Schlagwort-Archive: Effizienz und Effektivität

Beispiel für ein Reporting-Frontend (max. 1 MB)

Haben Sie schon einmal versucht ein dynamisches Reporting-Modell mit Excel aufzubauen? Nach meiner Erfahrung entstehen dabei meist sehr große, kaum handhabbare Dateien. Dass es auch anders geht, möchte ich mit diesem Beispiel zeigen. Dabei sollen mehr die Vorgehensweise und Prämissen beschrieben werden, denn konkrete Excel-Techniken.

Unserer Philosophie folgend, setzen wir Excel ausschließlich als Frontend für ein Backend ein. Das Frontend ist dann z.B. ein Reporting-Modell, das Backend eine Datenbank, die die für das Frontend notwendigen Daten aggregiert und in der notwendigen Form verdichtet in das Frontend hoch lädt. Da so nur relative wenige Datensätze in das Frontend gelangen, ist die Frontend-Datei in der Regel recht klein, meist max. 1-2 MB groß. Weiterlesen

Seminar: Szenarien und Simulationen in Excel

Planung ist eine der wichtigsten Aufgaben des Controllers. Wichtig ist es aber immer mehr, nicht konkrete Zielwerte zu ermitteln, sondern Zielkorridore. Die Volatilität unserer Umwelt lässt nichts anderes mehr zu.

Excel ist für eine integrierte Planung nicht leistungsfähig genug, obwohl es dafür vielfach eingesetzt wird. Aber Excel ist nach wie vor unschlagbar, wenn es darum geht relativ schnell Business Cases durchzurechnen und zu simulieren.
Lernen Sie in diesem Seminar für solche aggregierten Cases anerkannte mathematische / statistische Verfahren kennen, die Sie für Ihre Planung verwenden können. Viele gängige Verfahren sind bereits in EXCEL-Features integriert . Nutzen Sie diese Features, um die Planungssicherheit für die Zukunft zu erhöhen!

Weiterlesen

Excel-Tipp: 56 Farben für Benutzerdefinierte Zahlenformate verwenden

Bei den Benutzerdefinierten Zahlenformaten kann man mit Farben arbeiten. Diese gibt man in eckigen Klammern ein.

Dazu hat man acht Farben zur Auswahl. So dachte ich jedenfalls mehrere Jahre lang. Durch einen Zufall entdeckte ich, dass man auch die 56 in Excel 2003 vorhandenen Farben verwenden kann. Dazu muss man nicht den Namen der Farbe in die eckige Klammer eintragen, sondern die Farbnummern. Die Tabelle auf dem Nachbarblatt soll Ihnen dabei helfen, das Konzept zu verstehen.

Hier geht´s zum Beispiel…..

So machen Sie sich die DAX-Funktionen untertan!

DAX (Data Analysis Expressions) ist eine Bibliothek mit Funktionen, Operatoren und Konstanten, die kombiniert werden können, um Formeln und Ausdrücke in PowerPivot für Excel zu erstellen.

DAX-Funktionen sind den Ihnen bekannten Excel-Tabellenfunktionen sehr ähnlich. Zum Erstellen geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt von einem Funktionsnamen oder Ausdruck sowie den erforderlichen Werten oder Argumenten ein. Wie Excel stellt DAX eine Vielzahl von Funktionen bereit, die Ihnen ermöglichen, mit Zeichenfolgen zu arbeiten, Berechnungen mit Datums- und Uhrzeitangaben durchzuführen und bedingte Werte zu erstellen. Ein großer Teil der Excel-Tabellenfunktion ist hier integriert.

