Dashboards mit PowerBI oder mit Excel?

Auf den ersten Blick könnte man meinen, PowerBI und Dashboards mit Excel seien sich sehr ähnlich. Optisch ähnlich können sie wohl sein, technisch gibt es jedoch große Unterschiede. Je nach Zielsetzung sollten Sie richtig entscheiden, welches Tool Sie einsetzen. Jeder Lösungsansatz hat seine Vor- und Nachteile…

Hier mal eine völlig subjektive Einschätzungen aus ganz persönlicher Sicht und Erfahrung:

Datenimport und Datenquellen

EXCEL benutzt hier zum großen Teil dieselben Techniken der Datenverdichtung wie PowerBI, nämlich Power Query. Es stehen jedoch weniger Konnektoren für Datenquellen zur Verfügung, so fehlt beispielsweise der PDF-Konnektor (noch?). Allerdings sehe ich keinen großen Nachteil bei EXCEL, da die klassischen Datenquellen wie TXT, CSV, XLSX und die meisten Datenbanken gut ausgelesen werden; und die sind für das regelmäßige Reporting die ausschlaggebenden.

Eine manuelle Datenerfassung für Planung, Szenarien & Co. oder Kommentaren ist in PowerBI nicht möglich. Diese Daten müssten in einer EXCEL-Datei erfasst und dem Modell hinzugefügt werden.

Ich bevorzuge immer noch „Datensammler“ in Form einer Datenbank wie ACCESS oder SQL-Server, da hier wesentlich mehr zusätzliche Funktionen und höhere Performance als beim PowerBI-Modell zur Verfügung stehen sind. Ich verwende auch gerne noch die „alte“ ODBC-Datenanbindung, die m.E. die beste Performance bei der Anbindung von Datenbanken bringt.

Fairerweise muss man aber sagen, dass die Cloud-Konnektivität von PowerBI beeindruckend ist!

Datenaufbereitung

Hier haben beide Tools dieselben Möglichkeiten, das sie auf Power Query aufbauen (können). Sogar komplexe, vorverdichtete, pivotierte Formate können hier wieder in eine reine Listenform überführt werden. Früher musste man hierzu (in Excel) noch viel VBA programmieren, heute erledigt man das mit einer Hand an der Kaffeetasse, mit der anderen an der Maus 🙂 .

In EXCEL kann man noch die einfacheren Methoden ohne Power Query nutzen, wenn einfache Listen zur Verfügung stehen. Dies bietet höhere Performance, gerade bei datenbankgestützten Datenquellen.

Datenverdichtung

Beide Applikationen besitzen mächtige Tools zum Verdichten der Daten, da die Möglichkeiten von PowerPivot integriert sind, bzw. bei Excel über ein AddIn aktiviert werden können. Über DAX-Funktionen können komplexere Berechnungen erstellt werden. Allerdings ist Vieles auch schon mit der klassischen Pivot-Tabelle oder anderen Funktionen in EXCEL möglich. Die Erstellung von EXCEL-Formeln empfinden viele Anwender als einfacher. Auch ist die Pivot-Tabelle flexibler und intuitiver als das PowerBI-Visual Matrix. In PowerBI generiert Power Query Felder, die in den Visuals durch Drag&Drop in die gewünschten Bereich platziert werden können.

In einem Excel-Dashboard können die notwendigen Datenbereiche mit PowerPivot mittels Cube-Funktionen oder durch Power Query mittels pivotieren der Datenquellen erstellt werden. Auf diese Bereiche setzen dann die Berechnungen und Visualisierungen auf.

