Archiv für den Monat März 2020

Microsoft Teams – Haben Sie dazu Fragen?

Wir setzen seit zwei Jahren Microsoft Teams für Video-Konferenzen, Calls, Teamarbeit und gelegentlichen Support ein. In den letzten drei Wochen scheint alle Welt plötzlich Teams zu nutzen. Microsoft berichtet auf seiner Website von einer Zunahme der Teams-Nutzung in Italien innerhalb eines Monats um 775%!

Aus unserem Umfeld erfahren wir, dass es noch Unsicherheiten in der Anwendung gibt. Wir denken daher gerade darüber nach, vorübergehend Online-Seminare zum Einsatz von Teams anzubieten. Dauer etwa drei Stunden.

Darin würden wir zeigen, wie die Zusammenarbeit in MS Teams funktioniert:

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Erfahrungsbericht – Live-Online-Seminar 2

Seit 1998 führen wir mit unserem Partner Management Circle AG verschiedene Seminare  Portfolio durch. Als in der Corona-Krise die Reisebeschränkungen aktiv wurden, haben wir das nächste Seminar Dashboards mit Excel umgehend in ein Online-Seminar verwandelt. Das Ziel war es dabei, das Seminarkonzept für ein Präsenzseminar unverändert auf eine Online-Durchführung zu übertragen. Management Circle AG und die Teilnehmer:innen waren begeistert, konnten doch so die Seminartermin beibehalten werden!  Hier ein kurzer Bericht zum Seminar am 26. + 27. März 2020:

Es galt, verschiedene Herausforderungen zu meistern:

  1. In unserem Seminarkonzept ist grundsätzlich die Interaktion und das permanente Mitmachen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Bei Webinaren, Video-Tutorials und ähnlichen Online-Formaten findet eine einseitige Wissensvermittlung statt. Daher war die Übertragung des interaktiven Seminaransatzes auf die geänderte Online-Situation im Homeoffice/Büro (Diskussion, Mitarbeiten, Unterstützung am Notebook/PC, Pausen) wichtig.
  2. Der Vorteil eines Präsenzseminars besteht nach unserer Auffassung für alle Teilnehmer auch darin, dass (komplexere) Fragen außerhalb des Seminarprogramms während des Vortrags gestellt und beantwortet werden können. Davon profitieren meist alle Seminarteilnehmer. Im Präsenzseminar werden umfangreiche Fragestellungen oft auch in den Seminarpausen oder dem gemeinsamen Mittagsessen besprochen.
  3. Verteilung der Seminardokumentation und Übungsdateien vor Seminarbeginn.
  4. Umfangreiches Testen von Microsoft Teams auf seine Tauglichkeit für Interaktion und vor allem Fern-Support.
  5. Ist die technische Situation im Homeoffice (Performance WLAN) für eine gute Übertragungsqualität geeignet? Die meisten Online-Plattformen sind am ersten Montag der Ausgangsbeschränkungen wegen der Zunahme der Nutzer „in die Knie“ gegangen!
  6. Uns ist es im Seminar stets wichtig mit Flipcharts Bilder vor den Augen der Teilnehmer:innen zu entwickeln und nicht fertig zu präsentieren. Daher ist die reibungslose  Entwicklung von Bildern vor den Augen der Teilnehmer:innen mit Microsoft Whiteboard wichtig!

Umsetzung:

  1. Teams (und OneDrive) ermöglichte es Übungsdateien, Seminarunterlage und Nachrichten (Chat) parallel während des Seminars einzusetzen. Vor allem der spontane Austausch von Dateien war so gewährleistet.
  2. Insbesondere die AddInns Power Query und PowerPivot waren für dieses Seminar wichtig und waren auf allen Notebooks vorhanden. So konnten wir am Seminartag pünktlich und ohne technische Probleme mit dem Seminar beginnen!
  3. Wichtig war vor allem das Arbeiten mit einem erweiterten Bildschirm, so dass alle Teilnehmer auf einem Monitor („Projektionsfläche“) zusehen und auf dem anderen (Notebook-Display) mitarbeiten konnten, wie im Präsenzseminar!
  4. Bei den Seminarinhalten gab es keine Anpassungen und Kürzungen. Die wurden Dank des gewählten Weges gegenüber der Präsenzveranstaltung 1:1 in der Online-Durchführung vorgestellt und umgesetzt.
    Und natürlich waren auch genügend Pausen eingeplant!
  5. Die Teilnehmer konnten das Gezeigte direkt am eigenen Rechner mitmachen, jederzeit unterbrechen und Fragen zu stellen – wie im Präsenzseminar! Und selbstverständlich gab es ausreichend Pausen, in denen die Teilnehmer:innen sich dann selbst mit Getränken und Snacks verwöhnen durften!
  6. Durch die Art der Dokumentation mussten sich die Teilnehmer:innen fast keine Notizen machen!
  7. Bei der Live-Entwicklung einer Grafik per Whiteboard gab es dann eine Überraschung, weil das im Gegensatz zum Test vorher nicht funktionierte. So wurden denn einfach Excel Zeichnen eingesetzt und die geplante Grafik, samt gesprochener Erläuterungen konnte schrittweise entstehen.
    RapoTeilnehmerFilpchart
  8. Wenn etwas bei den Teilnehmern nicht funktionierte, wurde einfach in Teams der Bildschirm geteilt bzw. die Steuerung übernommen. So war eine Unterstützung direkt am Notebook gewährleistet!

