Controlling-Berichte professionell gestalten (3)

Letzte Woche habe ich ein gebrauchtes Buch mit großer Wiedersehensfreude ausgepackt. Es muss 1988 gewesen sein, als mir irgendjemand Gene Zelaznys (heute berühmtes) Buch „Wie aus Zahlen Bilder werden“ in der 1. Auflage in die Hand gedrückt hat. Als junger Controller, technikbegeistert und -verliebt, erstellte ich mit 1-2-3 und Harvard Graphics beachtliche Reports, so dachte ich. Schließlich nutzte ich in beiden Programmen, was technisch möglich war. Zelazny´s Buch war ein Augenöffner. Ich begann meine Reports mit den Augen des Empfängers zu sehen. Aus dieser Perspektive waren sie technisch gesehen immer noch beeindruckend, aber schwer oder gar nicht verständlich und damit nutzlos.

Seither hat mich das Thema, Reports so zu erstellen und aufzubauen, dass sie dem Empfänger einen größtmöglichen Nutzen bieten, nicht mehr losgelassen. Zelazny´s Buch ist wegen der intensiven Nutzung inzwischen zerfallen. Daher die Neubeschaffung, auch wenn es das Buch mehrmals überarbeitet in der 7. Auflage gibt und wahrscheinlich bei jedem Controller auf dem Schreibtisch steht.

Gene Zelazny war der Auslöser, folglich beschäftigte ich mich in den letzten dreißig Jahren mit Design, Informationspsychologie, Schreibstilen, Kommunikation, Neurowissenschaften uvm. , immer neugierig, was ich daraus an Erkenntnissen für das Reporting ableiten konnte. So habe ich unzählige Reports, Diagramme, Tabellen analysiert und mir überlegt, was ich daran anders gestalten würde. Meine Erkenntnisse habe ich zusammen mit meinem geschätzten Partner Peter Rühm 2008 in einem Buch niedergeschrieben. Seither gibt es neuere Erkenntnisse, die wir aus einer sehr pragmatischen Sicht mit Ihnen teilen möchten. Pragmatisch schon deswegen, weil sich vielleicht nicht jeder von Ihnen den bereits publizierten Ideen für ein gutes Reporting anschließen mag oder kann. Überlegen Sie einfach für sich selbst, was in Ihrem Unternehmen unverzichtbar ist, reiben Sie sich aber nicht an Diskussionen über Fragen des Designs auf, nur weil das irgendwo in einem Buch beschrieben wurde.

Bekanntlich muss der Köder dem Fisch schmecken und nicht dem Angler!

Vielleicht haben Sie diese Entwicklung mit dem auf unserer Homepage publizierten Chart des Monats mitverfolgt. Generell sind frei Prinzipien wichtig:

  • Alle Sachverhalte müssen richtig, d.h. den Tatsachen entsprechend dargestellt sein, so dass eine fehlerfreie Wahrnehmung möglich ist.
  • Berichtsempfänger haben wenig Zeit. Daher müssen die wesentlichen Informationen/Aussagen auf den ersten Blick erkennbar sein.
  • Bereiche müssen zum Lesen/Betrachten einladen und dürfen nicht durch ein über ambitioniertes Design abschrecken.

Mehr dazu in der Neubearbeitung von Controlling-Berichte professionell gestalten.

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Über Rainer Pollmann

Rainer Pollmann ist Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg. Er studierte Wirtschaftsprüfung, Controlling und Organisationslehre (BWL) an der Universität Augsburg und ist seit 1989 aktiv als Trainer und Berater für Controller aktiv. Seit 2006 entwickelt er aktiv Branchenstandards im Kommunikations-Management als stellvertretender Leiter des Fachkreis Kommunikations-Controlling im Internationalen Controller Verein (ICV) mit.

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