Archiv der Kategorie: PowerQuery

Ein Laufwerk mit Power Query aufräumen

Normalerweise setzten wir mit großer Begeisterung Power Query für den Zugriff auf verschiedene Datenquelle und die Verdichtung von Daten zu einer Tabelle ein. (Mehr dazu in diesem Beitrag).

Allerdings kann man Power Query auch für „Aufräumarbeiten“ einsetzen. Haben Sie auch verschiedene Dateien doppelt und x-fach auf Ihrem Laufwerk gespeichert? Verschiedene Versionen, Stände, Varianten? Excel kann beim Aufräumen helfen! Mit Power Query können Sie ganz leicht ein Inhaltverzeichnis eines Orders oder eines ganzen Laufwerks erstellen. Mit Filtern nach Dateitypen, Häufigkeitszählung, Sortieren und Gruppieren auch nach Teilen des Dateinamens etc.

Und das geht so: Weiterlesen

Schriftart für Zeilen- und Spaltenköpfe ändern

Kürzlich in erhielt ich in einem Strategie Workshop eine ältere Excel-Datei mit einer Balanced Scorecard. Als ich damit begann Optimierungen in diesem Modell vorzunehmen, bemerkte ich die „seltsame“ Schriftart in den Spalten- und Zeilenköpfen. Es handelt sich um eine Serifenschriftart! Kurzer Blick in eine andere Datei: Eindeutig keine Serifenschriftart in den Zeilen und Spaltenköpfen!

Aus bestimmten Gründen wollte und konnte ich diese Serifenschriftart nicht beibehalten. Doch wie ändern?

Vorweg, es handelt sich hier nicht um ein „kriegsentscheidendes“ Excel-Wissen. Manchmal ärgert man sich aber über solche Kleinigkeiten! 😉

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Daten mit Power Query zusammenführen – SVERWEIS 2.0

Mit Hilfe von Power Query lassen sich Stammdaten und Bewegungsdaten zu einer Datenliste vereinigen. Eine Aufgabenstellung, bei der viele USER die Funktionen SVERWEIS und / oder INDEX & VERGLEICH einsetzen.

Im aktuellen Beispiel gibt es vier Tabellenblätter in der Beispieldatei. Um eine gemeinsame Datenbasis zu erzeugen, müssen Bewegungsdaten (TB_Absatz) mit den Stammdaten verbunden werden. Dies geschieht normalerweise mit SVERWEIS & Co, hier im Beispiel mit Power Query: Weiterlesen

Big Data, Digitale Transformation, Controlling und Excel?????

Wie sieht die Rolle des Controllers in der digitalen Welt aus? Digitale Transformation, Internet 4.0, Internet der Dinge, BIG Data: Alles nur Buzz Words?

Wie verändern diese Themen die Rolle und die Aufgaben des Controllers? Der Internationale Controllerverein macht sich im Rahmen seiner Ideenwerkstatt dazu intensiv Gedanken,  während ein Fachkreis des ICV für dieses Thema Methoden und Werkzeuge entwickelt. Was wird sich aber konkret für Controller ändern, über welche Fähigkeiten müssen Sie verfügen? Hier unsere Gedanken zum Thema…… Weiterlesen

Power Query und Upload nach SAP FICO

Neulich ging es in einem Workshop darum, den Budgetierungsprozess eines global agierenden Unternehmens zu beschleunigen. Etwa 10 Jahre lang wurden Kostenstellendateien aus SAP FICO nach Excel exportiert, von den KST-Verantwortlichen mit Eingaben befüllt, mit Pivot-Tabelle verdichtet und ca. 400 Dateien durch eine VBA-Prozedur zu einer Gesamtliste zusammengeführt, als TXT-Datei mit Tabs als Trennzeichen generiert und wieder in SAP FICO „hochgeladen“.