Fazit:

Als Trainer kann ich sagen: es hat prima funktioniert!

Und auch die Teilnehmerfeedbacks haben bestätigt:
Die neue Seminarsituation hat sehr gut funktioniert, besser, als vorher  erwartet! Die Pausen wurden zur Bewegung genutzt, insofern hatte ich im Gegensatz zu meinem Partner und Kollegen Peter Rühm keine Nackenschmerzen.
Sehr, sehr schade, dass Gespräche & Diskussionen, wie sonst in Pausen üblich, so völlig entfallen.

Meine Kollege hat sein Seminar mit Zoom, gekürzten Inhalten, dafür Übungseinheiten, bei den Teilnehmern mit abgeschalteten Mikrofonen und weitestgehend einseitiger Kommunikation durchgeführt. Es war anstrengend, aber alle waren sehr zufrieden.

Ich habe mein Seminar unverändert live durchgeführt. Alle Mikrofone waren eingeschaltet, d.h. alle Nebengeräusche (Klingeln an der Haustüre, kleine Kinder usw.) waren zu hören. Allerdings war, wie im Seminar, ein permanenter, disziplinierter Austausch möglich. Es war anstrengend, aber alle waren sehr zufrieden.

Nächste Woche führt mein Kollege das nächste Experiment durch: Ein zweitägiges Seminar Reporting mit Excel wird auf vier Vormittage à 3 Stunden verteilt. Mal sehen! 🙂

Ich freue mich schon jetzt auf mein nächstes Online-Seminar! 🙂

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Erfahrungsbericht – Live-Online-Seminar 1

Gemeinsam mit unserem Partner WEKA Business Media AG führen wir seit mehreren Jahren unsere Seminare auch in der Schweiz durch. Als die Ausgangs- und Reisebeschränkung aktiv wurde, haben wir unser nächstes Seminar Excel-Training für Rechnungswesen und Controlling – Basic sofort in ein Online-Seminar umgewandelt. Auftraggeber WEKA und die Teilnehmer:innen waren begeistert! Auch für WEKA war das das erste Seminar in dieser Form. Hier ein kurzer Bericht zum Seminar am 24. März 2020:

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Wir übertragen 30 Jahre Seminarerfahrung in die digitale Welt!

Die Corona-Virus-Krise führt zu starken Einschränkungen bei den persönlichen Kontakten. Millionen Arbeitnehmer befinden sich im Home-Office. Unser Arbeitsalltag erlebt zwangsweise eine beschleunigte digitale Transformation. Schulpflichtige Kinder erleben seit dem 16. März ein digitales Klassenzimmer. In der Weiterbildung gibt es diese Entwicklung schon länger: Video-Kurse, Webinare, Blended Learning uvm..

Präsenzseminare sind in den nächsten Wochen nicht durchführbar. Daher übertragen wir so viel wie möglich von unseren Präsenzseminaren in interaktive Online-Seminare (keine Webinare!).

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Controlling als Business Partner in der Coronavirus-Krise

Das Coronavirus zwingt Unternehmen und deren Controller zu schnellen und trotzdem richtigen Reaktionen. Planungsexperte Michael Kappes von Horváth & Partners erläutert in einem lesenswerten Beitrag auf der Website von Haufe, was ein gutes Controlling in dieser Situation ausmacht. Die Krise wird dabei zur Nagelprobe für die Leistungsfähigkeit des Controllings.

Unter anderem sieht er Simulationsmodelle als „Enabler“ eines effektiven Anti-Krisen-Controllings und nennt einige dafür nützliche Tools:  wie z.B.  Valsight , SAP Analytics Cloud, Anaplan oder Jedox.

Sollte ein Unternehmen nicht über solche Simulationsmodell und die Tools dafür verfügen, müsse das Controlling ersatzweise mit MS Excel, versuchen, den Anforderungen gerecht zu werden.

