Archiv der Kategorie: EXCEL

Alles mit Schwerpunkt EXCEL

Luftverschmutzung grafisch

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge.

Die Feinstaubbelastung, überhaupt die Luftverschmutzung in den Großstädten waren eines der Themen 2018 in Deutschland. In Augsburg ist der Grenzwert (40 Mikrogramm) für Stickstoffdioxid an einer Messstation der Innenstadt wiederholt überschritten worden. Die Augsburger Allgemeine Zeitung hat im Rahmen eines Artikels dazu eine Grafik publiziert. Das hätte sie anders machen können, meinen wir.

Sehen sie im Chart des Monats unsere Optimierungsvorschläge.

Beschriftungen zentral steuern (1)

Excel bietet sich als Frontend für Datenbanken an, wenn es um Reporting-Modell geht. Die Performance wird dort erbracht, wo Datenbanken für die Verarbeitung von großen Datenmengen ausgelegt sind und als Ergebnis der Transformationsprozesse Daten in einem definierten Umfang an ein Excel-Modell übergeben. Dort erfolgt dann die Aufbereitung unter Gesichtspunkten des Informationsbedürfnisses der Empfänger in Form von Diagrammen / Tabellen und ein professionelles Design folgt den Aspekten der Informationspsychologie. Ein wichtiges Thema ist dabei ein passendes Wording, weil es das Verständnis fördert. Betrachtet man den Aufbau eines Excel-Modells unter Gesichtspunkten der Effizienz, so kann es vorteilhaft sein, Beschriftungen, Steuerparameter und andere Dinge, die wiederholt im Modell benötigt werden,  zentral zu hinterlegen. Über geeignete Funktionalitäten, werden diese hinterlegten Beschriftungen/Werte im Modell „verteilt.

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Bedingte (Zahlen)Formatierung

Sie haben bestimmt schon einmal mit Bedingter Formatierung gearbeitet! Mit Hilfe der Bedingten Formatierung können Sie Zellen in Abhängigkeit von Inhalten unterschiedlich (z.B. Farben) formatieren.

Was aber, wenn sich in bestimmten Zellen unterschiedliche Begriffe enthalten sind? In unserem Beispiel wechselt das Zahlenformat von Zellen mit der Spaltenüberschrift und eine Ampelfunktion passt sich an die Auswahl an.

Zu diesem Beispiel wurden wir durch die Frage eines Seminarteilnehmers in Zürich inspiriert. Merci vielmals für die Inspiration! 😊

Die Bedingte Formatierung wird übrigens im Seminar Reporting mit Excel vorgestellt.

Print schrumpft unaufhaltsam (2)

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge. Dieses Mal geht es um den Rückgang der verkauften Auflage bei deutschen Printmedien. Gefunden haben wir das zu besprechende Chart wieder einmal bei Statista- Das Statistik-Portal.

Das Chart des Monats zeigt uns den Rückgang der Printauflagen deutscher Tageszeitungen an. Herzlichen Dank an Matthias Brand  von Statista   , der uns die Zahlen hinter der Grafik zur Verfügung gestellt hat, obwohl wir ihn und seine Kollegen so oft „ausschimpfen“. Tatsächlich bietet dieses Chart Ansatzpunkte, um das Thema „Visualisierung von Informationen“ aus mehreren Perspektiven zu beleuchten. Dies haben wir bereits im einem anderen BLOG-Beitrag getan und setzen das nun hier fort.

Hier geht´s zum Beispiel….

Neue Funktionen und Features für Excel

Auf seiner Hausmesse Ignite in Orlando, Florida, hat Microsoft am 24. September vier neue Excel-Funktionen auf Basis von Künstlicher Intelligenz vorgestellt. Dabei handelt es sich um automatisierte Vorschläge (Ideas), neue Datentypen (New data types), eine Datenimport-Funktion von Bildern (Insert Data from Picture ) sowie dynamische Bereiche (Dynamic arrays). Letzteres Feature ist für Teilnehmer des Insider-Programms von Office 365 bereits erhältlich, alle anderen Funktionen sollen «bald» für Insider sowie alle anderen Anwender ausgerollt werden.

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Excel-Tipp: Diagramme Datenbeschriftungen verknüpfen

Wer schon einmal eines unserer Seminare  besucht hat, weiß, dass wir gerne in Diagrammen Titel und Datenbeschriftungen mit Zellen verknüpfen. So können Anzeigen im Diagramm von außen gesteuert und somit dynamisch werden. Bis zur Version Excel 2010 mussten Zellen relativ mühsam einzeln mit Datenbeschriftungen verknüpft werden.

Seit Excel 2013 ist das nicht mehr notwendig. Zuerst schaltet man die Datenbeschriftung ein und dann verknüpft man sie mit einem Zellbereich (Auswahl formatieren). In der Beispieldatei wird das gezeigt.

