Archiv des Autors: Rainer Pollmann

Über Rainer Pollmann

Rainer Pollmann ist Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg. Er studierte Wirtschaftsprüfung, Controlling und Organisationslehre (BWL) an der Universität Augsburg und ist seit 1989 aktiv als Trainer und Berater für Controller aktiv. Seit 2006 entwickelt er aktiv Branchenstandards im Kommunikations-Management als stellvertretender Leiter des Fachkreis Kommunikations-Controlling im Internationalen Controller Verein (ICV) mit.

Formeln & Funktionen finden, zeigen und überprüfen

Haben Sie schon einmal in einer Excel-Datei nach Formeln & Funktionen gesucht, die der Autor dieser Datei verwendet hat? Wie gehen Sie dabei vor? Wie „verstecken“ und schützen Sie selber Formeln & Funktionen vor unberufenem Auge? Dazu gibt es verschiedene Techniken und Features in Excel, die hier einmal kurz vorgestellt werden sollen.

Formelansicht oder Ergebnisansicht

Sie können mit einem Klick auf dem aktuellen Tabellenblatt alle Zellen ihren Inhalt anzeigen lassen. In früheren Versionen war das der Shortcut <Strg> + <#>, neuerdings können Sie <Strg> + <Shift> + <`> dafür einsetzen.

Oder Sie verwenden das Menü Formel ● Formelüberwachung ● Formeln anzeigen.

Formelzellen finden

Sie können Sie, wie im Beispiel zuvor, alle Zellinhalte anzeigen lassen und so die Formelzellen erkennen. Es mag aber manchmal nützlicher sein, Formelzellen auf einem Tabellenblatt zu markieren, z.B. wenn diese geschützt oder nicht geschützt werden sollen. Wie ein anderer Beitrag in diesem BLOG zeigt, ist das mit einem Klick möglich.

Formeln schützen und verstecken

Wenn Sie Ihre Formeln & Funktionen vor dem Überschreiben schützen oder vor „unberufenem“ Auge, dann können Sie die Schutzfunktionen verwenden.

Formalüberwachung und -test

Es ist nicht immer übersichtlich und hilfreich, sich alle Formeln & Funktionen auf einem Tabellenblatt anzeigen zu lassen. Meist sind die Zusammenhänge zwischen den Formeln auf einem Blatt hilfreicher. Auch bei der Fehlersuch ist es hilfreicher, sich die für den Fehler ursächliche Zelle anzeigen zu lassen. Dafür ist der Arbeitsbereich Formel ● Formelüberwachung sehr, sehr nützlich. Probieren Sie ihn aus!

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

Schützen von Zellen

Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas „gewöhnungsbedürftig“.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die „überschreibbar“ gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die „ent-schützt“ werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register „Schutz“ aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gesperrt“ oder „Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den „Generalschutz“ über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

PowerPivot vs. Power Query, was ist der Unterschied?

Meist begegnen uns in unseren Seminaren Excel-Anwender, die durch von Microsoft verwendeten Begriff verwirrt sind und die PowerTools verwechseln oder gar keine Vorstellung von der Nützlichkeit dieser Tools haben. Denn leider fördern die gewählten Namen auch nicht gerade das Verständnis. Das Problem liegt m.E. darin, dass die verwendeten Begriff von „Programmierern“ festgelegt wurden und nicht von „Kommunikatoren“. Anders ist es m.E. ist es nicht zu erklären, warum die Festlegung der Namen nicht aus der perspektive von Anwendern gewählt wurde. Doch halt, bei Power Query hat Microsoft dazu gelernt, denn es heißt ja nun „Daten abrufen und Transformieren! In diesem Beitrag sollen die Unterschiede und Gemeinsamkeiten kurz beschrieben werden. zu beiden Tools finden Sie in diesem BLOG ausführliche Beschreibungen der Funktionalitäten.

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Warum „Googlen“ teures Lernen ist!

Sie sitzen vor einem (Excel-)Problem und suchen nach einer Lösung? Sie suchen und recherchieren im WEB. Sie finden Lösungen in diversen BLOGS, Foren und/oder Youtube-Videos o.ä. Sie lesen, Sie sehen sich die Erklärvideos an. Sie versuchen die gefundene Lösung (meist keine aus dem Controlling) auf Ihr Problem zu übertragen und anzupassen. Das kann dauern! Klar, der Autor des Beitrags schenkt ja das wesentliche Know How nicht kostenlos her! Voller Stolz haben Sie irgendwann eine Lösung gefunden. Doch ist wirklich die beste und effizienteste Lösung? Oder eine, die nur im Augenblick funktioniert? Weiterlesen

Indikatoren aus dem Internet laden

Im Internet gibt es zahlreiche Quellen für die für das Controlling wichtigen statistischen Daten. Liegen diese Daten annähernd in Tabellenform vor, lassen sich diese Daten mit mehr oder weniger großem Aufwand per Copy & Paste in ein Excel-Modell übertragen. Gerade Internetdaten werden laufend aktualisiert. Daher lassen sich diese hervorragend mit Power Query dynamisch einem Excel-Modell hinzufügen.

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Cube-Funktionen

Die Cubefunktionen gibt es seit EXCEL 2007. Wofür werden sie benötigt? In vielen Unternehmen wird der SQL Server von Microsoft als Datenbank-System für(z.B.)  SAP eingesetzt. Der SQL Serer ermöglicht über  die so genannten Server Analysis Services das Online Analytical Processing (OLAP). Dabei werden Daten aus relationalen Datentabellen in mehrdimensionalen Datenstrukturen (Cube) zusammengeführt. Mit den Cube-Funktionen kann man von Excel aus Daten direkt aus einem (OLAP-)Datenmodell abfragen. Da PowerPivot-Modelle nichts anders als lokale Cubes sind, können Sie mit Cube-Funktionen direkt auf den lokalen Cube von PowerPivot zugreifen und so bspw. Dashboards erstellen.
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Objekte exakt ausrichten

Excel-Objekte (Diagramme, Schaltflächen, Formen, Grafiken usw.)  werden in Tabellen über einem Zellbereich positioniert. Das wird meist dann notwendig, wenn Dashboards oder Reports erstellt werden sollen. Es kann recht mühselig sein, Diagramme (und auch andere Objekte) exakt am Zellhintergrund auszurichten. Viele Anwender vergrößern dazu den Zoom-Faktor. Sie können aber auch…..

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