10 Regeln, damit Ihr Reporting zum Erfolg wird!

Controller sind für die Transparenz des Unter­nehmensergebnisses verantwortlich, während das Management für das Ergebnis selbst verantwort­lich ist. Daher ist es eine der Hauptaufgaben von Controllern, diese Transparenz herzustellen, damit das Management erfolgreich den eigenen Ver­antwortungsbereich steuern kann. Ein wichtiges Instrument, diese Transparenz herzustellen, sind die monatlichen Reports des Controllings. Doch stellen diese wirklich Transparenz her oder verwirren sie eher?

Vor kurzem sollte ich die Controlling-Abteilung eines Unternehmens bei der Optimierung des Reporting unterstützen. Bei die­sem Unternehmen handelt es sich um einen der Hidden Champions, kaum bekannt, den­noch nutzt jeder dessen Produkte.

Im Rahmen eines Workshops sollte ich die im Reporting verwendeten Tabellen und Diagramme optimieren. Wir kamen in der Diskussion allerdings ganz schnell auf andere Themen, die bis dahin im Reporting des Unternehmens nicht abgebildet waren:

  • Welches sind die zentralen Erfolgsfaktoren, Ziele und Erfolgsdimensionen des Unter­nehmens?
  • Wie ist die strategische Ausrichtung des Unter­nehmens?
  • An welchen Messgrößen können diese Ziele, Erfolgsfaktoren, -dimensionen festgemacht werden?
  • Sind Erfolgstreiber im Reporting dargestellt?
  • Wie können Ursache-Wirkungsbeziehungen dargestellt werden?
  • Woran konnte das Management in dem vor­handenen „Zahlenfriedhof“ die relevanten Informationen erkennen?

Dieser Workshop verlief völlig anders, als ur­sprünglich geplant. Es war ganz schnell klar, dass das Controlling über viele wichtige Aspekte des Unternehmens nicht informiert wurde und sich lediglich in der Position eines „Zahlenlieferanten“ befand. Daher musste das Controlling ein anderes Selbstverständnis entwickeln und auch erst einmal viele Informationen für ein erfolgreiches Reporting aufarbeiten und sammeln.

Dazu gab ich meinen Teilnehmern folgende 10 Regeln mit, inspiriert von Prof. Jürgen Weber (Excellence im Management Reporting) und ergänzt um eigene Vorschläge:

1. Reporting konsequent auf das Steuerungs­verständnis des Managements ausrichten

Grundvoraussetzung für ein transparentes Reporting ist ein gemeinsames Verständnis hin­sichtlich der strategischen Stoßrichtung und des Steuerungsverständnisses. Die Reporting-Inhalte müssen daher »top-down« aus dem Informations­bedarf des Berichtsempfängers abgeleitet werden, um eine Verzahnung mit der Strategie und dem Steuerungsverständnis des Unternehmens zu er­reichen. Dazu muss das Controlling über die Unternehmens Strategie informiert sein!

2. Komplexität im Reporting reduzieren und Anlässe für Gespräche liefern

Neben der Datensammlung („Zahlenfriedhof“) muss der Fokus des Controllings auf die Inter­pretation und Diskussion von Ursachen und Maß­nahmen gelegt werden. Controller beschäftigen sich im Rahmen der Datenaufbereitung deutlich länger mit den jeweiligen Zahlen und können damit schon einen Vorschlag zur Interpretation liefern.

3. Adressaten gerechte Aufbereitung der Berichte

Das Management-Reporting sollte für alle Adressaten intuitiv verständlich sein und zugleich eine hohe Informationsbreite wie auch -tiefe be­rücksichtigen. Das Management hat meist nicht viel Zeit für das „Lesen“ des Reporting. Das „Lesen“ von Berichten ist nur ein Teil der täglichen Auf­gaben! Die Gestaltung des Berichtswesens als wesentlicher Treiber für den Erfolg eines Manage­ment-Reporting spielt somit eine wichtige Rolle und muss sich an den Bedürfnissen der Adressaten orientieren. Dazu sollten alle Lerntypen ange­sprochen werden!

