Power Query: DB5/EBIT-Report aus SAP BW transformieren

Was ist eigentlich Power Query? Liest man den einen oder anderen BLOG-Post oder so manche Seminarausschreibung, könnte man den Eindruck bekommen, es handle sich um eine Art von SVERWEIS 2.0. Außerdem ist immer von Self BI (Self Business Intelligence) die Rede. Im folgenden Beitrag sollen die Möglichkeiten dieses „neuen“ Tools einem weiteren Beispiel von SAP BW vorgestellt werden.

Mit Power Query werden Daten aus verschiedensten Quellen (Datenbanken, Web, Cloud, SAP BO, Excel-Dateien) zusammengeführt und in Excel als Tabelle oder Verbindung generiert. Dabei werden u.U. Strukturen und Formate verändert (Transformation), weil z.B. unnötige Zwischensummen entfernt und Spaltentrennung aufgehoben werden müssen. Textformate bei Zahlen müssen in numerische Zahlen verwandelt, Zeilenumbrüche und Leerzeichen entfernt, negative Vorzeichen nach vorne geholt werden usw.. Früher waren dafür zusätzliche Kenntnisse notwendig, musste u.U. in VBA oder SQL programmiert werden.

Teilweise werden Daten sehr aggregiert in Form einer Tabelle geliefert, werden aber als Liste für eine Pivot-Tabelle benötigt. Auch dies ist kein Problem für Power Query, wie das folgende Beispiel zeigen soll:

In der Abbildung sehen Sie eine einer mit SAP BW generierten Deckungsbeitragsanalyse für eine Vertriebsorganisation. Diese besteht bereits hochaggregiert aus Plan, Ist und Forecast-Daten. Vorjahreswerte sind in die Analyse ebenfalls mit aufgenommen.

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So „schlägt“ der Report in Excel auf….

Auf Zeile 3 bis 4 verteilt finden sich die Spaltenüberschriften wieder. In der ersten Zeile stehen zentriert über mehrere Spalten für die Auswertung ebenfalls wichtige Bezeichnungen (DB5, EBIT).

Im vorliegenden Beispiel haben wir wenige Datensätze für etwa 17 Vertriebsregionen, aber relativ viele Wertespalten.

Diese Tabelle soll in eine Datenquelle für eine Pivot-Tabelle verwandelt werden. Speziell die Wertespalten sollen in eine Wertspalte mit mehreren Attributen Erfolg (DB, EBIT), Zeit (Jahr, Zeitraum) und Wertdimension(EBIT, DB) transformiert werden.

pq12
….und so wird der Report von Power Query „angeliefert“!

 Nach einigen Klicks mit der Maus ist der SAP BW-Report transformiert und es liegt eine Tabelle mit 6 Spalten (eine Wertespalte) vor.

Unabhängig davon, dass man bei dieser Vorgehensweise zu keinem Zeitpunkt die Kaffeetasse abstellen musste, hat Power Query Schritt für Schritt der Transformation dokumentiert. So lässt sich (auch Monate später) jeder Schritt noch einmal analysieren, ändern, löschen.

Diese Diashow benötigt JavaScript.

Für das vorliegende Beispiel benötigen Sie übrigens ca. 8 Minuten! Bei diesem Beispiel sind recht viele Einzelschritte zur Bearbeitung notwendig. Dennoch nicht schlecht, oder?

Übrigens:

Ab sofort muss die vorliegende Ergebnistabelle lediglich aktualisiert werden (Rechtsklick) und der aktualisierte SAP BW-Report liefert erneut die Daten in der definierten Struktur. Wir haben also eine dynamische Verbindung erstellt! Die 8 Minuten waren eine einmalige Investition!

Mehr über Power Query erfahren Sie in einem anderen BLOG-Beitrag.

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Über Rainer Pollmann

Rainer Pollmann ist Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg. Er studierte Wirtschaftsprüfung, Controlling und Organisationslehre (BWL) an der Universität Augsburg und ist seit 1989 als Trainer und Berater für Controller aktiv. Seit 2006 entwickelt er aktiv Branchenstandards im Kommunikations-Management als stellvertretender Leiter des Fachkreis Kommunikations-Controlling im Internationalen Controller Verein (ICV) mit. Seit 2019 ist er Dozent für Kommunikations-Controlling an der Hochschule für Wirtschaft (HWZ) in Zürich.

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