Archiv der Kategorie: EXCEL

Alles mit Schwerpunkt EXCEL

Erfahrungsbericht – Live-Online-Seminar 1

Gemeinsam mit unserem Partner WEKA Business Media AG führen wir seit mehreren Jahren unsere Seminare auch in der Schweiz durch. Als die Ausgangs- und Reisebeschränkung aktiv wurde, haben wir unser nächstes Seminar Excel-Training für Rechnungswesen und Controlling – Basic sofort in ein Online-Seminar umgewandelt. Auftraggeber WEKA und die Teilnehmer:innen waren begeistert! Auch für WEKA war das das erste Seminar in dieser Form. Hier ein kurzer Bericht zum Seminar am 24. März 2020:

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Controlling als Business Partner in der Coronavirus-Krise

Das Coronavirus zwingt Unternehmen und deren Controller zu schnellen und trotzdem richtigen Reaktionen. Planungsexperte Michael Kappes von Horváth & Partners erläutert in einem lesenswerten Beitrag auf der Website von Haufe, was ein gutes Controlling in dieser Situation ausmacht. Die Krise wird dabei zur Nagelprobe für die Leistungsfähigkeit des Controllings.

Unter anderem sieht er Simulationsmodelle als „Enabler“ eines effektiven Anti-Krisen-Controllings und nennt einige dafür nützliche Tools:  wie z.B.  Valsight , SAP Analytics Cloud, Anaplan oder Jedox.

Sollte ein Unternehmen nicht über solche Simulationsmodell und die Tools dafür verfügen, müsse das Controlling ersatzweise mit MS Excel, versuchen, den Anforderungen gerecht zu werden.

Hier empfiehlt er die Anpassung bestehender Excel-Planungs- und Forecast-Modelle zum Zweck der Simulation oder die schnelle Entwicklung grober, aber dafür schneller „top-down Forecasts“.

Welche Excel-Techniken könnten dafür in Frage kommen?

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Online-Unterstützung mit Collaborations-Tools

Online-Unterstützung per TeamViewer

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in der Zusammenarbeit in allen Unternehmen enorm beschleunigt. Seit vielen Jahren, nicht erst seit Corona unterstützen wir unsere Auftraggeber durch Workshops, aber auch online mit Collaborations-Tools.  Dafür setzen wir u.a. TeamViewer ein, um beispielsweise nach einem Seminar mit geteiltem Bildschirm noch einzelne Fragen zu beantworten.

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Power Query als potentielles Einfallstor für Schadsoftware

Heise weist in einem Beitrag auf ein potentielles Sicherheitsrisiko
bei der
Nutzung von Power Query in Excel hin.Virus 2020-02-26 23_57_52

In dem Artikel wird auf eine Methode Bezug genommen, mit der es möglich sein soll, dass Schadsoftware durch eine Hintertüre in PowerQuery auf den Rechner gelangt. Verglichen wird dies mit der Möglichkeit, schädlichen Code als Makro einzuschleusen.

Unserer Meinung nach spricht jedoch wirklich nichts gegen den Einsatz von Power Query innerhalb des Unternehmensnetzwerkes! Es gilt jedoch, eine gewisse Vorsicht walten zu lassen, die jedoch auch schon bei allen anderen Excel-Techniken – und nicht nur dort! – angebracht war.

Der potentiell schädliche Code in Power Query soll den wirklich schädlichen Code erst aus anderen Quellen nachladen. Aber welche Dateien betrifft dies? Wohl nicht Dateien, die Sie innerhalb Ihres Unternehmens nutzen. Dies kann nur passieren, wenn Sie Dateien fremden Ursprungs öffnen, sei es im Internet oder bei Dateiversand per Mail. Es gilt also die alte Regel: öffnen Sie nur Dateien, deren Ursprung Sie vertrauen!

Ein paar Sicherheitsempfehlungen seien an dieser Stelle erwähnt:

