Power Query: Mit Kaffeetasse und Maus Daten aufbereiten…

Was ist eigentlich Power Query? Liest man den einen oder anderen BLOG-Post oder so manche Seminarausschreibung, könnte man den Eindruck bekommen, es handle sich um eine Art von SVERWEIS 3.0. Außerdem ist immer von Self BI (Self Business Intelligence) die Rede. Im folgenden Beitrag sollen die Möglichkeiten dieses „neuen“ Tools am Beispiels von SAP BW vorgestellt werden.

 Mit Power Query können Daten aus verschiedensten Quellen (Datenbanken, Web, Cloud, SAP BO, Excel-Dateien) zusammengeführt und in Excel als Tabelle oder Verbindung generiert werden . Dabei werden u.U. Strukturen und Formate verändert (Transformation), weil z.B. unnötige Zwischensummen entfernt und Spaltentrennung aufgehoben werden müssen. Textformate bei Zahlen müssen in numerische Zahlen verwandelt, Zeilenumbrüche und Leerzeichen entfernt, negative Vorzeichen nach vorne geholt werden usw..

Teilweise werden Daten sehr aggregiert in Form einer Tabelle geliefert, werden aber als Liste für eine Pivot-Tabelle benötigt. Dazu muss die Struktur des Reports aufgelöst werden. Früher waren dafür zusätzliche Kenntnisse notwendig, mussten Vorgänge der Transformation  u.U. in VBA oder SQL programmiert werden. Auch dies ist kein Problem für Power Query, wie das folgende Beispiel zeigen soll:

In der Abbildung sehen Sie einen Ausschnitt einer mit SAP BW generierten Excel-Datei. Diese enthält in den ersten 37 Zeilen zahlreiche Parameter zur Steuerung der Abfrage. Auf Zeile 38 und 39 verteilt finden sich die Spaltenüberschriften wieder.

pq1

Die von SAP BW gegebene Struktur….

Im vorliegenden Beispiel haben wir ca. 4.000 Datensätze für den Umsatz und den DB für Plan, Ist und Vorjahr vorliegen, die auf insgesamt 6 Spalten (G – L) verteilt sind.

Diese Tabelle soll in eine Datenquelle für eine Pivot-Tabelle verwandelt werden. Speziell die sechs Wertespalten müssen dazu in eine Wertspalte mit zwei Attributen Zeitdimension (ACT, BUD, LY) und Wertdimension (Umsatz, DB) transformiert werden. Außerdem sollen die über zwei Zeilen verteilten Spaltenüberschriften in einer Zeile vereinigt werden.

pq2

Die für die Nutzung mit der Pivot-Tabelle gewünschte Struktur!

 Nach einigen Klicks mit der Maus ist der SAP BW-Report transformiert und es liegt eine Tabelle mit 5 Spalten (eine Wertespalte)  sowie ca. 24.000 Zeilen vor.

Unabhängig davon, dass man bei dieser Vorgehensweise zu keinem Zeitpunkt die Kaffeetasse abstellen musste 😉 , hat Power Query Schritt für Schritt der Transformation dokumentiert. So lässt sich (auch Monate später) jeder Schritt noch einmal analysieren, ändern, löschen.

pq3

Für das vorliegende Beispiel benötigen Sie übrigens maximal 5 Minuten! Klasse, oder?

Übrigens:

Ab sofort muss die vorliegende Ergebnistabelle lediglich aktualisiert werden (Rechtsklick) und der aktualisierte SAP BW-Report liefert erneut die Daten in der definierten Struktur. Wir haben also eine dynamische Verbindung erstellt! Die 5 Minuten waren eine einmalige Investition!

Mehr über Power Query erfahren Sie in einem anderen BLOG-Beitrag.

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