Dieser Prozess musste überarbeitet werden, da sich Strukturen geändert hatten und auch der Erzeuger des VBA-Codes nicht mehr zur Verfügung stand. Ich muss wohl nicht extra betonen, dass der Prozess hier nur grob beschrieben ist und natürlich zahlreiche Detailprobleme gelöst werden mussten. Aber wo früher mit VBA und Pivot-Tabelle gearbeitet werden musste, kann nun vieles sehr einfach und elegant mit Power Query gelöst werden. Die Lösung soll hier in den wesentlichen Schritten beschrieben werden. Aufgrund der zahlreichen Details ist eine Beschreibung der Einzelschritte nicht möglich. Vielmehr soll das Optimierungspotenzial von Power Query im Controlling herausgearbeitet werden. Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Power Query im Rahmen dieses Projektes werden in einzelnen Beiträgen dargestellt. Weiterlesen

10 Gründe, warum Sie Power Query als Controller nutzen sollten

  1. Weil Sie alles, was Sie mit Power Query lösen wollen, automatisieren können ohne programmieren zu müssen. Haben Sie einmal die Reihenfolge aller Aktionen und Teilschritte festgelegt, werden alle Datenquellen immer wieder genauso bearbeitet. Sie erhalten als Ergebnis eine Tabelle, die sich bei Aktualisierungen automatisch erweitert oder ein Verbindung für ein anderes Tool (Pivot, Power Pivot, Power BI) bereit stellt. Und Power Query jeden Schritt automatisch dokumentiert und auch nachträglich noch einmal verändern kann.
  2. Weil Sie bei der Verbindung von Stammdaten mit Bewegungsdaten, die sich auf verschiedenen Tabellenblättern oder in verschiedenen Dateien befinden, nun auf SVERWEIS oder INDEX/VERGLEICH oder MS Query verzichten können. Speziell SVERWEIS ist nicht sehr perfomant.
  3. Weil Sie bei regelmäßigem oder auch nur gelegentlichem Import von Daten aus Ihrem Vorsystem (z.B. SAP) nach Excel und den anschließenden Korrekturarbeiten (Formate korrigieren, Zeichenver- und –aufteilung, etc.) nun auf Text,-Datums- und Zeitfunktionen sowie auf Daten Text in Spalten verzichten können. Das alles bietet Ihnen nun Power Query über (fast) selbst erklärende Menüpunkte an. Hier mehr dazu….
  4. Weil Sie mit ein paar Mausklicks Dateien eines oder mehrerer Ordner, die Sie z.B. im Rahmen eines Budgetierungs- oder Reporting-Prozesses zu einer Excel-Datei/Tabelle zusammenfassen können. Bisher konnten Sie das nur mit einer VBA-Programmierung lösen.
  5. Weil Sie unterschiedliche Datenquellen (Cloud, Internet, Datenbanken, Dateien, SAP BO) zu einer einzigen Datenquelle z.B. für Ihr Reporting zusammenfassen können.
  6. Weil Sie aggregierte Berichte aus (z.B.) SAP BW, mit einer der Pivot-Tabelle ähnlichen, aber starren Struktur, mit ein paar Klicks in eine Excel-Liste verwandeln können. Das war bisher nur mit VBA möglich. Hier mehr dazu….
  7. Weil Sie Ihren Planungsmodellen dynamisch Daten aus dem Internet, wie (bspw.  vom statistischen Bundesamt) hinzufügen können. Damit haben Sie wichtige Planungsparameter, wie z.B. BIP stets aktuell in Ihrem Planungsmodell!
  8. Weil Sie mit dem Ergebnis dem Anwender mit Hilfe von Datenschnitten selbsterklärende Datenfilter zur weiteren Datenselektion zur Verfügung stellen können. Das sind im Prinzip Parameterabfragen, wie man sie von Datenbanken her kennt, nur mit Power Query einfacher zu realisieren. Hier mehr dazu….
  9. Weil Sie mit Power Query genial einfach und sehr dynamisch Tabellen transponieren können. Hier mehr dazu….
  10. Weil Sie mit Power Query ein Feature zur Verfügung haben, mit dem Sie schnell und einfach Zugriffe auf Datenquellen und deren Verdichtung haben. Dies ist besonders gut geeignet, wenn Sie anlassbezogene Analysen und Sonderberichte erstellen wollen oder als Wirtschaftsprüfer Ihre Stichproben ziehen. Hier mehr dazu…