Allerdings ist der Umgang mit den DAX-Funktionen etwas gewöhnungsbedürftig, da sie sich in folgenden Punkten unterscheiden: Weiterlesen

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 6)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer  Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung  eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen  zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur  Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).  Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen  gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie  dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden  keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Planung

Beim Thema Planung werden die Nachteile von Excel (scheinbar) offensichtlich. Unabhängig vom Planungsansatz, werden in der Praxis mehrstufig verknüpfte Excel-Modelle verwendet. Szenario-Technik mit Excel bedeutet außerdem, Zellen mit zu überschreiben und die dadurch entstehenden Planungs-Varianten als Dateien zu speichern. Wenig bekannt in Controller-Kreisen sind die Instrumente Szenario-Manager und Solver, mit denen sich wunderbare Planungsmodelle im Gegenstrom-verfahren erstellen lassen. Folgt man dem eingangs vorgestellten Modellierungs-vorschlag, werden die Restriktionen beider Instrumente umgangen.

Prognosen

Nutzt man die in Excel vorhandenen Instrumente der deskriptiven und induktiven  Statistik (Statistik-Funktionen und Add-In Analysefunktionen), so lassen sich interessante Zusammenhänge aus Daten der Vergangenheit ermitteln. Diese Zusammen-hänge können in Simulations-Modelle mit Hilfe und Schaltflächen und den Funktionen  INDEX und VERGLEICH umgesetzt werden.

Wichtig für diese Vorgehensweise sind kleine, kompakte Dateien, die der vorgestellten  Modellierungsphilosophie folgen. In vielen Unternehmen scheint das aufgrund der Größe und aufgrund des Planungsprozesses (Planungsrunden Bottom up) mit den zahlreich gelieferten Excel-Dateien nicht möglich zu sein. Hier ist das Instrument der Konsolidierung sehr nützlich. Mit dieser Technik können Zahlen aus den verschiedensten Excel-Dateien zusammengefasst werden, ohne dass Zellbezüge  entstehen. Die Ergebnisse der Konsolidierung werden als Zahl in die Zielzellen  geschrieben. Damit können diese Zellen wiederum als sogenannte Veränderbare Zellen  für Szenario-Manager und Solver verwendet werden! Damit ist ein Top-Down / Bottom-Up-Ansatz problemlos möglich, selbst komplexeste Modelle zu Steuerung des Cash Managements!

Lösungsansätze
Wenn Excel im Controlling eingesetzt wird, sollten die Effizienz und die Effektivität seiner Anwendung gesteigert werden. Mit den vorgestellten Beispielen  möchte ich zum Nachdenken darüber anregen, welche Excel-Kenntnisse bei Controller wünschenswert sind. Zeit ist Geld und Controller sollten das Management unterstützen, nicht den Tag mit „Daten schaufeln“ verbringen.

Wenn Controller über die Kenntnis von nur einer Funktionalität/ Methode zur Lösung  einer Aufgabe mit Excel verfügen, fehlt der Überblick, um die situativ beste und  effizienteste Lösung zu entwickeln.
Paul Watzlawick soll dazu gesagt haben: „Wer nur einen Hammer besitzt, für den sieht alles aus wie ein Nagel.“

Dazu sind aus meiner Sicht folgende Maßnahmen notwendig:

  • Wünschenswerte Excel-Techniken identifizieren und bekannt geben
  • Standards (Modellierung, Methoden, Funktionalitäten) für die Anwendung von Excel entwickeln und im Unternehmen einführen.
  • Mitarbeiter gezielt weiterbilden oder Wissen durch „Key-Employees“ multiplizieren
  • Mitarbeiter im Controlling implementieren, die die Prozesse und Aufgaben des Controllings sowie SAP&Co. kennen, exzellenten Überblick über Excel haben und in der effizienten & effektiven Anwendung beraten können.

Fazit

Excel kann und sollte mit den vorhandenen IT-Systemen (SAP & Co.) zusammen und  ergänzend eingesetzt werden. Dazu sollten die Excel-Anwender im Controlling über klare Richtlinien oder einen Überblick über die einzusetzende Modellierung und die einzusetzenden Techniken verfügen.

Im Sinne der effizienten Anwendung sollten die Kenntnisse der Controller gezielt  erweitert und auf Standards gesetzt werden.

