EXCEL-Tipp – Anlassbezogene Datenauswahl

Für ein dynamisches Reporting ist die Auswahl verschiedener Parameter die Grundlage für eine anlassbezogene Zusammenstellung und Berechnung von Daten. Für eine Umsetzung mit Excel werden Matrix-Funktionen und Schaltflächen benötigt. Im Februar 2016 haben wie in einem Erklär Beispiel  das Grundprinzip zusammengesetzter Suchkriterien mit der Funktion SVERWEIS sowie das  Abfangen von Fehlermeldungen gezeigt .

Die Funktion SVERWEIS ist unter Controllern bestens bekannt. Sie findet vielfältig Anwendungen:

  • Zur Verbindung von Stammdaten und Bewegungsdaten
  • Um in Reports relativ dynamisch Daten Begriffen zuzuordnen
  • usw……….

Im Beispiel aus dem Monat Februar soll durch die Kombination mehrerer Suchbegriffe ein Wert ermittelt werden. Zur Kombination kann das Zeichen “&” oder die Funktion VERKETTEN verwendet werden. Manche Kombinationen gibt es aber nicht, folglich werden Fehlermeldungen angezeigt. Diese Fehlermeldung wird mit der Funktion WENNFEHLER abgefangen und durch einen Hinweis Ihrer Wahl ersetzt.

Das Beispiel wird nun heute in zwei Schritten erweitert:

  1. Die direkte Zelleingabe wird durch Auswahl mittels Schaltflächen ersetzt. Dabei erscheint in den bisherigen Eingabezellen mittels der Funktion INDEX die ausgewählte Rubrik. So können die bisherigen Eingabezellen weiterhin als Suchkriterium für die Funktion SVERWEIS dienen.
  2. Die Eingabezellen werden entfernt und die zusammengesetzten Suchkriterien werden direkt von der Funktion INDEX übernommen.

Sehen Sie selbst in diesem Beispiel…..

Wer allerdings schon einmal das Seminar Reporting mit Excel I besucht hat, kennt auch die Variante mit den Funktionen INDEX/Vergleich und deren Vorteile! 🙂

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Über Rainer Pollmann

Rainer Pollmann ist Geschäftsführender Partner von Pollmann & Rühm Training in Augsburg. Er studierte Wirtschaftsprüfung, Controlling und Organisationslehre (BWL) an der Universität Augsburg und ist seit 1989 als Trainer und Berater für Controller aktiv. Seit 2006 entwickelt er aktiv Branchenstandards im Kommunikations-Management als stellvertretender Leiter des Fachkreis Kommunikations-Controlling im Internationalen Controller Verein (ICV) mit. Seit 2019 ist er Dozent für Kommunikations-Controlling an der Hochschule für Wirtschaft (HWZ) in Zürich.

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