Hier empfiehlt er die Anpassung bestehender Excel-Planungs- und Forecast-Modelle zum Zweck der Simulation oder die schnelle Entwicklung grober, aber dafür schneller „top-down Forecasts“.

Welche Excel-Techniken könnten dafür in Frage kommen?

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Online-Unterstützung mit Collaborations-Tools

Online-Unterstützung per TeamViewer

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in der Zusammenarbeit in allen Unternehmen enorm beschleunigt. Seit vielen Jahren, nicht erst seit Corona unterstützen wir unsere Auftraggeber durch Workshops, aber auch online mit Collaborations-Tools.  Dafür setzen wir u.a. TeamViewer ein, um beispielsweise nach einem Seminar mit geteiltem Bildschirm noch einzelne Fragen zu beantworten.

Gemeinsam online einen Bildschirm zu betrachten ist effizienter, als Dateien hin- und her zusenden und für das Verständnis umfangreiche Erläuterungen zu tippen. Manche Teilnehmer nutzen die Möglichkeit, uns auf Ihre Bildschirme sehen zu lassen und uns dort lösungsresistente Probleme zu zeigen oder sich Tipps zu Aufbau und Gestaltung zu holen. Per TeamViewer können wir sogar die Kontrolle über Ihren Bildschirm, Maus und Tastatur übernehmen, aber nur, wenn Sie diese auch explizit freigeben!

Gut erinnere ich mich an Workshops mit lieben, langjährigen Kunden in Niedersachsen, bei denen alle Teilnehmer hier im Kreativraum in Augsburg waren, wir aber technisch gesehen in Niedersachsen gearbeitet haben:
Per TeamViewer arbeiteten wir mit einem extra zu diesem Zweck reservierten Rechner im heimatlichen Büro meiner Teilnehmer!So haben wir alle datenschutzrechtlichen Auflagen beachtet, da sensible Daten das Haus nicht verließen. Per TeamViewer konnten wir auch die in Niedersachsen vorhandene Infrastruktur und Netzwerklandschaft nutzen. Unser Kreativraum bot dabei die Möglichkeit, ungestört vom Alltagsgeschäft eine Lösung zu erarbeiten!Bei Einsätzen für andere Auftraggeber gab es kleine Korrekturen an Systemen, meist ACCESS & Co., die wir gemeinsam mit unseren Kunden vor Ort in Workshops entwickelt hatten. Der Korrekturbedarf wurde über eine gewissen Zeitraum gesammelt und per Fernwartung mit TeamViewer implementiert. So konnte ein Termin schneller  realisiert werden. Reisekosten und -zeit wurden gespart. Gerade bei nur wenigen Stunden Einsatz ist dies ein großer Vorteil.Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Behebung kleinerer Aufgabenstellungen, Problemen, bei der Analyse von wenig performanten Modellen oder Tipps zur Lösung kniffliger Fragen? Wir helfen auch bei optimalen Start neuer Projekte oder der Konzeption größerer Lösungen mit Excel, Access, Power Query & Co.!Dazu ist keine Installation auf Ihrem Rechner erforderlich, lediglich das Herunterladen und Ausführen einer kleinen Applikation aus dem Web. Die erforderlichen Lizenzen haben wir erworben.Sprechen Sie und bei Interesse gerne an Email: info@prt.de

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Online-Unterstützung mit Collaborations-Tools

Die Corona-Krise hat die Digitalisierung in der Zusammenarbeit in allen Unternehmen enorm beschleunigt. Seit vielen Jahren, nicht erst seit Corona unterstützen wir unsere Auftraggeber durch Workshops, aber auch online mit Collaborations-Tools.  Dafür setzen wir u.a. TeamViewer ein, um beispielsweise nach einem Seminar mit geteiltem Bildschirm noch einzelne Fragen zu beantworten.

Gemeinsam einen Bildschirm zu betrachten ist effizienter, als Dateien hin- und her zusenden und für das Verständnis umfangreiche Erläuterungen zu tippen. Manche Teilnehmer nutzen die Möglichkeit, uns auf Ihre Bildschirme sehen zu lassen und uns dort lösungsresistente Probleme zu zeigen oder sich Tipps zu Aufbau und Gestaltung zu holen. Per TeamViewer können wir sogar die Kontrolle über Ihren Bildschirm, Maus und Tastatur übernehmen, aber nur, wenn Sie diese auch explizit freigeben!

Gut erinnere ich mich an Workshops mit lieben, langjährigen Kunden in Niedersachsen, bei denen alle Teilnehmer hier im Kreativraum in Augsburg waren, wir aber technisch gesehen in Niedersachsen gearbeitet haben:
Per TeamViewer arbeiteten wir mit einem extra zu diesem Zweck reservierten Rechner im heimatlichen Büro meiner Teilnehmer!