Im Sinne der Effektivität sollte überlegt werden, für welche Aufgaben Excel eingesetzt  werden kann und welche Funktionalitäten dabei verwendet werden sollten.

Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie ich in dieser Serie zu zeigen  versucht habe.

Dazu sollten bewusst nur Hinweise auf Excel-Techniken geliefert werden. Diese  Techniken kann sich jeder Interessierte leicht über die zahlreich vorhandene  Fachliteratur aneignen.

Nutzen Sie die Stärken von SAP & Co. im Verbund mit Excel und vermeiden die Schwächen!

In diesem Sinne: Carpe Excel!

Wird hier fortgesetzt….

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 5)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Datenverdichtung und der Datenanalyse

Nach erfolgreichem Import von Daten aus dem Vorsystem werden diese meist im nächsten Schritt aus anderen Excel-Dateien um dort vorhandene Informationen ergänzt. Dies geschieht meist mit der Funktion SVERWEIS, führt aber bei großen Datenmengen (>3000) zu einer starken Belastung des Arbeitsspeichers. Manche Anwender schalten das automatische Neuberechnen in Excel aus, weil jede kleinste Änderung die Performance beeinträchtigt.

Mögliche Alternativen:

  • Setzen Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH ein.
  • Nutzen Sie MS Query (Anmerkung April 2015) oder Power Query, um Daten mehrerer Excel-Dateien zusammenzuführen, ohne dass Verknüpfungen in den Zellen entstehen. Durch diese Technik entstehen deutlich kleinere Dateien! Denn die Zeichen in den Bezügen sorgen für großen Speicherbedarf von Excel-Dateien.

Um Daten zu verdichten, zu sortieren und/oder zu filtern werden gerne die entsprechenden Excel-Funktionalitäten eingesetzt. Wer schon einmal mit der Pivot-Tabelle gearbeitet hat, wird gerne auf die Sortierung, den Autofilter u.ä. verzichten. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle denkbar? Zumal in der Pivot-Tabelle sehr ähnliche Instrumente als Oberfläche von MIS-Systemen verwendet werden.

  • Sie können dadurch auf den Import von Daten verzichten!
  • Die Daten bleiben physisch im Datenbanksystem und werden von der Pivot-Tabelle „lediglich“ verdichtet.
  • Solange Ihr PC mit genügend RAM ausgerüstet ist, gibt es keine Beschränkungen, was die Zahl der Datensätze betrifft!
  • Mit dem Öffnen der jeweiligen Excel-Datei wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert!

Wird hier fortgesetzt…..

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 4)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.  Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..  In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Datenimports und der Anzahl der Datensätze

Im Fachbereich Controlling werden in der Regel zahlreiche IT-Systeme verwendet. Dabei dürfte SAP das am meisten eingesetzte ERP-System sein. Aus SAP & Co. werden die ge-wünschten Daten in irgendeinem Datenformat als Datei oder unmittelbar in eine Excel-Tabelle exportiert. Bei diesem Verfahren entsteht jedoch ein erheblicher Aufwand in der Nachbearbeitung der Daten. Die Ursache dafür sind der wenig „Excel-freundliche“ Aufbau und die Struktur der exportierten Standard-Berichte .
Mit sehr hohem manuellem Aufwand, teilweise mit VBA-Programmierung oder mit Zusatz-Tools werden diese Reports in Excel-Listen verwandelt. Dies ist völlig unnötig!

Alternative 1:

Sie könnten in Ihrem Vorsystem spezielle, für den Export nach Excel vorgesehene Berichte generieren (lassen). Hier stelle ich immer wieder fest, dass in diesem Bereich die Kenntnisse der Controller zur Berichtserstellung (z.B. in SAP) oder auch die Kenntnis über die vorhande-nen Berichte, Tabellen recht gering sind. Damit besteht eine Abhängigkeit von internen oder externen Experten!

