in Excel vorhandenen Instrumente der deskriptiven und induktiven Statistik (Statistik-Funktionen und Add-In Analysefunktionen), so lassen sich interessante Zusammenhänge aus Daten der Vergangenheit ermitteln. Diese Zusammenhänge können in Simulations-Modelle mit Hilfe und Schaltflächen und den Funktionen INDEX und VERGLEICH umgesetzt werden.

Wichtig für diese Vorgehensweise sind kleine, kompakte Dateien, die der vorgestellten Modellierungsphilosophie folgen. In vielen Unternehmen scheint das aufgrund der Größe und aufgrund des Planungsprozesses (Planungsrunden Bottom up) mit den zahlreich gelieferten Excel-Dateien nicht möglich zu sein. Hier ist das Instrument der Konsolidierung sehr nützlich. Mit dieser Technik können Zahlen aus den verschiedensten Excel-Dateien zusammengefasst werden, ohne dass Zellbezüge entstehen. Die Ergebnisse der Konsolidierung werden als Zahl in die Zielzellen geschrieben. Damit können diese Zellen wiederum als sogenannte Veränderbare Zellen für Szenario-Manager und Solver verwendet werden! Damit ist ein Top-Down / Bottom-Up-Ansatz problemlos möglich, selbst komplexeste Modelle zu Steuerung des Cash Managements!

Lösungsansätze

Wenn Excel im Controlling eingesetzt wird, sollten die Effizienz und die Effektivität seiner Anwendung gesteigert werden. Mit den vorgestellten Beispielen möchte ich zum Nachdenken darüber anregen, welche Excel-Kenntnisse bei Controller wünschenswert sind. Zeit ist Geld und Controller sollten das Management unterstützen, nicht den Tag mit „Daten schaufeln“ verbringen.

Wenn Controller über die Kenntnis von nur einer Funktionalität/ Methode zur Lösung einer Aufgabe mit Excel verfügen, fehlt der Überblick, um die situativ beste und effizienteste Lösung zu entwickeln. Mark Twain soll dazu gesagt haben: „Wer nur einen Hammer besitzt, für den sieht alles aus wie ein Nagel.“

Dazu sind aus meiner Sicht folgende Maßnahmen notwendig:

  • Wünschenswerte Excel-Techniken identifizieren und bekannt geben
  • Standards (Modellierung, Methoden, Funktionalitäten) für die Anwendung von Excel entwickeln und im Unternehmen einführen.
  • Mitarbeiter gezielt weiterbilden oder Wissen durch „Key-Employees“ multiplizieren
  • Mitarbeiter im Controlling implementieren, die die Prozesse und Aufgaben des Controllings sowie SAP&Co. kennen, exzellenten Überblick über Excel haben und in der effizienten & effektiven Anwendung beraten können.

Fazit

Excel kann und sollte mit den vorhandenen IT-Systemen (SAP & Co.) zusammen und ergänzend eingesetzt werden. Dazu sollten die Excel-Anwender im Controlling über klare Richtlinien oder einen Überblick über die einzusetzende Modellierung und die einzusetzenden Techniken verfügen.

Im Sinne der effizienten Anwendung sollten die Kenntnisse der Controller gezielt erweitert und auf Standards gesetzt werden.

Im Sinne der Effektivität sollte überlegt werden, für welche Aufgaben Excel eingesetzt werden kann und welche Funktionalitäten dabei verwendet werden sollten.

Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie ich in dieser Serie zu zeigen versucht habe.

Dazu sollten bewusst nur Hinweise auf Excel-Techniken geliefert werden. Diese Techniken kann sich jeder Interessierte leicht über die zahlreich vorhandene Fachliteratur aneignen.

Nutzen Sie die Stärken von SAP & Co. im Verbund mit Excel und vermeiden die Schwächen!

In diesem Sinne: Carpe Excel!

Wird hier fortgesetzt….

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 5)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Datenverdichtung und der Datenanalyse

Nach erfolgreichem Import von Daten aus dem Vorsystem werden diese meist im nächsten Schritt aus anderen Excel-Dateien um dort vorhandene Informationen ergänzt. Dies geschieht meist mit der Funktion SVERWEIS, führt aber bei großen Datenmengen (>3000) zu einer starken Belastung des Arbeitsspeichers. Manche Anwender schalten das automatische Neuberechnen in Excel aus, weil jede kleinste Änderung die Performance beeinträchtigt.

