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Excel-Tipp: Diagramme Datenbeschriftungen verknüpfen

Wer schon einmal eines unserer Seminare  besucht hat, weiß, dass wir gerne in Diagrammen Titel und Datenbeschriftungen mit Zellen verknüpfen. So können Anzeigen im Diagramm von außen gesteuert und somit dynamisch werden. Bis zur Version Excel 2010 mussten Zellen relativ mühsam einzeln mit Datenbeschriftungen verknüpft werden.

Seit Excel 2013 ist das nicht mehr notwendig. Zuerst schaltet man die Datenbeschriftung ein und dann verknüpft man sie mit einem Zellbereich (Auswahl formatieren). In der Beispieldatei wird das gezeigt.

DatenbeschriftungenVerknüpfen

Print schrumpft unaufhaltsam

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge. Dieses Mal geht es um den Rückgang der verkauften Auflage bei deutschen Printmedien. Gefunden haben wir das zu besprechende Chart wieder einmal bei Statista- Das Statistik-Portal.

Herzlichen Dank an Matthias Brand  von Statista   der uns die Zahlen hinter der Grafik zur Verfügung gestellt hat, obwohl wir ihn und seine Kollegen so oft „ausschimpfen“. Tatsächlich bietet dieses Chart Ansatzpunkte, um das Thema „Visualisierung von Informationen“ aus mehreren Perspektiven zu beleuchten. Wir haben uns daher für eine kleine Serie in den folgenden Newslettern entschlossen, die nur dieses einfache Chart kommentieren.

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Diagramme – Wertanzeige von „außen“ steuern

Arbeiten Sie mit Excel-Diagrammen in Ihrem Reporting? Müssen Sie bei neuen Daten manuell Anpassungen vornehmen? Die Wertebeschriftungen werden plötzlich durch Säulen verdeckt und müssen wieder verschoben werden? Die Werte-(Y-)Achse ist mit einem Höchstwerte fixiert, der wieder geändert werden muss? Der Diagrammtitel sollte sich eigentlich an den neuen Sachverhalt automatisch anpassen, anstatt neu überschrieben zu werden. Im folgenden Beispiel lernen Sie einige Grundlagentechniken kennen, um Ihre Diagramm dynamisch aufzubauen.

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Variable Diagrammüberschriften

Falls Sie Ihr Monats-Reporting mit Excel erstellen, verwenden Sie mit Sicherheit auch Diagramme. Idealerweise verwenden Sie dafür Diagramme, bei denen Sie nur an einer Stelle die aktuellen Daten „überschreiben“ müssen, der Rest passt sich automatisch an. Mit der richtigen Modellierung, mit den richtigen Funktionen (!) und Funktionalitäten ist das alles kein Problem. Im aktuellen Beispiel soll gezeigt werden, wie Sie Textbausteine für Diagrammüberschriften verwenden können, sobald ein vorher festgelegter Grenzwert über-/unterschritten wird.

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Reporting (1): Welcher Diagramm-Typ?

Die Frage nach dem richtigen Diagrammtyp zur Visualisierung ist nicht einfach.  Wann ist ein Diagrammtyp geeignet? Woran kann man sich orientieren?

  • Spielt die Zeit für die Darstellung der Information, für die Vermitt­lung der Botschaft eine wichtige Rolle?
  • Möchten Sie (Markt‑)Anteile, Kontraste zwischen Soll- und Ist-Werten, Beziehungen zwischen Daten und/oder kumulierte Da­ten darstellen?
  • Ist die Veränderung der Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg wichtig für die Darstellung oder ist lediglich ein Vergleich der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt bedeutsam?
  • Wie viele Aussage, Botschaft, Handlungsempfehlung, Thema ist in den Zahlen enthalten? Faustregel: Pro Aussage, Handlungsempfehlung, Botschaft, Thema ein Diagramm! Sonst werden Aussagen vermischt und überdecken sich gegenseitig!

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Trompetenkurve als Prognosemodell einsetzen

Als Controller betrachten wir monatliche Abweichungen. Diese monatliche Analyse ist wichtig, um Ursachen für die Abweichungen erkennen oder erklären zu können. Wenn Ist-Werte mehrere Monate lang von den Plan-Werten abweichen, dann wird es im Jahresverlauf immer unwahrscheinlicher, dass ein ursprünglich geplanter Jahres-Zielwert noch erreicht werden kann.

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Das Gold der Bundesbank

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge. Als Chart des Monats publizieren wir dann diesen Vorschlag auf unserer Homepage. Im Januar wurden wir beim Handelsblatt fündig, als wir das Chart zu Transfer der Goldreserven der deutschen Bundesbank entdeckten. Die Bundesbank hat 2015 deutlich mehr ihrer Goldbarren nach Deutschland zurückgeholt als in den Vorjahren. Frankfurt am Main ist dadurch zu ihrer wichtigsten Goldlagerstelle geworden.

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