Archiv für den Monat Februar 2014

10 wichtige Tricks für Powerpoint!

Die folgenden „Tricks & Tipps“ sind eigentlich recht simpel, interessanterweise aber wenig bekannt. Dabei helfen sie Zeit zu sparen. Diese und zahlreiche weitere Tipps zur Erstellung Ihrer Präsentationen erhalten Sie im Seminar Management-Presentations.

  1. Um gleichmäßige (symmetrische) Objekte (Quadrate, Kreise) zu erstellen, halten Sie beim Ziehen die ¨-Taste gedrückt. Linien und Pfeile werden mit dieser Technik entweder gerade oder in einem 45°-Winkel ausgerichtet.
  2. Mehrere gleichartige Zeichenobjekte können Sie nacheinander erzeugen, wenn Sie das entsprechende Symbol in der Zeichen-Symbolleiste doppelt anklicken, Um das Symbol wieder zu deaktivieren, klicken Sie es erneut an.
  3. Durch zusätzliches Betätigen der <Strg>-Taste beim Erstellen eines Objekts wird es von seinem Mittelpunkt aus erzeugt, d.h. der erste Anklickpunkt wird zum Mittelpunkt des betreffenden Zeichenobjekts.
  4. Über das Menü Ansicht ● Führungslinien erhalten Sie Führungslinien, an denen Sie sich beim Zeichnen orientieren können. Benötigen Sie mehr als die zwei Linien, so ziehen Sie eine davon mit gedrückter -Taste.
  5. Durch Aktivieren des Befehls Ausrichten ● An Form des Menüs Zeichnen können Sie Objekte an anderen Objekten ausrichten.
  6. Öffnen Sie das Menü Zeichnen ● Ausrichten Am Raster um das Raster aus- bzw. einzuschalten.
  7. Um ein Objekt bei eingeschaltetem Raster frei positionieren zu können, halten Sie beim Verschieben des Objekts die <Alt>-Taste gedrückt.
  8. Über den Befehl Am Raster Ausrichten des Fly-Out-Menüs Zeichnen können Sie festlegen, wie das Objekt am Raster ausgerichtet werden soll.
  9. Durch <Strg>- + D können Sie Objekte einfach „Duplizieren“. Damit ersparen Sie sich ein <Strg>- + C und anschließendes <Strg>-+ V.
  10. Durch Ziehen von Objekten mit gedrückter <Strg>-Taste können Sie ebenfalls kopieren.

Viel Erfolg

Ihr

Rainer Pollmann

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 5)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Datenverdichtung und der Datenanalyse

Nach erfolgreichem Import von Daten aus dem Vorsystem werden diese meist im nächsten Schritt aus anderen Excel-Dateien um dort vorhandene Informationen ergänzt. Dies geschieht meist mit der Funktion SVERWEIS, führt aber bei großen Datenmengen (>3000) zu einer starken Belastung des Arbeitsspeichers. Manche Anwender schalten das automatische Neuberechnen in Excel aus, weil jede kleinste Änderung die Performance beeinträchtigt.

Mögliche Alternativen:

  • Setzen Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH ein.
  • Nutzen Sie MS Query, um Daten mehrerer Excel-Dateien zusammenzuführen, ohne dass Verknüpfungen in den Zellen entstehen. Durch diese Technik entstehen deutlich kleinere Dateien! Denn die Zeichen in den Bezügen sorgen für großen Speicherbedarf von Excel-Dateien.

Um Daten zu verdichten, zu sortieren und/oder zu filtern werden gerne die entsprechenden Excel-Funktionalitäten eingesetzt. Wer schon einmal mit der Pivot-Tabelle gearbeitet hat, wird gerne auf die Sortierung, den Autofilter u.ä. verzichten. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle denkbar? Zumal in der Pivot-Tabelle sehr ähnliche Instrumente als Oberfläche von MIS-Systemen verwendet werden.

  • Sie können dadurch auf den Import von Daten verzichten!
  • Die Daten bleiben physisch im Datenbanksystem und werden von der Pivot-Tabelle „lediglich“ verdichtet.
  • Solange Ihr PC mit genügend RAM ausgerüstet ist, gibt es keine Beschränkungen, was die Zahl der Datensätze betrifft!
  • Mit dem Öffnen der jeweiligen Excel-Datei wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert!

Wird hier fortgesetzt…..

EXCEL-Tipp: Zeichen auf mehrere Zellen aufteilen

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel ist eine Zeichenfolge in eine Spalte geschrieben, sollte aber auf zwei Spalten verteilt sein.

Das kann leicht mit dem Textkonvertierungsassistenten geschehen, wenn sich Trennzeichen wie

  • Tabstopps
  • Semikolon
  • Komma
  • Leerzeichen
  • Oder andere finden lassen.

Excel-Techniken

Menü Daten ● Text in Spalten (Excel 2003)

Register Daten ● Text in Spalten (Excel 2007 und jünger)

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.