Mögliche Alternativen:

  • Setzen Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH ein.
  • Nutzen Sie MS Query, um Daten mehrerer Excel-Dateien zusammenzuführen, ohne dass Verknüpfungen in den Zellen entstehen. Durch diese Technik entstehen deutlich kleinere Dateien! Denn die Zeichen in den Bezügen sorgen für großen Speicherbedarf von Excel-Dateien.

Um Daten zu verdichten, zu sortieren und/oder zu filtern werden gerne die entsprechenden Excel-Funktionalitäten eingesetzt. Wer schon einmal mit der Pivot-Tabelle gearbeitet hat, wird gerne auf die Sortierung, den Autofilter u.ä. verzichten. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle denkbar? Zumal in der Pivot-Tabelle sehr ähnliche Instrumente als Oberfläche von MIS-Systemen verwendet werden.

  • Sie können dadurch auf den Import von Daten verzichten!
  • Die Daten bleiben physisch im Datenbanksystem und werden von der Pivot-Tabelle „lediglich“ verdichtet.
  • Solange Ihr PC mit genügend RAM ausgerüstet ist, gibt es keine Beschränkungen, was die Zahl der Datensätze betrifft!
  • Mit dem Öffnen der jeweiligen Excel-Datei wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert!

Wird hier fortgesetzt…..

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 4)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.  Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..  In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Datenimports und der Anzahl der Datensätze

Im Fachbereich Controlling werden in der Regel zahlreiche IT-Systeme verwendet. Dabei dürfte SAP das am meisten eingesetzte ERP-System sein. Aus SAP & Co. werden die ge-wünschten Daten in irgendeinem Datenformat als Datei oder unmittelbar in eine Excel-Tabelle exportiert. Bei diesem Verfahren entsteht jedoch ein erheblicher Aufwand in der Nachbearbeitung der Daten. Die Ursache dafür sind der wenig „Excel-freundliche“ Aufbau und die Struktur der exportierten Standard-Berichte (Beispieldatei 2 im Download-Bereich).
Mit sehr hohem manuellem Aufwand, teilweise mit VBA-Programmierung oder mit Zusatz-Tools werden diese Reports in Excel-Listen verwandelt. Dies ist völlig unnötig!

Alternative 1:

Sie könnten in Ihrem Vorsystem spezielle, für den Export nach Excel vorgesehene Berichte generieren (lassen). Hier stelle ich immer wieder fest, dass in diesem Bereich die Kenntnisse der Controller zur Berichtserstellung (z.B. in SAP) oder auch die Kenntnis über die vorhande-nen Berichte, Tabellen recht gering sind. Damit besteht eine Abhängigkeit von internen oder externen Experten!

Alternative 2:

SAP & Co. werden in Verbindung mit Datenbanksystemen (z.B. Oracle, SQL Server, DB2, etc.) eingesetzt. Mit einfachen Mitteln lässt sich eine Verbindung zwischen Datenbanksystem und Excel aufbauen (ODBC), mittels der Daten nach Excel exportiert werden können. Mit diesem Verfahren entfallen die üblichen Nacharbeiten eines Dateiimports. Die Schnittstelle ODBC wird über die Sprache SQL gesteuert, wofür Microsoft im Rahmen des Office-Paketes ein Tool MS Query zur Verfügung stellt.

So entsteht eine dynamische Verbindung zwischen Ihrem Excel-Modell und der Datenbank, die stets die aktuellen Daten in einem genau beschriebenen Umfang „liefert“.

Der Vorteil:

  • Kein Datenfriedhof mit 65.000 oder mehr (Excel 2007 oder jünger) Datensätzen!
  • Die Dateien, die Sie nach der beschriebenen Modellierung erstellen und über MS Query mit den notwendigen Daten befüllen, sind deutlich kleiner als 1 MB! (Beispiel 3 im Downloadbereich).
  • Die Daten lassen sich auf „Knopfdruck“ aktualisieren.

„Datentopf“

Sollten Sie keine Zugriffsberechtigung auf das primäre Datenbanksystem erhalten, können Sie als Alternative den benötigten Datenbestand periodisch aus dem Primärsystem in eine zweite, dezentrale Datenbank schreiben lassen.
Sollte auch das nicht möglich sein, richten Sie sich das dezentrale Datenbanksystem selbst ein und „füttern“ es mit den als Datei exportierten Standardberichten. Das bedeutet einen gewissen Erstellungsaufwand, zahlt sich aber durch den Zeitgewinn aus!

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Wird hier fortgesetzt…..