Darstellung (Visuals)

Einfache Diagramme beherrschen beide Tools perfekt, in PowerBI finde ich persönlich aber die Assistenten bzw. Menüs zur Erstellung der Visuals recht „gewöhnungsbedürftig“ um es vorsichtig zu formulieren. Die Erstellung individueller Charts ist in EXCEL wesentlich einfacher, da neue Visuals in PowerBI erst mit der Programmiersprache R (mir noch sehr ungewohnt) programmiert werden müssen. Allerdings gibt es in PowerBI bereits viele gute, integrierte Visuals und eine Unmenge an kreativen und nützlichen Visuals im Internet. Man erhält teils kostenlos, teils gegen Entgelt, ein breites Spektrum von Visuals. Teils sehr gute und sinnvolle, teils umständliche oder unfertige, bis hin zu solchen, die mir nutzlos erscheinen oder alle Gestaltungsrichtlinien missachten. Wer selbst R programmiert oder programmieren lässt, kann allerdings absolut kreativ sein!

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Datenaktualisierung

Rechtsklick & aktualisieren, das ist Excel! In PowerBI passiert die Aktualisierung automatisch im Hintergrund, wenn man Online-Datenquellen nutzen kann, deren Aktualisierung aber ein wenig den Charakter einer Black-Box-hat.

Nachteil ist bei allen Methoden, dass die Aktualisierung nur die erste Stufe betrifft, d.h. dass die Quellen nicht weiter zurück aktualisiert werden. Dies kann man, falls es denn erforderlich ist, per VBA automatisieren – leider nur in EXCEL.

Interaktion

Interaktionen sind die Domäne von PowerBI! Nach dem Publizieren eines Reports im PowerBI-Dienst in der Cloud, kann man von fast jedem Endgerät darauf zugreifen und, falls erlaubt, interaktiv mit den Daten „spielen“! Im Gegensatz zu Excel-Dashboards ist ein responsives Design garantiert.

Dies in Excel zu ermöglichen war für viele Jahre eine unserer Hauptbeschäftigungen und nur mit recht hohem Einsatz von Zeit und Knowhow (Funktionen, Programmierung und „geheime“ Tricks) zu realisieren. Durch Steuerelemente und Filter kann man hier beschränkt interagieren, mit Datenschnitten und Zeitleisten wurde dies dann etwas eleganter, jedoch ist dies eindeutig nicht die Stärke von Excel.

Hier hat Microsoft mit PowerBI ein Tool geschaffen, mit dem es gelingt, in kurzer Zeit eine beeindruckende, interaktive Präsentation zu erstellen und zu verteilen! Die Interaktion erfolgt Cross-Filter. D.h. klickt man einen Teil eines Visuals (z.B. Kostenstelle) an, werden alle anderen Visuals ebenfalls auf diese Kostenstelle ausgefiltert. Außerdem lassen sich sehr leicht und intuitiv Ebenenwechsel (Drill-Down) vollziehen.

Business Intelligence

PowerBI ist, wie der Name schon sagt, ein BI-(=Business Intelligence)Tool. Microsoft beschreibt das so:

„Power BI ist eine Zusammenstellung von Tools zum Analysieren von Geschäftsdaten und Teilen von Erkenntnissen. Überwachen Sie Ihr Geschäft, und verschaffen Sie sich auf allen Geräten mit detaillierten Dashboards schnelle Antworten.“

Das bedeutet praktisch, dass Anwender versuchen, bestimmte Fragestellungen zu lösen (z.B. umsatzstärkstes Produkt) und so immer wieder die gleichen Muster sucht. Durch Zufall kann dann der Anwender auf andere Muster stoßen, die wichtig für den Erfolg des Geschäftsmodells sind. Aus diesem Grund sind Verfahren der Advanced Analytics interessant. Dies sind mathematische Methoden und Algorithmen, mit deren Hilfe sich Muster in Daten erkennen lassen und die im Zusammenhang mit der Digitalen Transformation immer wichtiger werden. PowerBI bietet diese Methoden in PowerBI-Service (kostenpflichtig) an.