Alternative 2:

SAP & Co. werden in Verbindung mit Datenbanksystemen (z.B. Oracle, SQL Server, DB2, etc.) eingesetzt. Mit einfachen Mitteln lässt sich eine Verbindung zwischen Datenbanksystem und Excel aufbauen (ODBC), mittels der Daten nach Excel exportiert werden können. Mit diesem Verfahren entfallen die üblichen Nacharbeiten eines Dateiimports. Die Schnittstelle ODBC wird über die Sprache SQL gesteuert, wofür Microsoft im Rahmen des Office-Paketes ein Tool MS Query zur Verfügung stellt.

Alternative 3 (Ergänzung vom April 2015):

Sie erstellen mit Hilfe des Add-Inn Power Query eine Datenmodell, in das sie die exportierten (SAP-)Dateien einladen. Dabei stellt Power Query automatisiert die von Ihnen benötigen Strukturen ohne Programmierung her.

So entsteht eine dynamische Verbindung zwischen Ihrem Excel-Modell und der Datenbank, die stets die aktuellen Daten in einem genau beschriebenen Umfang „liefert“. Der Vorteil:

  • Kein Datenfriedhof mit 65.000 oder mehr (Excel 2007 oder jünger) Datensätzen!
  • Die Dateien, die Sie nach der beschriebenen Modellierung erstellen und über MS Query mit den notwendigen Daten befüllen, sind deutlich kleiner als 1 MB! (Beispiel 3 im Downloadbereich).
  • Die Daten lassen sich auf „Knopfdruck“ aktualisieren.

„Datentopf“

Sollten Sie keine Zugriffsberechtigung auf das primäre Datenbanksystem erhalten, können Sie als Alternative den benötigten Datenbestand periodisch aus dem Primärsystem in eine zweite, dezentrale Datenbank schreiben lassen.
Sollte auch das nicht möglich sein, richten Sie sich das dezentrale Datenbanksystem (Anmerkung April 2015: Das gilt auch, wenn Sie Power Query einsetzen! Siehe dazu diesen Blog-Eintrag Single-source-of-truth) selbst ein und „füttern“ es mit den als Datei exportierten Standardberichten. Das bedeutet einen gewissen Erstellungsaufwand, zahlt sich aber durch den Zeitgewinn aus!

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Wird hier fortgesetzt…..

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil3)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Entwurfs und der Dokumentation

Excel lädt sehr stark dazu ein, spontan zu arbeiten. Das führt dazu, dass Tabellen zunächst einmal „irgendwie“ erstellt, im Laufe der Zeit erweitert und anpasst werden, um irgendwann völlig unübersichtlich zu sein. Noch dazu Unmengen an Datensätzen zu enthalten und nicht mehr beherrschbar zu sein. Selbst der Schöpfer dieses Modells findet sich nur schwer darin zurecht, wie soll das Kolleginnen/Kollegen gelingen, die ebenfalls mit diesem Modell arbeiten oder es weiterentwickeln sollen? Denn natürlich hat niemand dieses Modell dokumentiert, noch nach einem gemeinsamen Standard gearbeitet!

Meine Empfehlung:

  • Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells.
  • Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen.
  • Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist sehr sinnvoll, leider nimmt kaum jemand diesen Aufwand auf sich. Diese Problematik könnte gemildert werden, in dem bestimmte Vorgehensweisen zum verbindlichen Standard erklärt werden.

  • Angefangen bei einer standardisierten Modellierung,
  • über Standards in der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten,
  • das „Verbot“ der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten (z.B. SVERWEIS).

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen? Sie sieht eine Trennung von der Eingabe/dem Import der notwendigen Daten, von der Verarbeitung und der Ausgabe vor.

PRTModell2.0

Das PRT-Modell von 1997

Basisdaten

Auf dem  Tabellenblatt Basisdaten werden Daten aus anderen Systemen (per ODBC oder mit Power Query) importiert oder manuell eingegeben. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabenstellung notwendigen Daten. Es wird keine historischen Daten importiert, nur die absolut notwendigen.