4. Mit dem Minto-Prinzip Nutzen für die Organisation bieten

Ein Management-Reporting stiftet dann den größten Nutzen, wenn es top down auf die ge­samte Organisation ausgerollt wird. Dabei müssen die Nutzenkomponenten des Reportings auf allen betroffenen Hierarchieebenen sichtbar werden, um Akzeptanz zu erreichen. Wichtig ist hierbei, dass sowohl der Informationsbedarf des Top-Managements als auch der dezentralen Geschäftseinheiten gedeckt wird. Das bedeutet Konzen­tration auf das Wesentliche für das Top-Manage­ment und viele Details für die unteren Ebenen.

5. Reporting-Effizienz durch Automatisierung steigern

Effiziente Bereitstellung der relevanten Informa­tionen ist in Zeiten kurzer Berichtszyklen und einem volatilen Umfeld ein wesentlicher Erfolgs­faktor. Effizienz bedeutet in diesem Zusammen­hang geringe Kosten der Berichtserstellung, zeit­gerechte Datenlieferung, hohe Flexibilität sowie hohe Qualität. Diese Merkmale lassen sich durch automatisierte Prozesse erreichen. Das kann auch mit Excel erreicht werden, wenn Excel aus­schließlich als Frontend für führende IT-Systeme (SAP & Co.) genutzt wird.

6. Reporting-System festlegen

Wirkung und Nutzen des Management-Reporting hängen unmittelbar von der Glaubwürdigkeit der enthalten Informationen ab. Um Durchgängigkeit, Einheitlichkeit und Vergleichbarkeit zu erreichen, ist die Schaffung, bzw. Festlegung eines führenden Management-Informationssystems als Infor­mationsquelle für das gesamte Unternehmen Voraussetzung.

7. Mitarbeiter für Reporting-Aufgaben quali­fizieren und sensibilisieren

Die zuvor genannten Erfolgsfaktoren für effiziente Controlling Instrumente lassen sich nur realisieren, wenn die Mitarbeiter des Controllings für diese Aufgaben qualifiziert und sensibilisiert sind. Das Controlling kann die Rolle eines Enablers und Counterparts nur übernehmen, wenn die Basis für eine Diskussion auf Augenhöhe mit dem Manage­ment geschaffen wird. Dazu gehören Kenntnisse der Informationspsychologie, der Gesprächs­führung und der Kommunikation.

8. Reporting in den Führungsprozessen ver­ankern

Die Konzeption eines Management Reporting ist ein kontinuierlicher Prozess. Um die Akzeptanz bei den Adressaten aufrecht zu erhalten, muss das Reporting laufend auf seine Richtigkeit und Ange­messenheit hin überprüft und immer wieder an veränderte Informationsbedürfnisse angepasst werden. Dies kann jedoch nur erreicht werden, wenn regelmäßig der Bedarf des Top-Manage­ments und die Anforderungen an das Reporting besprochen und ermittelt werden.

9. Reporting mit Anreizsystemen verbinden

Ein weiterer Nutzen des Management-Reporting ist die Transparenz über den direkten Bezug zwischen den Zielen der Organisation und den Mitarbeitern. Dieser Mehrwert kann dadurch erzielt werden, dass sich die Hebel für die eigenen Anreize des Managements im Reporting wiederfinden lassen.

10. Nutzen für das Management schaffen und darstellen

Transparenz, Verständlichkeit, Maßnahmenbezug und Vertrauen in das Reporting sind Eckpfeiler, um einen Nutzen für das Management zu generieren. Das wird insgesamt erreicht, wenn die Usability des Reporting, die Konsistenz der Daten, die Kaskadierung der Ziele, die Hebel und Werttreiber des Unternehmenserfolges usw. nachvollziehbar dargestellt sind.

Literatur zum Thema:

Pollmann/Rühm, Controlling-Berichte professionell ge­stalten, Haufe Verlag, (2007)

Weber, Jürgen (Hrsg.), Excellence im Management Reporting, WILEY-VCH Verlag, (2008)

Seminare zum Thema:

Professionelle Excel-Diagramme erstellen : Professionelle Diagramme erstellen

Professionelle Reports gestalten: Empfängerorientierte Reports – ganz professionell!

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden /  Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden /  Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden /  Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden /  Ändern )

Verbinde mit %s