Mit Hilfe von Excel können Sie das in einem gewissen Umfang auch tun, da Excel sehr viele statistische Funktionen und über ein Add-In zahlreiche statistische Tools der deskriptiven und induktiven Statistik anbietet. Statistische Kenntnisse vorausgesetzt, lassen sich diese Analysen auch mit Hilfe von EXCEL, PowerPivot und Power Query durchführen. Vor Jahren hatten wir die Monte-Carlo-Simulation als Beispiel für Risikoeinschätzung in unserem Seminar Szenarien und Simulationen in Excel. Ohne diese Statistischen Kenntnisse sind Sie bei PowerBi natürlich besser bedient. 🙂

Verteilung der Reports

Die Verteilung mit Excel erfolgt klassisch per Mail (hier aber bitte nur Links auf einen Serverspeicher statt der Datei selbst versenden!) oder über SharePoint-Technologien. Ich bevorzuge hier die Freigabe über die Groupware, da man Berechtigungen und Benachrichtigungen optimal steuern kann. Allerdings benötigt dazu jeder Empfänger  EXCEL oder zumindest eine Online-Version davon. PDFs wollen wir ja nur ganz selten versenden, oder😉?

PowerBI setzt hier auch auf Groupware-Techniken, bedient sich dazu der Cloud in Form des PowerBI-Dienstes. Angezeigt werden kann prinzipiell auf jedem browserfähigen Endgerät, es existieren jedoch Apps für viele Betriebssystem und Geräte. Allerdings benötigt hier jeder User (!) eine eigene Lizenz. Eine Weitergabe ohne den Cloud Dienst ist wenig sinnvoll. Das bringt uns zu den…

Kosten

Ich gehe davon aus, dass jeder Empfänger und jeder Ersteller MS Office in irgendeiner Version zur Verfügung hat und damit keine weiteren Kosten entstehen. PowerBI Desktop an sich ist kostenlos, aber der Dienst kostet, je nach Anspruch, mindesten 8,40 € netto monatlich pro User (Stand 07/2019).

Sicherheit

Cloud oder nicht Cloud, das ist hier die Frage.

Ich halte die Microsoft Cloud für sicher genug, meist sogar für sicherer, als das ein selbst betriebenes Rechenzentrum sein kann. Der Zugriff lässt sich zentral sehr gut administrieren. Viele unserer Kunden zögern hier noch, gerade dann, wenn es in den Reports (auch) um Mitarbeiterbezogene Informationen geht (z.B. HR-Reporting).

Bei EXCEL hingegen ist der Schutz lediglich auf Dateiebene möglich. Eine Datei kann leicht kopiert oder gelöscht werden. Der Schutz ist hier wirklich unzulänglich!

PowerBi ermöglicht über definierte Rollen und Benutzerberechtigungen eine row-level-Security. Damit können Sie ein Modell erstellen und über dieses Konzept steuern, wer was ansehen darf. Bei Excel-Dashboards müssen Sie dazu Datei-Varianten erstellen und versenden.

Fazit: die beste Lösung für Ihr Reporting ist ganz eindeutig…

…diejenige, die Ihren Anforderungen am besten entspricht!

Legen Sie Wert auf Interaktion, Verteilung auf verschiedenste Endgeräte, Schutz der Daten und der Oberfläche, dann hat PowerBI eindeutig die besseren Möglichkeiten.

Legen Sie Wert auf eine einfachere Realisierung, individuelle Diagramme, die Ihre Gestaltungsrichtlinien umsetzen, und sehr transparente Datenflüsse, dann wird weiterhin EXCEL das Tool Ihrer Wahl bleiben. Müssen Sie Daten erfassen, etwa für Planung, bleibt nur EXCEL.

Die Realität wird dann wohl oft ein Mix aus den beiden Systemen und evtl. weiteren Systemen sein, jedes für seinen Einsatzzweck. Dabei muss man sehr auf die Datenkonsistenz achten und idealerweise eine Art Datamart oder Datawarehouse als Datensammler im Hintergrund nutzen, Auf den greifen dann die verschiedenen Systeme zu und haben so alle denselben Datenstand und -bestand

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