Zentrale Variablen

Auf einem Tabellenblatt mit dem Namen „Werte“ werden die für das Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw.. Auf dieser Ebene werden auch die im Modell verwendeten Namen dokumentiert sowie die Änderungen am Modell.

Verarbeitung

Auf den sogenannten Berechnungs-Blättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, indem Basisdaten und Basisvariablen per „Verknüpfungen“ verbunden werden. Natürlich reicht in der Regel ein Berechnungsblatt nicht aus. Daher werden die zahlreichen Berechnungsblätter per „Verknüpfungen“ nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!).

Frontend

Auf diesem Blatt erfolgt die Darstellung der wichtigsten Zahlen, als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.

Die „Verknüpfungen“ in solch einem Modell erfolgen über benannte Zellen und Bereiche. Damit kann die Fachsprache des Controllings für „sprechende Formeln“ verwendet werden, das Bilden von „typischen“ Kennzahlen erfolgt intuitiver. Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen eine Dokumentation der festgelegten Namen.

Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:

  • Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt.
  • Trennung von so genannten „Veränderbaren Zellen“ (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und „Formelzellen“ auf verschiedenen Blättern.
  • Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie „Verknüpfungen“
  • Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Matrix-Funktionen (MTRANS, INDEX, VERGLEICH, BEREICH.VERSCHIEBEN) zu arbeiten.
  • Datenbank-ähnlicher Aufbau
  • Jedes Excel-Modell, das nach diesem Prinzip entwickelt wurde, ist beliebig erweiterungsfähig.
  • Die einzelnen Hierarchien lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Damit nehmen Sie eine einfache Form der Dokumentation vor (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Verarbeitung = blau, Frontend = grün).
  • Wenn Sie mit Szenario-Manager und dem Solver arbeiten wollen, so können Sie dies auf diesen Blättern tun. Veränderungen hier wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.
  • Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ausgeblendet.
  • Sind alle Formeln und Funktionen überprüft, können für die Berechnungsblätter und das Frontend die Schutzfunktionen von Excel verwendet werden. Tritt ein unerwarteter Wert oder ein Fehlermeldung auf, kann die Ursache schnell bei den „Basisdaten“ und den „Werten“ gesucht werden. Zeitersparnis beim Fehler-Management!

So könnte eine sehr flexible Standard-Modellierung in einem Unternehmen aussehen. Jeder Mitarbeiter findet sich in so einem Modell über die Registerfarben sofort zurecht. Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung maximal zehn Funktionen, ist sehr klein (max. 2 MB, wenn Power Query eingesetzt wird!), wie die Teilnehmer des Seminars Dashboards mit Excel erstellen wisse. 😉

Wird hier fortgesetzt…..

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil1)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.
Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..
In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.
Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Excel-Kenntnisse

Excel wird unterschätzt, weil es in vielen Controlling-Abteilungen ineffizient eingesetzt wird. Ineffizient deswegen, weil Controller in der Regel über überdurchschnittlich viele Excel-Kenntnisse verfügen, aber leider nicht die über die „richtigen“.
Sehr gute Excel-Kenntnisse werden in jedem Controller-Stellenprofil gefordert. Was aber heißt das: „Sehr gute“ Excel-Kenntnisse?

Meist befinden sich Controller in Situationen, in denen sie dank ihrer Excel-Dateien die be-kannten Excel-Funktionalitäten nicht mehr zur Lösung der Aufgabe einsetzen können. Con-troller nutzen nach meiner Wahrnehmung viel „zu Früh“ das Instrument VBA-Programmierung, obwohl „Excel-Bordmittel“ ebenfalls zum Ziel führen würden und dazu noch schneller. Wer die Programmierung nicht beherrscht, wendet sich an einen internen oder externen (meist fachfremden) „Excel-Guru“, der exceltechnisch gesehen eine perfekte und geniale Lösung für die aktuelle Aufgabe erstellt.
Leider kennt dieser Experte nicht den Workflow im Controlling, sonst würde in den meisten Fällen eine viel einfachere Lösung gefunden werden.

