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Excel ist tot – es lebe Excel (Teil3)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Entwurfs und der Dokumentation

Excel lädt sehr stark dazu ein, spontan zu arbeiten. Das führt dazu, dass Tabellen zunächst einmal „irgendwie“ erstellt, im Laufe der Zeit erweitert und anpasst werden, um irgendwann völlig unübersichtlich zu sein, Unmengen an Datensätzen zu enthalten. und nicht mehr beherrschbar zu sein.Selbst der Schöpfer dieses Modells findet sich nur schwer darin zurecht, wie soll das Kolleginnen/Kollegen gelingen, die ebenfalls mit diesem Modell arbeiten oder es weiterentwickeln sollen? Denn natürlich hat niemand dieses Modell dokumentiert!

Meine Empfehlung:

  • Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells.
  • Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen. Wenn Sie z.B. viel mit SVERWEIS arbeiten, dann erfordert der Einsatz dieser Funktion einen bestimmten Tabellenaufbau!
  • Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist sehr sinnvoll, leider nimmt kaum jemand diesen Aufwand auf sich. Diese Problematik könnte gemildert werden, in dem bestimmte Vorgehensweisen zum verbindlichen Standard erklärt werden.

  • Angefangen bei einer standardisierten Modellierung,
  • über Standards in der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten,
  • das Verbot der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten (z.B. SVERWEIS).

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen?

Das PRT-Modell

Das PRT-Modell

Basisdaten

So gibt es generell ein Tabellenblatt, das Basisdaten genannt wird. Auf dieses Tabellenblatt werden Daten aus anderen Systemen importiert oder per Hand eingegeben. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabe notwendigen Daten.

Zentrale Variablen

Auf einem Tabellenblatt mit dem Namen „Werte“ werden die für das Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw..

Berechnungen

Auf den sogenannten Berechnungs-Blättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, indem Basisdaten und Basisvariablen per Verknüpfungen verbunden werden. Natürlich reicht in der Regel ein Berechnungsblatt nicht aus. Daher werden die zahlreichen Berechnungsblätter per „Verknüpfungen“ nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!). Auf dieser Ebene kann auch eine Pivot-Tabelle positioniert werden, um Daten in einer bestimmten Form zu verdichten oder zu analysieren.

Frontend

Auf diesem Blatt erfolgt die Zusammenstellung der wichtigsten Zahlen, quasi als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.

Die „Verknüpfungen“ in solch einem Modell erfolgen über benannte Zellen und Bereiche. Damit kann die Fachsprache des Controllings für „sprechende Formeln“ verwendet werden, das Bilden von „typischen“ Kennzahlen erfolgt intuitiver. Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen eine Dokumentation der festgelegten Namen.

Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:

  • Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt.
  • Trennung von so genannten „Veränderbaren Zellen“ (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und „Formelzellen“ auf verschiedenen Blättern.
  • Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie „Verknüpfungen“
  • Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Matrix-Funktionen (MTRANS, INDEX, VERGLEICH, BEREICH.VERSCHIEBEN) zu arbeiten.
  • Datenbank-ähnlicher Aufbau
  • Jedes Excel-Modell, das nach diesem Prinzip entwickelt wurde, ist beliebig erweiterungsfähig.
  • Die einzelnen Hierarchien lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Damit nehmen Sie eine einfache Form der Dokumentation vor (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Berechnungen = blau, Frontend = grün).
  • Wenn Sie mit Szenario-Manager und dem Solver arbeiten wollen, so können Sie dies auf diesen Blättern tun. Veränderungen hier wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.
  • Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ausgeblendet.
  • Sind alle Formeln und Funktionen überprüft, können für die Berechnungsblätter und das Frontend die Schutzfunktionen von Excel verwendet werden. Tritt ein unerwarteter Wert oder ein Fehlermeldung auf, kann die Ursache schnell bei den „Basisdaten“ und den „Werten“ gesucht werden. Zeitersparnis beim Fehler-Management!

So könnte eine sehr flexible Standard-Modellierung in einem Unternehmen aussehen. Jeder Mitarbeiter findet sich in so einem Modell über die Registerfarben sofort zurecht. Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung maximal zehn Funktionen.

Wird hier fortgesetzt…..

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil1)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.
Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..
In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.
Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Excel-Kenntnisse

Excel wird unterschätzt, weil es in vielen Controlling-Abteilungen ineffizient eingesetzt wird. Ineffizient deswegen, weil Controller in der Regel über überdurchschnittlich viele Excel-Kenntnisse verfügen, aber leider nicht die über die „richtigen“.
Sehr gute Excel-Kenntnisse werden in jedem Controller-Stellenprofil gefordert. Was aber heißt das: „Sehr gute“ Excel-Kenntnisse?