So haben wir alle datenschutzrechtlichen Auflagen beachtet, da sensible Daten das Haus nicht verließen. Per TeamViewer konnten wir auch die in Niedersachsen vorhandene Infrastruktur und Netzwerklandschaft nutzen. Unser Kreativraum bot dabei die Möglichkeit, ungestört vom Alltagsgeschäft eine Lösung zu erarbeiten!

Bei Einsätzen für andere Auftraggeber gab es kleine Korrekturen an Systemen, meist ACCESS & Co., die wir gemeinsam mit unseren Kunden vor Ort in Workshops entwickelt hatten. Der Korrekturbedarf wurde über eine gewissen Zeitraum gesammelt und per Fernwartung mit TeamViewer implementiert. So konnte ein Termin schneller  realisiert werden. Reisekosten und -zeit wurden gespart. Gerade bei nur wenigen Stunden Einsatz ist dies ein großer Vorteil.

Benötigen Sie auch Unterstützung bei der Behebung kleinerer Aufgabenstellungen, Problemen, bei der Analyse von unperformanten Modellen oder Tipps zur Lösung kniffliger Fragen? Wir helfen auch bei optimalen Start neuer Projekte oder der Konzeption größerer Lösungen mit Excel, Access, PowerQuery & Co.!

Dazu ist keine Installation auf Ihrem Rechner erforderlich, lediglich das Herunterladen und Ausführen einer kleinen Applikation aus dem Web. Die erforderlichen Lizenzen haben wir erworben.

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Power Query – Zeichenfolgen automatisiert trennen

Seit Excel 5.0 (1995) kann man Text-Dateien mit Hilfe des Textkonvertierungs-Assistenten öffnen und umwandeln. Dieser bietet zahlreiche Möglichkeiten eine „Pivot-Tabellen-taugliche“ Excel-Tabelle zu erzeugen. Ebenso kann man den Text-Assistenten einsetzen, wenn man in Excel Zeichenfolgen trennen möchte (Menü Daten • Datentools Text in Spalten). Ändert sich die Quelldatei, muss jedoch der Import mit allen Einstellungen im Textkonvertierungs-Assistenten erneut durchgeführt werden. Früher haben wir dieses Importieren mit VBA automatisiert. Heute lösen wir das mit Power Query!

Führen Sie den Import mit Power Query durch, erhalten Sie auf „Knopfdruck“ aktualisierte Daten!

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Chart des Monats im Zeichen von Corona

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind.

Beim Chart des Monats März  geht es aus aktuellem Anlass ebenfalls um Corona. Seit Anfang März beobachten wir das Dashboard der Johns-Hopkins-University zur täglichen Entwicklung der globalen Fallzahlen. Das gefällt uns sehr gut, allerdings vermissen wir eine Darstellung. Die hat Anfang März die Zeitschrift Katapult geliefert. Dazu haben wir ein paar Anmerkungen, die Sie in unserem Beispiel finden.

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Corona mit PowerBI?

Wer mal ein (vermutlich PowerBI-)Dashboard im Live-Betrieb sehen und ausprobieren möchte, der klickt auf das Bild unten und landet bei der Johns-Hopkins-Universität in Baltimore. Hier werden tagesaktuell die Daten von WHO, CDC, ECDCNHC und DXY. zusammengetragen.

CoronaDashboard

So sieht das Dashboard aus

Wenn Sie das Dashboard aufrufen, können Sie bspw. ein Land links anklicken und dann werden für dieses Land die gemeldeten Corona-Erkrankungen angezeigt, rechts die Todesfälle und die Anzahl der wieder Genesenen. Klicken Sie erneut auf das Land, werden wieder alle Länder angezeigt.

GER1

Zentraler Bestandteil ist eine interaktive Karte, die die Verbreitung und Häufung der Corona-Fälle anzeigt. Klicken Sie auf eine Blase, werden die Daten für dieses Land angezeigt.

Insgesamt ein schönes Beispiel für ein Dashboard (mit PowerBI). Ich weiß leider nicht, ob es sich tatsächlich um PowerBI handelt, wirkt aber auf mich so. Viele Informationen auf einer Seite interaktiv dargestellt. Was man allerdings noch ergänzen könnten, wäre ein Chart, wie es vom Katapult-Magazin für Eis, Kartografik und Sozialwissenschaften publiziert wurde. Hier wird nämlich sehr schön der Verlauf der Pandemie dargestellt.

Dieses Chart haben wir im Chart des Monats März besprochen.

Corona

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