Archiv der Kategorie: Excel-Tipp

Zwischensummen mit Funktion AGGREGAT() bilden

Wie oft bauen Sie in Ihre Modelle Zwischensummen ein?

Für die Subtotals verwenden die meisten Excel-Anwender die Summen-Funktion. Für die Subtotals werden dann die Zellen addiert. Diese Technik ist dann von Nachteil, wenn mit dem Einfügen weiterer Zwischenergebnisse gerechnet werden muss. Dafür gibt es an sich die die Funktion TEILERGEBNIS aus der Kategorie „Math. & Trigonom.“. Sollte es allerdings im Datenbereich eine Fehlermeldung geben, wird auch TEILERGEBNIS() eine Fehlermeldung zurückgeben. Weiterlesen

Funktionen einzufügen => Kennen Sie alle Möglichkeiten?

Im täglichen Doing sind es nicht immer die genialen Excel-Features (Pivot-Tabelle, Power Query, SVERWEIS, Solver u.vm.) die uns Usern das Leben erleichtern. Oft sind es die kleinen Kniffe & Tricks, die es uns erlauben effizienter, also zeitsparender, zu arbeiten. Meist sind das Short Cuts oder andere Dinge. Heute geht es um etwas (scheinbar) Banales, nämlich das Einfügen von Funktionen. Wir kennen fünf verschiedene Wege:

  1. Schreiben
  2. Intellisense
  3. Funktionsassistent Menü Formeln
  4. Funktionsassistent
  5. <Shift> + <F3>

Welche kennen Sie? Fehlen welche in der Beispieldatei? Wir freuen uns auf Ihren Hinweis!

Viel Erfolg!

Schriftart für Zeilen- und Spaltenköpfe ändern

Kürzlich in erhielt ich in einem Strategie Workshop eine ältere Excel-Datei mit einer Balanced Scorecard. Als ich damit begann Optimierungen in diesem Modell vorzunehmen, bemerkte ich die „seltsame“ Schriftart in den Spalten- und Zeilenköpfen. Es handelt sich um eine Serifenschriftart! Kurzer Blick in eine andere Datei: Eindeutig keine Serifenschriftart in den Zeilen und Spaltenköpfen!

Aus bestimmten Gründen wollte und konnte ich diese Serifenschriftart nicht beibehalten. Doch wie ändern?

Vorweg, es handelt sich hier nicht um ein „kriegsentscheidendes“ Excel-Wissen. Manchmal ärgert man sich aber über solche Kleinigkeiten! 😉

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EXCEL-Tipp: Zeichen für Ampel-Funktion finden

Suchen Sie für Ihr Reporting gelegentlich nach einem eindrucksvollen Zeichen für eine Ampelfunktion? Wenn Sie Zeit haben, so können Sie im Register Einfügen ●Symbole ● Symbol stundenlang nach dem geeigneten Zeichen suchen. 😉

Oder Sie bauen eine Tabelle ähnlich der im vorliegenden Beispiel auf, indem Sie Zahlen der ANSI-Tabelle in Zeichen in sechs verschiedene Schriftarten „übersetzen“, davon fünf Symbolschriftarten. Für diese Tabelle benötigen Sie die Funktionen ZEICHEN; VERKETTERN; UNIZEICHEN (ab Excel 2013). Weiterlesen

Dynamische Benutzerführung in Excel-Tabellen

Worum geht es?

In interaktiven Reporting-Systemen sollten nicht alle nur denkbaren Informationen auf einen Blick präsentiert, sondern dem Berichtsempfänger auch die Auswahl der für Ihn interessanten Information ermöglicht werden. Damit entsteht eine andere Wahrnehmung von Informationen und somit eine andere Durchdringung. Dazu bedarf es bestimmter Excel-Techniken.

Problembeschreibung

D5

Wenn in Excel Daten selektiert und folglich nur ein Teil der Daten präsentiert werden soll, wird dazu ein spezieller Modellaufbau benötigt. So gibt es eine oder mehrere Informationstabellen, aus denen mit Hilfe von Matrix-Funktionen die gewünschten Daten selektiert werden. Selektionskriterien können u.a. mit Schaltflächen gewählt werden. Geeignete Matrix-Funktionen setzen dann die Auswahl um, indem Daten aus einer Tabelle gesucht und /oder ausgelesen werden.

Benötigte Excel-Techniken

Formularsteuerelemente, Namen für Bereiche und Zellen, Benutzerdefinierte Formatierung

Funktionen MTRANS, INDEX, VERGLEICH, SVERWEIS, BEREICH.VERSCHIEBEN

Das Beispiel (hier klicken) stammt aus unserem Seminar Reporting mit Excel I – 360°-Überblick.

Live aus dem Projekt: PowerQuery kann keine UNION-Abfragen einbinden!

gerade habe ich in einem Projekt eine schöne UNION-Abfrage in ACCESS formuliert, um zwei Tabellen dynamisch untereinander zu stellen. Zur Erklärung: mit dieser Abfrage kann ich Daten aus zwei Tabellen – auch Excel-Tabellen! – untereinander darstellen, damit sie dann wie eine Tabelle benutzt oder analysiert werden können bspw. in Pivot & Co.

Bisher habe ich diese Abfrage wunderbar mit MS-Query nach Excel verknüpft, um dann eine Pivot-Tabelle darauf aufzusetzen.

Problem im Projekt:

Als bekennender PowerQuery-Fan möchte ich die Daten nun über PowerQuery einbinden.

ABER, oh Schreck! PowerQuery bietet mir bei der Auswahl der verknüpfbaren Datenquellen nur Tabellen und „normale“ Selektionsabfragen an. Aktionsabfragen werden logischerweise ausgelassen, aber leider auch: UNION-Abfragen!

Peters Workaround:

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EXCEL-Tipp: Transponieren I

Wollten Sie in Excel schon einmal Zeilen mit Spalten vertauschen? Zum Beispiel nach einem Download eines SAP-Reports?

Dazu gibt es in Excel verschiedene Möglichkeiten:

  • Statisches Transponieren (Menü Start ● Inhalte Einfügen ● Transponieren)
  • Dynamisches Transponieren (MTRANS)
  • Dynamisches Transponieren (Power Query)

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen in einer ersten Stufe das statische Transponieren vorstellen. Der Begriff Transponieren wird in der Mathematik in der Matrizenrechnung verwendet. Was in der Mathematik eine Matrix ist, wird in Excel als Tabelle bezeichnet. Durch Spiegelung der Ausgangsmatrix an ihrer Hauptdiagonalen wird die transponierte Matrix erstellt.

Hier geht´s zur Beispieldatei: