Archiv für den Monat Februar 2014

10 Regeln, damit Ihr Reporting zum Erfolg wird!

Controller sind für die Transparenz des Unter­nehmensergebnisses verantwortlich, während das Management für das Ergebnis selbst verantwort­lich ist. Daher ist es eine der Hauptaufgaben von Controllern, diese Transparenz herzustellen, damit das Management erfolgreich den eigenen Ver­antwortungsbereich steuern kann. Ein wichtiges Instrument, diese Transparenz herzustellen, sind die monatlichen Reports des Controllings. Doch stellen diese wirklich Transparenz her oder verwirren sie eher?

Vor kurzem sollte ich die Controlling-Abteilung eines Unternehmens bei der Optimierung des Reporting unterstützen. Bei die­sem Unternehmen handelt es sich um einen der Hidden Champions, kaum bekannt, den­noch nutzt jeder dessen Produkte.

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EXCEL-Tipp: Zeichen in einer Zeichenfolge ersetzen

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL: Weiterlesen

Excel im Controlling – Unser Buch als Kapitalanlage? (Teil1)

Wer uns schon etwas länger kennt, weiß, dass wir 2007 zusammen mit Galileo Press ein Buch zum Thema Excel im Controlling publiziert haben. Zur Freude des Verlags war dieses Buch über drei Jahre hinweg Marktführer und beschert dem Verlag bei einem Preis von 44,90 € schöne Umsätze. Leider ist dieses Buch seit ein paar Jahren nicht mehr verfügbar. Die neueren Excel-Versionen haben einen Nachdruck wenig ratsam erscheinen lassen. Wer also noch mit Excel 2003 arbeitet, kann dieses Buch nur noch gebraucht kaufen. Verblüfft waren wir allerdings über den Preis:

165 € sind eine Steigerung von mehr als 300%! Weiterlesen

EXCEL-Tipp: Angloamerikanisches Zahlenformat umwandeln

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel werden Daten aus einem BI-System exportiert. Dabei werden die Zahlen in Excel im Angloamerikanischen Zahlenformat geliefert, d.h. die „Tausenderpunkte“ werden durch ein Komma dargestellt. Außerdem hat jede Zahl ein Komma als Dezimaltrennzeichen. Daher können die Kommata nicht ohne weiteres mit Suchen & Ersetzen eliminiert werden.

Für diese Umwandlung benötigen wir die Text-Funktionen LINKS, LÄNGE und WECHSELN.

Excel-Techniken

Funktion LINKS liefert den linken Teil einer Zeichenfolge, hier ohne die letzten drei Zeichen.

Funktion LÄNGE ermittelt die Anzahl der Zeichen.

Funktion WECHSELN ersetzt ein Zeichen durch ein anderes, so oft es in einer Zeichenfolge vorkommt. Alternativ kann man auch die Anzahl der Ersetzungen angeben.

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.

So machen Sie sich die DAX-Funktionen untertan!

DAX (Data Analysis Expressions) ist eine Bibliothek mit Funktionen, Operatoren und Konstanten, die kombiniert werden können, um Formeln und Ausdrücke in PowerPivot für Excel zu erstellen.

DAX-Funktionen sind den Ihnen bekannten Excel-Tabellenfunktionen sehr ähnlich. Zum Erstellen geben Sie ein Gleichheitszeichen gefolgt von einem Funktionsnamen oder Ausdruck sowie den erforderlichen Werten oder Argumenten ein. Wie Excel stellt DAX eine Vielzahl von Funktionen bereit, die Ihnen ermöglichen, mit Zeichenfolgen zu arbeiten, Berechnungen mit Datums- und Uhrzeitangaben durchzuführen und bedingte Werte zu erstellen. Ein großer Teil der Excel-Tabellenfunktion ist hier integriert.

Allerdings ist der Umgang mit den DAX-Funktionen etwas gewöhnungsbedürftig, da sie sich in folgenden Punkten unterscheiden: Weiterlesen

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 6)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer  Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung  eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen  zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur  Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).  Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen  gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie  dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden  keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Planung

Beim Thema Planung werden die Nachteile von Excel (scheinbar) offensichtlich. Unabhängig vom Planungsansatz, werden in der Praxis mehrstufig verknüpfte Excel-Modelle verwendet. Szenario-Technik mit Excel bedeutet außerdem, Zellen mit zu überschreiben und die dadurch entstehenden Planungs-Varianten als Dateien zu speichern. Wenig bekannt in Controller-Kreisen sind die Instrumente Szenario-Manager und Solver, mit denen sich wunderbare Planungsmodelle im Gegenstrom-verfahren erstellen lassen. Folgt man dem eingangs vorgestellten Modellierungs-vorschlag, werden die Restriktionen beider Instrumente umgangen.

Prognosen

Nutzt man die in Excel vorhandenen Instrumente der deskriptiven und induktiven  Statistik (Statistik-Funktionen und Add-In Analysefunktionen), so lassen sich interessante Zusammenhänge aus Daten der Vergangenheit ermitteln. Diese Zusammen-hänge können in Simulations-Modelle mit Hilfe und Schaltflächen und den Funktionen  INDEX und VERGLEICH umgesetzt werden.

Wichtig für diese Vorgehensweise sind kleine, kompakte Dateien, die der vorgestellten  Modellierungsphilosophie folgen. In vielen Unternehmen scheint das aufgrund der Größe und aufgrund des Planungsprozesses (Planungsrunden Bottom up) mit den zahlreich gelieferten Excel-Dateien nicht möglich zu sein. Hier ist das Instrument der Konsolidierung sehr nützlich. Mit dieser Technik können Zahlen aus den verschiedensten Excel-Dateien zusammengefasst werden, ohne dass Zellbezüge  entstehen. Die Ergebnisse der Konsolidierung werden als Zahl in die Zielzellen  geschrieben. Damit können diese Zellen wiederum als sogenannte Veränderbare Zellen  für Szenario-Manager und Solver verwendet werden! Damit ist ein Top-Down / Bottom-Up-Ansatz problemlos möglich, selbst komplexeste Modelle zu Steuerung des Cash Managements!

Lösungsansätze
Wenn Excel im Controlling eingesetzt wird, sollten die Effizienz und die Effektivität seiner Anwendung gesteigert werden. Mit den vorgestellten Beispielen  möchte ich zum Nachdenken darüber anregen, welche Excel-Kenntnisse bei Controller wünschenswert sind. Zeit ist Geld und Controller sollten das Management unterstützen, nicht den Tag mit „Daten schaufeln“ verbringen.

Wenn Controller über die Kenntnis von nur einer Funktionalität/ Methode zur Lösung  einer Aufgabe mit Excel verfügen, fehlt der Überblick, um die situativ beste und  effizienteste Lösung zu entwickeln.
Paul Watzlawick soll dazu gesagt haben: „Wer nur einen Hammer besitzt, für den sieht alles aus wie ein Nagel.“

Dazu sind aus meiner Sicht folgende Maßnahmen notwendig:

  • Wünschenswerte Excel-Techniken identifizieren und bekannt geben
  • Standards (Modellierung, Methoden, Funktionalitäten) für die Anwendung von Excel entwickeln und im Unternehmen einführen.
  • Mitarbeiter gezielt weiterbilden oder Wissen durch „Key-Employees“ multiplizieren
  • Mitarbeiter im Controlling implementieren, die die Prozesse und Aufgaben des Controllings sowie SAP&Co. kennen, exzellenten Überblick über Excel haben und in der effizienten & effektiven Anwendung beraten können.

Fazit

Excel kann und sollte mit den vorhandenen IT-Systemen (SAP & Co.) zusammen und  ergänzend eingesetzt werden. Dazu sollten die Excel-Anwender im Controlling über klare Richtlinien oder einen Überblick über die einzusetzende Modellierung und die einzusetzenden Techniken verfügen.

Im Sinne der effizienten Anwendung sollten die Kenntnisse der Controller gezielt  erweitert und auf Standards gesetzt werden.

Im Sinne der Effektivität sollte überlegt werden, für welche Aufgaben Excel eingesetzt  werden kann und welche Funktionalitäten dabei verwendet werden sollten.

Hier gibt es verschiedene Lösungsansätze, wie ich in dieser Serie zu zeigen  versucht habe.

Dazu sollten bewusst nur Hinweise auf Excel-Techniken geliefert werden. Diese  Techniken kann sich jeder Interessierte leicht über die zahlreich vorhandene  Fachliteratur aneignen.

Nutzen Sie die Stärken von SAP & Co. im Verbund mit Excel und vermeiden die Schwächen!

In diesem Sinne: Carpe Excel!

Wird hier fortgesetzt….

EXCEL-Tipp: Einzige Methode „Harte“ Zeilenumbrüche zu löschen

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel soll eine Zeichenfolge, die einen „harten“ Zeilenumbruch aufweist, bearbeitet werden. Der „harte“ Zeilenumbruch ist ein nicht druckbares Steuerzeichen und lässt sich daher mit Suchen & Ersetzen auch nicht beseitigen. Hier sind wieder Funktionen aus der Kategorie TEXT gefragt:

Excel-Techniken

Funktion SÄUBERN entfernt alle nicht druckbaren Zeichen einer Zeichenfolge.

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.

10 wichtige Tricks für Powerpoint!

Die folgenden „Tricks & Tipps“ sind eigentlich recht simpel, interessanterweise aber wenig bekannt. Dabei helfen sie Zeit zu sparen. Diese und zahlreiche weitere Tipps zur Erstellung Ihrer Präsentationen erhalten Sie im Seminar Management-Presentations.