Meist befinden sich Controller in Situationen, in denen sie dank ihrer Excel-Dateien die be-kannten Excel-Funktionalitäten nicht mehr zur Lösung der Aufgabe einsetzen können. Con-troller nutzen nach meiner Wahrnehmung viel „zu Früh“ das Instrument VBA-Programmierung, obwohl „Excel-Bordmittel“ ebenfalls zum Ziel führen würden und dazu noch schneller. Wer die Programmierung nicht beherrscht, wendet sich an einen internen oder externen (meist fachfremden) „Excel-Guru“, der exceltechnisch gesehen eine perfekte und geniale Lösung erstellt für die aktuelle Aufgabe erstellt.
Leider kennt dieser Experte nicht den Workflow im Controlling, sonst würde in den meisten Fällen eine viel einfachere Lösung gefunden werden.

Im Folgenden einige Beispiele, die mir immer wieder in den Controlling-Abteilungen von großen Unternehmen begegnen:

Beispiel 1:

Die Funktion SVERWEIS (engl. VLOOKUP) aus der Kategorie der Matrix-Funktionen (Lookup & References) ist den meisten Controllern geläufig. Sie wird gerne verwendet, um Werte/Texte aus Datenlisten zu suchen und anzuzeigen. Die Funktion SVERWEIS weist aber gewisse Einschränkungen auf. So werden die kompliziertesten Excel-Modelle erstellt, nur um mit der Funktion SVERWEIS zu arbeiten zu können. Dabei wäre eine Kombination der Matrix-Funktionen INDEX und VERGLEICH wesentlich flexibler; und fordert den Arbeitsspeicher (RAM) bei weitem nicht so stark, wie das bei SVERWEIS der Fall ist. Die Funktionen INDEX und VERGLEICH sind aber in Controller-Kreisen weniger bekannt. In einem Unternehmen hat ein „Excel-Guru“ sogar eine SVERWEIS-Funktion programmiert, die in jede Richtung sucht und arbeitet. Bewundernswert, aber unnötig und damit ineffektiv!

Beispiel 2:

Beliebt ist auch die mehrfache Verschachtelung der Funktion WENN, um beispielsweise Intervalle auszulesen. Das gelingt mit den Funktionen SVERWEIS oder INDEX / VERGLEICH viel einfacher, wenn man eine aufsteigende Sortierung verwendet. Ineffektiv!

Beispiel 3:

Unausrottbar scheint auch die Technik zu sein, eine Zellbearbeitung abzuschließen, indem man auf eine andere Zelle klickt oder Funktionen über die Tastatur zu schreiben. Häufig geht das gut, meistens zerstört man dabei die gerade aufgebauten Zellbezüge. Diese Technik wird seit „Generationen“ von Excel-Anwendern weitergereicht, führt aber zu großem Zeitverlust. Denn der Zellbezug muss wiederhergestellt werden, Fehler der Formel durch (Ver)Schreiben über die Tastatur korrigiert werden. Ineffizient

Beispiel 4:

Manchmal sind auch ganz einfache Tasten-Kombinationen oder Techniken unbekannt, die aber unglaublich viel Zeit im normalen Tagesablauf einsparen können. Für diese Aufgabe kann man 10-15 Minuten benötigen oder aber 40 – 45 Mi-nuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von ca. 75%!

Beispiel 1 und 2 zielen auf das Thema Effektivität (Das Richtige tun), während Beispiel 3 und 4 mehr auf das Thema Effizienz zielen (das Richtige richtig tun). Das hört sich banal an, scheint aber in der Praxis schwierig zu sein.
Was möchte ich damit zum Ausdruck bringen? Nach meiner Beobachtung sind bei Controllern überdurchschnittlich umfangreiche Excel-Kenntnisse vorhanden, die teilweise nicht richtig eingesetzt werden.
Auf der anderen Seite sind geradezu banale, enorm zeitsparende Techniken völlig unbekannt, weil solche Techniken nicht gelehrt oder gesucht werden!
Meine Beobachtung ist:
Es scheint erstrebenswert zu sein, sich als „Excel-Guru“ zu positionieren, weil zahlreiche, komplexe Techniken beherrscht werden. Es scheint weniger erstrebenswert zu sein, einfache, aber effiziente Lösungswege zu beherrschen!

Wird hier fortgesetzt…..