Archiv für den Monat August 2019

Neue Funktion XLOOKUP

Mit Office365 erhalten Sie laufend Updates neuer Funktionalitäten. So kann es passieren, dass Sie Montags Ihr Excel öffnen und Sie einige neue Funktionen erwarten, oder liebgewonnene Funktionen nun anders heißen und anders zu bedienen sein (siehe BLOG-Beitrag vom Mai 2018)

In einer Beta-Version gibt es nun eine Funktion XLOOKUP, die die bisherigen Nachteile von SVERWEIS und WVERWEIS ausgleicht und Anwender Informationen in jede Richtung einer Tabelle suchen lässt.

Diese Funktion steht seit dem 28. August 2019 im Rahmen von Offic365 einem Teil der Office-Insider zur Verfügung. Wenn XLOOKUP getestet ist, soll es allen Office-Insidern und Office 365-Abonnenten zur Verfügung gestellt werden (Infos zur Funktion bei Microsoft).

Wer etwas ähnliches benötigt, nicht mit Office365 arbeitet und nicht Office-Insider ist, der sei auf einen älteren BLOG-Beitrag zur Funktion MySVERWEIS verwiesen. Oder Sie arbeiten mit Power Query…! 😉

Chart des Monats und die Fernsehsender (1)

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge.

Das DWDL.de ist ein Internetmagazin, das sich mit der deutschen Medienwirtschaft befasst und sich selbst als „TV-Branchendienst“ versteht (). Dieses Unternehmen hat uns das Chart des Monats zu den Quoten des ZDF und anderer Fernsehsender geliefert. Optimierungswürdig, wie wir finden.

Fuzzy Matching: Nicht übereinstimmende Daten verbinden

Mit Power Query oder nun Daten abrufen und transformieren, kann man sehr performant Tabellen verbinden und benötigt keinen SVERWEIS() mehr. Allerdings ist auch Power Query darauf angewiesen, dass die Schlüsselkriterien übereinstimmen, ja es ist sogar noch strenger: Der Datentyp muss auch übereinstimmen! Irgendwann im Sommer 2019, mit einem wöchentlichen Update von Excel365 , gab es plötzlich für Power Query eine neue Funktionalität: Fuzzy Matching!

Damit können nun auch Datensätze verbunden werden, bei denen die Schlüsselkriterien ähnlich, aber nicht übereinstimmend sind. Diese neue Technik heißt Fuzzy Matching und ist als weitere Join-Variante verfügbar. Sie kann dann aktiviert werden, wenn man mit dem Befehl Abfragen zusammenführen arbeitet. Die gab es schon seit einiger Zeit für PowerBi, das ja Power Query und PowerPivot integriert hat.

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Formeln & Funktionen finden, zeigen und überprüfen

Haben Sie schon einmal in einer Excel-Datei nach Formeln & Funktionen gesucht, die der Autor dieser Datei verwendet hat? Wie gehen Sie dabei vor? Wie „verstecken“ und schützen Sie selber Formeln & Funktionen vor unberufenem Auge? Dazu gibt es verschiedene Techniken und Features in Excel, die hier einmal kurz vorgestellt werden sollen.

Formelansicht oder Ergebnisansicht

Sie können mit einem Klick auf dem aktuellen Tabellenblatt alle Zellen ihren Inhalt anzeigen lassen. In früheren Versionen war das der Shortcut <Strg> + <#>, neuerdings können Sie <Strg> + <Shift> + <`> dafür einsetzen.

Oder Sie verwenden das Menü Formel ● Formelüberwachung ● Formeln anzeigen.

Formelzellen finden

Sie können Sie, wie im Beispiel zuvor, alle Zellinhalte anzeigen lassen und so die Formelzellen erkennen. Es mag aber manchmal nützlicher sein, Formelzellen auf einem Tabellenblatt zu markieren, z.B. wenn diese geschützt oder nicht geschützt werden sollen. Wie ein anderer Beitrag in diesem BLOG zeigt, ist das mit einem Klick möglich.

Formeln schützen und verstecken

Wenn Sie Ihre Formeln & Funktionen vor dem Überschreiben schützen oder vor „unberufenem“ Auge, dann können Sie die Schutzfunktionen verwenden.

Formalüberwachung und -test

Es ist nicht immer übersichtlich und hilfreich, sich alle Formeln & Funktionen auf einem Tabellenblatt anzeigen zu lassen. Meist sind die Zusammenhänge zwischen den Formeln auf einem Blatt hilfreicher. Auch bei der Fehlersuch ist es hilfreicher, sich die für den Fehler ursächliche Zelle anzeigen zu lassen. Dafür ist der Arbeitsbereich Formel ● Formelüberwachung sehr, sehr nützlich. Probieren Sie ihn aus!

 

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

Schützen von Zellen

Excel bietet die Möglichkeit, Dateien zu schützen, indem z. B. auf einem Arbeitsblatt Zellen vor dem versehentlichen Löschen von Formeln geschützt werden. Außerdem kann man über eine Voreinstellung dafür sorgen, dass Zellen ihren Inhalt nicht anzeigen, Formeln also nicht angezeigt werden. Das Schutzkonzept in Excel ist etwas „gewöhnungsbedürftig“.

Sie können über Optionen genau angeben, was ein Benutzer auf dem Arbeitsblatt tun noch kann, wenn der Blattschutz eingeschaltet ist.

Generell sind alle Zellen durch eine Voreinstellung geschützt. Für die Zellen, die „überschreibbar“ gemacht werden sollen, muss diese Voreinstellung aufgehoben werden.

  1. Markieren Sie die Zellen, die „ent-schützt“ werden sollen.
  2. Klappen Sie das Menü Start ● Zahl mit der Schaltfläche  aus.
  3. Klicken Sie das Register „Schutz“ aus.
  4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen „Gesperrt“ oder „Ausgeblendet.
  5. Bestätigen Sie mit <OK>.
  6. Danach schalten Sie den „Generalschutz“ über das Menü Überprüfen ● Änderungen ● Blatt schützen ein.

Alle diese Techniken können Sie in unserem Seminar EXCEL im Controlling und Finanzwesen kennenlernen.

PowerPivot vs. Power Query, was ist der Unterschied?

Meist begegnen uns in unseren Seminaren Excel-Anwender, die durch von Microsoft verwendeten Begriff verwirrt sind und die PowerTools verwechseln oder gar keine Vorstellung von der Nützlichkeit dieser Tools haben. Denn leider fördern die gewählten Namen auch nicht gerade das Verständnis. Das Problem liegt m.E. darin, dass die verwendeten Begriff von „Programmierern“ festgelegt wurden und nicht von „Kommunikatoren“. Anders ist es m.E. ist es nicht zu erklären, warum die Festlegung der Namen nicht aus der perspektive von Anwendern gewählt wurde. Doch halt, bei Power Query hat Microsoft dazu gelernt, denn es heißt ja nun „Daten abrufen und Transformieren! In diesem Beitrag sollen die Unterschiede und Gemeinsamkeiten kurz beschrieben werden. zu beiden Tools finden Sie in diesem BLOG ausführliche Beschreibungen der Funktionalitäten.

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