Archiv der Kategorie: Excel – Methode

Best-Praktice in Excel

Endlich mit gutem Gewissen sortieren!

Sortieren von Daten ist „Teufelszeug“! 😉
Das Sortieren von Daten in Excel verletzt das Prinzip der Datenkonsistenz! Denn der Ursprung der Daten lässt sich nicht mehr (im Gegensatz zu Datenbanken) zurückverfolgen oder wiederherstellen. Oder bei falscher Markierung in der Tabelle wird u.U. nur ein Teil der Daten sortiert. Wie auch immer, die Sortierung lässt sich Monate später nicht mehr zum Ursprungszustand zurückverfolgen.

Microsoft hat mit seinem April-Update die seit 2018 angekündigten neuen Features endlich zur Verfügung gestellt. Eine davon ist die Funktion SORTIERENNACH().

SORTIERENNACH() sortiert die Inhalte eines Bereichs oder einer Matrix anhand der Werte in einem anderen Bereich oder einer Matrix. Dabei regiert die Funktion auf eine Veränderung der Größe des Quellbereichs, was etwas mit dem neuen Konzept der Dynamischen Arrays zu tun hat.

Wer noch nicht mit Excel365 arbeitet, der setzt bitte weiterhin die Funktion KKLEINSTE() und die „Intelligente Tabelle“ ein, wir in unserem Beispiel zum Sortieren eines Balkendiagramms ohne VBA?

Jetzt haben wir dieses Beispiel eines automatisch sortierten Balken-Diagramms mit der Funktion SORTIERENNACH() aufbereitet. Sehen Sie hier unser Beispiel

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So sexy ist #NV!

Wer mit Matrix-Funktionen wie SVERWEIS(), VERGLEICH() arbeitet, der erhält gelegentlich die Fehlermeldung #NV. Das heißt etwa so viel wie «Nicht Vorhanden»! In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie dieses #NV entsteht, wie man es vermeidet, aber noch viel wichtiger:
Wie nützlich diese Fehler-Meldung bei Diagrammen sein kann!

Ganz nebenbei kläre ich die wahre Bedeutung des Arguments „Bereich_Verweis“ in der Funktion SVERWEIS() auf und warum Sie dort WAHR (=1) oder FALSCH(=0). Diese Bedeutung wird seit Jahrzehnten nicht vollständig erläutert!

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Sensitivitäts-Analyse mit zwei oder mehr Variablen

Controller arbeiten häufig in der Planungsphase mit Szenario-Technik und der Fragestellung „Was-wäre-wenn…“, bei der dann eine oder mehrere Variablen verändert werden. Das lässt sich bei bestimmten Fragestellungen, wie Kosten gut ermitteln. Schwieriger wird es aber, wenn es um Marktentwicklungen geht oder z.B. die Reaktion von Kunden auf Marketing-Maßnahmen unter Berücksichtigung der Marketing-Maßnahmen von Mitwettbewerbern. Häufig gibt es Aufgabenstellungen, bei denen es notwendig ist, unterschiedliche Wertekombinationen durchzurechnen. Dafür ist die Datentabelle aus der Was-wäre-wenn-Analyse von Excel hervorragend geeignet.

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Schützen von Zellen

Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas „gewöhnungsbedürftig“.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die „überschreibbar“ gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die „ent-schützt“ werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register „Schutz“ aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gesperrt“ oder „Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den „Generalschutz“ über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

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Objekte exakt ausrichten

Excel-Objekte (Diagramme, Schaltflächen, Formen, Grafiken usw.)  werden in Tabellen über einem Zellbereich positioniert. Das wird meist dann notwendig, wenn Dashboards oder Reports erstellt werden sollen. Es kann recht mühselig sein, Diagramme (und auch andere Objekte) exakt am Zellhintergrund auszurichten. Viele Anwender vergrößern dazu den Zoom-Faktor. Sie können aber auch…..

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Alternative Ampelfunktion für Dashboard einrichten

Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll.
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Was beeinflusst die Performance von Formeln & Funktionen?

Manchmal sitzt man als Anwender vor seinen Excel-Modellen und die Aktualisierungen scheinen „ewig“ zu dauern. Dafür kann es viele Ursachen geben. In diesem Beitrag sind einige davon zusammengetragen, aber nicht alle. 😉

Dateigröße und Anzahl von Formeln/Funktionen/Verschachtelungen

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Neuberechnung auf „automatisch“ oder „manuell“ ?

Manchmal sitzt man als Anwender vor seinen Excel-Modellen und die Aktualisierungen scheinen „ewig“ zu dauern. Dafür kann es viele Ursachen geben. Ich entdecke meistens in Reporting-Modellen auf zahlreiche Sheets verteilte Downloads aus SAP, kombiniert mit noch zahlreicheren Zellen, die SVERWEIS() enthalten. Vielfach wird in solchen Fällen in den Excel-Optionen die automatische Neuberechnung ausgeschaltet. Wie aber feststellen, was gerade eingeschaltet ist, „automatisch“ oder „manuell“?

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Funktionen – Datentypen für Argumente

„Welche Formeln/Funktionen lassen sich gut verschachteln und welche Regeln müssen dafür eingehalten oder welche Operatoren müssen dafür verwendet werden ?“

In unserer XING-Gruppe Controlling meets Excel & Co gab es im Mai 2019 diese Frage zu Excel-Funktionen. Das haben wir zum Anlass genommen, diverse Beiträge zum Thema Funktionen, die seit langer Zeit schon fast fertig „in der Schublade“ lagen, nun fertig zu stellen und hier nach und nach zu publizieren.  In diesem Beitrag geht es um die Angabe von Argumenten, wenn Funktionen „verschachtelt“ werden.

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Argumente in Funktionen

Argumente sind die Angaben, die Sie innerhalb von Funktionen machen müssen, damit die Funktion ein Ergebnis berechnen kann. Dies können Zahlen, ein Text, logische Werte (WAHR oder FALSCH), Matrizen, Fehlerwerte (z.B .#NV) oder Zellbezüge bzw. Namen für Zellbezüge sein. Das Argument, das Sie angeben, muss immer einen für die Funktion gültigen Wert ergeben.

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