Im Folgenden einige Beispiele, die mir immer wieder in den Controlling-Abteilungen von großen Unternehmen begegnen:

Beispiel 1:

Die Funktion SVERWEIS (engl. VLOOKUP) aus der Kategorie der Matrix-Funktionen (Lookup & References) ist den meisten Controllern geläufig. Sie wird gerne verwendet, um Werte/Texte aus Datenlisten zu suchen und anzuzeigen. Die Funktion SVERWEIS weist aber gewisse Einschränkungen auf. So werden die kompliziertesten Excel-Modelle erstellt, nur um mit der Funktion SVERWEIS zu arbeiten zu können. Dabei wäre eine Kombination der Matrix-Funktionen INDEX und VERGLEICH wesentlich flexibler; und fordert den Arbeitsspeicher (RAM) bei weitem nicht so stark, wie das bei SVERWEIS der Fall ist. Die Funktionen INDEX und VERGLEICH sind aber in Controller-Kreisen weniger bekannt. In einem Unternehmen hat ein „Excel-Guru“ sogar eine SVERWEIS-Funktion programmiert, die in jede Richtung sucht und arbeitet. Bewundernswert, aber unnötig und damit ineffektiv!
(Anmerkung aus dem Dezember 2019: Microsoft hat die Funktion SVERWEIS überarbeitet. Sie ist nun deutlich performanter geworden!)

Beispiel 2:

Beliebt ist auch die mehrfache Verschachtelung der Funktion WENN, um beispielsweise Intervalle auszulesen. Das gelingt mit den Funktionen SVERWEIS oder INDEX / VERGLEICH viel einfacher, wenn man eine aufsteigende Sortierung verwendet. Ineffektiv!

Beispiel 3:

Unausrottbar scheint auch die Technik zu sein, eine Zellbearbeitung abzuschließen, indem man auf eine andere Zelle klickt oder Funktionen über die Tastatur zu schreiben. Häufig geht das gut, meistens zerstört man dabei die gerade aufgebauten Zellbezüge. Diese Technik wird seit „Generationen“ von Excel-Anwendern weitergereicht, führt aber zu großem Zeitverlust. Denn der Zellbezug muss wiederhergestellt werden, Fehler der Formel durch (Ver)Schreiben über die Tastatur korrigiert werden. Ineffizient

Beispiel 4:

Manchmal sind auch ganz einfache Tasten-Kombinationen oder Techniken unbekannt, die aber unglaublich viel Zeit im normalen Tagesablauf einsparen können. Für diese Aufgabe kann man 10-15 Minuten benötigen oder aber 40 – 45 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von ca. 75%!

Beispiel 1 und 2 zielen auf das Thema Effektivität (Das Richtige tun), während Beispiel 3 und 4 mehr auf das Thema Effizienz zielen (das Richtige richtig tun). Das hört sich banal an, scheint aber in der Praxis schwierig zu sein.
Was möchte ich damit zum Ausdruck bringen? Nach meiner Beobachtung sind bei Controllern überdurchschnittlich umfangreiche Excel-Kenntnisse vorhanden, die teilweise nicht richtig eingesetzt werden.
Auf der anderen Seite sind geradezu banale, enorm zeitsparende Techniken völlig unbekannt, weil solche Techniken nicht gelehrt oder gesucht werden!
Meine Beobachtung ist:
Es scheint erstrebenswert zu sein, sich als „Excel-Guru“ zu positionieren, weil zahlreiche, komplexe Techniken beherrscht werden. Es scheint weniger erstrebenswert zu sein, einfache, aber effiziente Lösungswege zu beherrschen!

Wird hier fortgesetzt…..