Archiv für den Monat September 2016

EXCEL-Tipp: Pivot-Tabelle interaktiv und geschützt

Die Pivot-Tabelle ist das interaktive Analyseinstrument schlechthin für Excel-Anwender. Ist die Pivot-Tabelle erst einmal eingerichtet, kann man als Anwender mit den DropDown-Schaltflächen spontane Auswertungen durchführen. Hat man sich das „Klassische Pivot-Tabellenlayout“ eingestellt, kann man durch Drag&Drop die Anordnung der Felder verändern. Was aber, wenn Sie die Pivot-Tabelle einem Berichtsempfänger zur Verfügung stellen möchten, der nur in einem von Ihnen festgelegten Umfang eine Auswahl vornehmen darf? Sie könnten die Pivot-Tabelle schützen, dann geht allerdings nichts mehr. Lesen Sie, welche pragmatische Lösung wir kürzlich in einem Inhouse-Seminar gefunden haben.

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Warum Überschriften besser links positioniert werden sollten

Die Leserichtung im westlichen Kulturkreis geht von Links nach Rechts und von Oben nach Unten.

Entsprechend ist die Aufmerksamkeit des Betrachters für ein Seite verteilt!

leserichtung

Diesen Erkenntnissen aus der Wahrnehmungs- und Informationspsychologie sollte man beim Aufbau von Berichtsseiten, Diagrammen und Tabellen folgen, wenn erfolgreich Informationen vermittelt werden sollen.

Daher unsere Empfehlung:

  1. Ordnen Sie Überschriften generell linksbündig an!
  2. Versuchen Sie die wesentlich Erkenntnisse, Aussage, Botschaft, Empfehlung in der ersten Zeile zu platzieren!
  3. Verwenden Sie eine serifenlose Schriftart! => Beitrag dazu
  4. Versuchen Sie auch bei den Beschriftungen des Diagramms eine Anordnung von Links nach Rechts zu erreichen!
  5. Die Hauptbotschaft wird durch das Bild = Diagramm vermittelt! Wählen Sie daher den richtigen Diagrammtyp!

Mehr zu diesem Thema und was Sie noch bei der Gestaltung Ihrer Reports konkret beachten sollten, erfahren Sie im Seminar Reporting mit Excel IX – Reports gestalten. Mehr zu diesem Seminar hier…..

Welche Schriftart in Reports verwenden?

Für die Beschriftungen von Tabellen und Diagrammen in Ihren Reports sowie in Ihren Präsentationen sollten Sie Schriftarten ohne Serifen verwenden. Warum? Die Gründe soll Ihnen der folgende Beitrag kurzerläutern. Ihre Berichtsempfänger werden es Ihnen Danken! 😉

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Welcher Diagramm-Typ ist der richtige?

Die Frage nach dem richtigen Diagrammtyp zur Visualisierung ist nicht einfach.  Wann ist ein Diagrammtyp geeignet? Woran kann man sich orientieren?

  • Spielt die Zeit für die Darstellung der Information, für die Vermitt­lung der Botschaft eine wichtige Rolle?
  • Möchten Sie (Markt‑)Anteile, Kontraste zwischen Soll- und Ist-Werten, Beziehungen zwischen Daten und/oder kumulierte Da­ten darstellen?
  • Ist die Veränderung der Daten über einen bestimmten Zeitraum hinweg wichtig für die Darstellung oder ist lediglich ein Vergleich der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt bedeutsam?

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Trompetenkurve als Prognosemodell einsetzen

Als Controller betrachten wir monatliche Abweichungen. Diese monatliche Analyse ist wichtig, um Ursachen für die Abweichungen erkennen oder erklären zu können. Wenn Ist-Werte mehrere Monate lang von den Plan-Werten abweichen, dann wird es im Jahresverlauf immer unwahrscheinlicher, dass ein ursprünglich geplanter Jahres-Zielwert noch erreicht werden kann.

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