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Formeln & Funktionen finden, zeigen und überprüfen

Haben Sie schon einmal in einer Excel-Datei nach Formeln & Funktionen gesucht, die der Autor dieser Datei verwendet hat? Wie gehen Sie dabei vor? Wie „verstecken“ und schützen Sie selber Formeln & Funktionen vor unberufenem Auge? Dazu gibt es verschiedene Techniken und Features in Excel, die hier einmal kurz vorgestellt werden sollen.

Formelansicht oder Ergebnisansicht

Sie können mit einem Klick auf dem aktuellen Tabellenblatt alle Zellen ihren Inhalt anzeigen lassen. In früheren Versionen war das der Shortcut <Strg> + <#>, neuerdings können Sie <Strg> + <Shift> + <`> dafür einsetzen.

Oder Sie verwenden das Menü Formel ● Formelüberwachung ● Formeln anzeigen.

Formelzellen finden

Sie können Sie, wie im Beispiel zuvor, alle Zellinhalte anzeigen lassen und so die Formelzellen erkennen. Es mag aber manchmal nützlicher sein, Formelzellen auf einem Tabellenblatt zu markieren, z.B. wenn diese geschützt oder nicht geschützt werden sollen. Wie ein anderer Beitrag in diesem BLOG zeigt, ist das mit einem Klick möglich.

Formeln schützen und verstecken

Wenn Sie Ihre Formeln & Funktionen vor dem Überschreiben schützen oder vor „unberufenem“ Auge, dann können Sie die Schutzfunktionen verwenden.

Formalüberwachung und -test

Es ist nicht immer übersichtlich und hilfreich, sich alle Formeln & Funktionen auf einem Tabellenblatt anzeigen zu lassen. Meist sind die Zusammenhänge zwischen den Formeln auf einem Blatt hilfreicher. Auch bei der Fehlersuch ist es hilfreicher, sich die für den Fehler ursächliche Zelle anzeigen zu lassen. Dafür ist der Arbeitsbereich Formel ● Formelüberwachung sehr, sehr nützlich. Probieren Sie ihn aus!

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

Schützen von Zellen

Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas „gewöhnungsbedürftig“.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die „überschreibbar“ gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die „ent-schützt“ werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register „Schutz“ aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gesperrt“ oder „Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den „Generalschutz“ über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

Dashboards mit PowerBI oder mit Excel?

Auf den ersten Blick könnte man meinen, PowerBI und Dashboards mit Excel seien sich sehr ähnlich. Optisch ähnlich können sie wohl sein, technisch gibt es jedoch große Unterschiede. Je nach Zielsetzung sollten Sie richtig entscheiden, welches Tool Sie einsetzen. Jeder Lösungsansatz hat seine Vor- und Nachteile…

Hier mal eine völlig subjektive Einschätzungen aus ganz persönlicher Sicht und Erfahrung:

Datenimport und Datenquellen

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Warum „Googlen“ teures Lernen ist!

Sie sitzen vor einem (Excel-)Problem und suchen nach einer Lösung? Sie suchen und recherchieren im WEB. Sie finden Lösungen in diversen BLOGS, Foren und/oder Youtube-Videos o.ä. Sie lesen, Sie sehen sich die Erklärvideos an. Sie versuchen die gefundene Lösung (meist keine aus dem Controlling) auf Ihr Problem zu übertragen und anzupassen. Das kann dauern! Klar, der Autor des Beitrags schenkt ja das wesentliche Know How nicht kostenlos her! Voller Stolz haben Sie irgendwann eine Lösung gefunden. Doch ist wirklich die beste und effizienteste Lösung? Oder eine, die nur im Augenblick funktioniert? Weiterlesen

Indikatoren aus dem Internet laden

Im Internet gibt es zahlreiche Quellen für die für das Controlling wichtigen statistischen Daten. Liegen diese Daten annähernd in Tabellenform vor, lassen sich diese Daten mit mehr oder weniger großem Aufwand per Copy & Paste in ein Excel-Modell übertragen. Gerade Internetdaten werden laufend aktualisiert. Daher lassen sich diese hervorragend mit Power Query dynamisch einem Excel-Modell hinzufügen.

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Alternative Ampelfunktion für Dashboard einrichten

Mittels Ampelfunktionen werden in Reports und/oder größeren Tabellen aufgrund festgelegter Grenzwerte die Über-/Unterschreitungen visualisiert. So soll die Aufmerksamkeit von Entscheidern auf bestimmte Sachverhalte gelenkt und zu Steuerungsmaßnahmen animiert werden. Dabei folgen Anwender meist dem Ampelsystem, indem die Farben Rot, Grün, Gelb und dazu Kreise/Punkte verwendet werden. Diese Vorgehensweise halten wir in dieser Form nicht für sinnvoll.
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Was beeinflusst die Performance von Formeln & Funktionen?

Manchmal sitzt man als Anwender vor seinen Excel-Modellen und die Aktualisierungen scheinen „ewig“ zu dauern. Dafür kann es viele Ursachen geben. In diesem Beitrag sind einige davon zusammengetragen, aber nicht alle. 😉

Dateigröße und Anzahl von Formeln/Funktionen/Verschachtelungen

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