  1. Öffnen Sie nie Dateien mit Makros (erkenntlich am Dateityp .XLSM, .XLSB oder im alten Format .XLS), deren Urheber Sie nicht vertrauen oder den Sie nicht kennen.
  2. Achten Sie darauf, woher Dateien stammen. Sicher spricht nichts dagegen, Ihre eigenen Dateien oder solche aus Ihrem Unternehmensnetzwerk zu öffnen. Vorsicht ist jedoch geboten, wenn Sie Dateien aus dem Internet laden oder ungefragt per Mail zugesandt bekommen! Seien es Demos oder auch einfache „Preislisten“. Selbst Internetforen mit Vorlagen oder Beispielen bergen ein gewisses Risiko, obwohl schwarze Schafe dort schnell identifiziert werden würden. Aber achten Sie auch auf Listen wie  etwa „Checklisten“, die Sie ungefragt zugesandt bekommen oder im Internet finden. Dasselbe gilt für USB-Sticks als Datenquelle.
    Im Zweifelsfall gilt: nicht öffnen!
  3. Auch Ihre IT-Abteilung ist in zweifelhaften Fällen sicher ein guter Ansprechpartner. Dort existiert sicher ein Sand-Box, in der Dateien ungefährlich geprüft werden können.
  4. Oder Sie fragen beim Absender einer Datei direkt nach! Ein persönliches Telefonat kann vieles klären.
  5. Dateien von uns können Sie immer trauen! Wir garantieren mit unserem guten Namen, dass unsere Beispieldateien, Chart-des-Monats und Downloads von unserer Webseite nicht mit Schadcode verseucht wurden.
  6. Wenn allerdings Dritte in unsern Foren oder Blogs Dateien posten, gilt natürlich obige Vorsichtsempfehlung…
  7. Ferner gelten natürlich weiterhin alle üblichen Empfehlungen zu Virenscanner, Updates und Datensicherungen, aber dazu wurde an anderer Stelle bereits ausführlichst geschrieben.

Datums-Automatismen ohne VBA

Ich erstelle gerade ein Dashboard für ein Kommunikations-Controlling einer Organisation mit Power BI. Damit sollen u.a. die Wirkung von Kampagnen analysiert werden, aber auch ein wenig Statistik, wie Reichweite einzelner Plattformen/Touchpoints und Besucherzahlen auf einzelnen Seiten.  Als Datenquellen dienen unter vielen auch Social Media-Plattformen wie Instagram, Facebook, LinkedIn, XING, Twitter und ein Newsletter-Tool. Alle diese Plattformen liefern am Monatsende über einen Datei-Export (Facebook direkt über einen Connector) Daten. Für die Analyse in Power BI wird das Enddatum eines Monats benötigt, aber nicht von allen Datenquelle so geliefert. Die Gründe dafür und auch die Ursachen, warum Datumsangaben von den verschieden Datenquellen nicht wie gewünscht geliefert werden (können), spielen hier keine Rolle. Ebenfalls möchte ich hier nicht darauf eingehen, warum ich das Problem nicht direkt im Datenmodell von PowerBI gelöst habe. Eine pragmatische Lösung habe ich mit der Excel-Funktion MONATSENDE erzeugt und dem Power-BI-Datenmodell hinzugefügt. In der Beispieldatei sind drei „Automatismen“ erkennbar:

  1. Wie man in Excel automatische ein Datumsreihe mit Monaten erzeugen kann, die immer mit dem 1. Tag des Monats beginnt.
  2. Wie man mit der Funktion ZUFALLSBEREICH() ganze Zahlen erzeugen kann. Das dient hier im Beispiel nur dazu „zufällig“ ein Datum „mitten“ im Monat zu generieren.
  3. Wie man mit Excel auf der Basis irgendeines Monats automatisch den letzten Tag des Monats als Datum erzeugen kann. Dies geschieht mit der Funktion MONATSENDE(). Dies ist gerade im Februar interessant!

In der „Originaldatei“ wird nur die Funktion MONATSENDE() verwendet. Vielleicht finden Sie die Beispiele nützlich. Das würde mich freuen! 🙂

Sensitivitäts-Analyse mit zwei oder mehr Variablen

Controller arbeiten häufig in der Planungsphase mit Szenario-Technik und der Fragestellung „Was-wäre-wenn…“, bei der dann eine oder mehrere Variablen verändert werden. Das lässt sich bei bestimmten Fragestellungen, wie Kosten gut ermitteln. Schwieriger wird es aber, wenn es um Marktentwicklungen geht oder z.B. die Reaktion von Kunden auf Marketing-Maßnahmen unter Berücksichtigung der Marketing-Maßnahmen von Mitwettbewerbern. Häufig gibt es Aufgabenstellungen, bei denen es notwendig ist, unterschiedliche Wertekombinationen durchzurechnen. Dafür ist die Datentabelle aus der Was-wäre-wenn-Analyse von Excel hervorragend geeignet.

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Schützen von Zellen

Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas „gewöhnungsbedürftig“.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die „überschreibbar“ gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die „ent-schützt“ werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register „Schutz“ aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gesperrt“ oder „Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den „Generalschutz“ über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.