DatenbeschriftungenVerknüpfen

Szenario-Technik mit dem Szenario-Manager

Das Szenario-Management basiert auf dem „Denken in Szenarien“. Dabei sollte die Vergangenheit nicht einfach per Extrapolation fortgeschrieben werden. Ein Szenario ist ein Zukunftsbild, dessen mögliches Eintreten nicht mit Sicherheit vorhersagbar ist. Es basiert daher nicht auf Prognosen, sondern vor allem auf Projektionen und Vorhersagen.

Ein Szenario ist ein komplexes Zukunftsbild, weil es auf den Entwicklungsmöglichkeiten vieler, miteinander vernetzter Größen und Variablen basiert. Da die Unternehmensumwelt immer komplizierter und dynamischer ist, kann nicht in einem Planungsverfahren die Zukunft als einfaches System beschrieben werden.

Szenarien

Für jedes erarbeitete Szenario sollte eine Eventualplanung und ein Maßnahmenkatalog erarbeitet werden. In der Szenario-Vorbereitung werden die Erstellung und die Anwendung der Szenarien vorbereitet. Hierzu gehört vor allem die Festlegung der Planungsteams („Experten“).

Im Rahmen der Szenariofeld-Analyse werden die Schlüsselfaktoren des Szenariofeldes identifiziert und festgelegt. Für die Schlüsselfaktoren werden im Rahmen der Szenario-Prognostik mehrere alternative Entwicklungsmöglichkeiten erarbeitet und vor allem dokumentiert.

Aus diesen Zukunftsprojektionen wird in der Szenario-Bildung eine Anzahl Szenarien herausgearbeitet und beschrieben.

Im Szenario-Transfer werden auf der Grundlage der erstellten Szenarien Leitbilder, Strategien und Ziele entwickelt. Dabei sollte zwischen lang- und kurzfristigen Szenarien unterschieden werden. Ein gutes Instrument hierfür ist die Balanced Scorecard, die Strategien hervorragend über Kennzahlen und Ursache-Wirkungsketten im Unternehmen kommuniziert.

Erstellen eines Szenarios mit dem Szenario-Manager

Der Szenario-Manager überschreibt in einem Excel-Modell Zellen abwechselnd mit vorher festgelegten Zahlen. So können die Auswirkungen in den Ergebniszellen beobachtet oder in einem Bericht zusammengestellt werden.

In der Beispieldatei (einfaches Beispiel) liegt der Budget-Entwurf für die Vertriebsregion 1 eines virtuellen Unternehmens vor. Da bereits einige Eckwerte (Absatzzahlen) bekannt sind, können Sie darauf ge­wisse Annahmen aufbauen, die bereits zu drei Szenarien in dem gleich­namigen Tabellenblatt zusammengefasst sind.

  1. Öffnen Sie die Beispieldatei.
  2. Klicken Sie im Menü Daten Prognose Was-wäre-wenn-Analyse Szenario-Manager…..
  3. Klicken Sie im Dialogfenster auf „Hinzufügen“.
  4. Geben Sie im Feld „Szenarioname“ den Namen worst case für das Szenario ein.
  5. Geben Sie im Feld „Veränderbare Zellen“ die Bezüge der zu ändernden Zellen ein. Dazu klicken Sie die entsprechenden Zellen einfach an.
  6. Bestätigen Sie mit <OK>.
  7. Geben Sie im Dialogfeld „Szenariowerte“ die gewünschten Werte für die veränderbaren Zellen ein.
  8. Bestätigen Sie mit <OK>.
  9. Für das nächste Szenario klicken Sie wiederum auf „Hinzufügen“ und wiederholen Schritt 4 – 8.
  10. Entwickeln Sie noch die Szenarien real case und best case.
  11. Klicken Sie <Schließen> an.

Wenn Sie alle Szenarien eingegeben haben, können Sie sich die Auswirkungen anzeigen lassen.

  1. Wählen Sie ein Szenario aus und klicken Sie auf <Anzeigen>. Das Szenario wird in das Modell eingesetzt und angezeigt.
  2. Wenn Sie alle Szenarien als Bericht vergleichen wollen, klicken Sie auf <Zusammenfassung
  3. Zum Beenden klicken Sie <Schließen> an.Anzeigen

Dieses sehr einfache Beispiel zeigt lediglich die Technik. Sie werden zurecht anmerken, das die Unternehmensrealität sich nicht so simpel darstellt. Möchten Sie in Ihrem Umfeld bei der Planung den Szenario-Manager einsetzen, dann sollten Sie die in einem anderen BLOB-Beitrag vorgeschlagenen Prinzipien der Excel-Modellierung nutzen.