  1. Um gleichmäßige (symmetrische) Objekte (Quadrate, Kreise) zu erstellen, halten Sie beim Ziehen die ¨-Taste gedrückt. Linien und Pfeile werden mit dieser Technik entweder gerade oder in einem 45°-Winkel ausgerichtet.
  2. Mehrere gleichartige Zeichenobjekte können Sie nacheinander erzeugen, wenn Sie das entsprechende Symbol in der Zeichen-Symbolleiste doppelt anklicken, Um das Symbol wieder zu deaktivieren, klicken Sie es erneut an.
  3. Durch zusätzliches Betätigen der <Strg>-Taste beim Erstellen eines Objekts wird es von seinem Mittelpunkt aus erzeugt, d.h. der erste Anklickpunkt wird zum Mittelpunkt des betreffenden Zeichenobjekts.
  4. Über das Menü Ansicht ● Führungslinien erhalten Sie Führungslinien, an denen Sie sich beim Zeichnen orientieren können. Benötigen Sie mehr als die zwei Linien, so ziehen Sie eine davon mit gedrückter -Taste.
  5. Durch Aktivieren des Befehls Ausrichten ● An Form des Menüs Zeichnen können Sie Objekte an anderen Objekten ausrichten.
  6. Öffnen Sie das Menü Zeichnen ● Ausrichten Am Raster um das Raster aus- bzw. einzuschalten.
  7. Um ein Objekt bei eingeschaltetem Raster frei positionieren zu können, halten Sie beim Verschieben des Objekts die <Alt>-Taste gedrückt.
  8. Über den Befehl Am Raster Ausrichten des Fly-Out-Menüs Zeichnen können Sie festlegen, wie das Objekt am Raster ausgerichtet werden soll.
  9. Durch <Strg>- + D können Sie Objekte einfach „Duplizieren“. Damit ersparen Sie sich ein <Strg>- + C und anschließendes <Strg>-+ V.
  10. Durch Ziehen von Objekten mit gedrückter <Strg>-Taste können Sie ebenfalls kopieren.

Viel Erfolg

Ihr

Rainer Pollmann

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 5)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Datenverdichtung und der Datenanalyse

Nach erfolgreichem Import von Daten aus dem Vorsystem werden diese meist im nächsten Schritt aus anderen Excel-Dateien um dort vorhandene Informationen ergänzt. Dies geschieht meist mit der Funktion SVERWEIS, führt aber bei großen Datenmengen (>3000) zu einer starken Belastung des Arbeitsspeichers. Manche Anwender schalten das automatische Neuberechnen in Excel aus, weil jede kleinste Änderung die Performance beeinträchtigt.

Mögliche Alternativen:

  • Setzen Sie die Funktionen INDEX und VERGLEICH ein.
  • Nutzen Sie MS Query (Anmerkung April 2015) oder Power Query, um Daten mehrerer Excel-Dateien zusammenzuführen, ohne dass Verknüpfungen in den Zellen entstehen. Durch diese Technik entstehen deutlich kleinere Dateien! Denn die Zeichen in den Bezügen sorgen für großen Speicherbedarf von Excel-Dateien.

Um Daten zu verdichten, zu sortieren und/oder zu filtern werden gerne die entsprechenden Excel-Funktionalitäten eingesetzt. Wer schon einmal mit der Pivot-Tabelle gearbeitet hat, wird gerne auf die Sortierung, den Autofilter u.ä. verzichten. Ist ein Controlling ohne Pivot-Tabelle denkbar? Zumal in der Pivot-Tabelle sehr ähnliche Instrumente als Oberfläche von MIS-Systemen verwendet werden.

  • Sie können dadurch auf den Import von Daten verzichten!
  • Die Daten bleiben physisch im Datenbanksystem und werden von der Pivot-Tabelle „lediglich“ verdichtet.
  • Solange Ihr PC mit genügend RAM ausgerüstet ist, gibt es keine Beschränkungen, was die Zahl der Datensätze betrifft!
  • Mit dem Öffnen der jeweiligen Excel-Datei wird die Pivot-Tabelle automatisch aktualisiert!

Wird hier fortgesetzt…..

EXCEL-Tipp: Zeichen auf mehrere Zellen aufteilen

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel ist eine Zeichenfolge in eine Spalte geschrieben, sollte aber auf zwei Spalten verteilt sein.

Das kann leicht mit dem Textkonvertierungsassistenten geschehen, wenn sich Trennzeichen wie

  • Tabstopps
  • Semikolon
  • Komma
  • Leerzeichen
  • Oder andere finden lassen.

Excel-Techniken

Menü Daten ● Text in Spalten (Excel 2003)

Register Daten ● Text in Spalten (Excel 2007 und jünger)

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.