„Wofür benötigen wir eigentlich noch ACCESS?“

Manchmal führe ich ja Selbstgespräche…

„Wozu brauchen wir eigentlich ACCESS noch?“ werde ich oft gefragt und frage mich das auch immer wieder selbst.

Na, zum strukturierten Speichern von Daten natürlich! Datenbank eben. Das haben wir hier im BLOG ja schon diskutiert…

Ja, aber EXCEL kann doch auch speichern und ist viel leichter zu bedienen.  

Das stimmt, aber man kann nicht so viele Zeilen speichern, es ist weniger performant, nicht organisiert und stabil, weder relational noch redundanz-arm, von Positionsunabhängigkeit und struktureller Flexibilität ganz zu schweigen! Und die Performance ist in jedem Fall noch schlechter, wenn durch das Herunterkopierern vieler SVERWEISE ineffizient gearbeitet wird!

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Controlling-Berichte professionell gestalten (2)

Beim Aufbau oder Relaunch eines Reportings spielt meist die Diskussion um das Tool eine große Rolle. So wird sehr lange über Technik diskutiert. Wir empfehlen dabei vom Ziel her zu denken. Denn das Ziel ist es steuerungsrelevante Informationen zu vermitteln. Dazu bedarf es Diagramme oder Tabellen. Diese sollten Empfänger gerecht aufgebaut und gestaltet sein. Ein prägnantes Wording ist dabei von Bedeutung, denn über Sprache werden ebenfalls Informationen vermittelt. Wenn alle diese Fragen (und noch viele mehr) geklärt sind, dann hat man eine Vorstellung davon entwickelt, was ein Tool an der Oberfläche leisten muss. Denn daraus resultiert das notwendige Datendesign und vieles mehr. So destilliert sich dann allmählich das geeignete Tool heraus. Zu diesen und weiteren Fragen überarbeiten wir auf Wunsch des Haufe-Verlages nach mehr als 10 Jahren unser Buch „Controlling-Berichte professionell gestalten„.

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Beschriftungen zentral steuern (1)

Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.

In Excel-Dashboards ist es vorteilhaft, Beschriftungen an einer Stelle zu hinterlegen und von dort im gesamten Modell zu „verteilen“. Müssen Sie u.U. mit unterschiedlichen Spalten und Sprachen arbeiten, wird´s kompliziert. In unserem Beispiel wird das Prinzip gezeigt, wie Sie Beschriftungen als Tabelle hinterlegen und als transponierte Spaltenüberschriften (dynamisch!) im gesamten Modell nutzen können. In weiteren Beispielen wird die Komplexität immer mehr erhört und damit das Potenzial dieser einfachen Lösung gezeigt.

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Bedingte (Zahlen)Formatierung

Sie haben bestimmt schon einmal mit Bedingter Formatierung gearbeitet! Mit Hilfe der Bedingten Formatierung können Sie Zellen in Abhängigkeit von Inhalten unterschiedlich (z.B. Farben) formatieren.

Was aber, wenn sich in bestimmten Zellen unterschiedliche Begriffe enthalten sind? In unserem Beispiel wechselt das Zahlenformat von Zellen mit der Spaltenüberschrift und eine Ampelfunktion passt sich an die Auswahl an.

Zu diesem Beispiel wurden wir durch die Frage eines Seminarteilnehmers in Zürich inspiriert. Merci vielmals für die Inspiration! 😊

Die Bedingte Formatierung wird übrigens im Seminar Reporting mit Excel vorgestellt.

Verkaufsstarke Sparkassen

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge. Dieses Mal geht es um Zertifikate von Banken und Geldinstituten. Zertifikate sind bei Privatanlegern beliebt – und das, obwohl die Wertpapiere als riskant, teuer und kompliziert gelten. Ausgerechnet die Sparkassen mischen immer kräftiger mit, schreibt die Süddeutsche Zeitung am 14.10.2018 und zeigt ein Diagramm, dass wir unbedingt kommentieren müssen. Hier geht´s zur Beispieldatei….

Nützlich in Access 2019: der neue Tabellenverknüpfungsmanager

Microsoft ACCESS als kleine, einfach zu benutzende Datenbank im Microsoft Office Paket hat eine kleine Menge großer Fans, die es als Datensammler oder einfach zu benutzende Datenbank für die Erfassung verwenden wollen.

Immer wieder kursiert die Frage, ob ACCESS denn bei Microsoft weiter entwickelt wird und auch ich kritisiere regelmäßig, dass kaum nützliche Features hinzukommen, sondern eigentlich nur Funktionen entfernt werden.

Nicht so bei der Version ACCESS 365 bzw. ACCESS 2019!

Hier wurde – neben einigen anderen Änderungen – ein neuer Tabellenverknüpfungsmanager integriert, der seinen Namen endlich verdient hat!

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Was ist Business Intelligence – BI?

Der Einsatz von Business Intelligence (BI) hat das Ziel, Führungskräfte von Unternehmen bei der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dazu werden Daten gesammelt (engl. = intelligence = geheimdienstlich) und aufbereitet (Reporting). Aktuell gibt es unterschiedliche Auffassungen darüber, wie der Begriff zu interpretieren ist.

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