Was ist denn eigentlich dieses PowerPivot?

In meinen Seminaren werde ich häufig auf PowerPivot angesprochen. Typische Frage:

  • Was kann die Pivot Tabelle denn nun mehr!
  • Was gibt es Neues durch PowerPivot?
  • Benötige ich PowerPivot wirklich?
  • Wie bekomme ich meine IT-Abteilung dazu, dass sie mir das installiert?
  • Gibt es PowerPivot auch für mein Excel 2003?

Hier die Antworten auf die diese Fragen:

Was ist PowerPivot? Eine leistungsstarke Pivot-Tabelle?

In vielen Unternehmen wird der SQL Server von Microsoft als Datenbank-System für(z.B.)  SAP eingesetzt. Der SQL Server ermöglicht über  die so genannten Server Analysis Services das Online Analytical Processing (OLAP). Dabei werden Daten aus relationalen Datentabellen in mehrdimensionalen Datenstrukturen (Cube) zusammengeführt. Microsoft hat durch ein Entwicklerteam diese OLAP-Fähigkeiten als PowerPivot in Excel integriert. Daher sind PowerPivot-Modelle nichts anders als lokale Cubes, die durch eine Pivot-Tabelle ein BI-Tool werden und als Dashboard verwendet werden können.

Welchen Nutzen bietet PowerPivot? Was gibt es Neues in der Pivot-Tabelle durch PowerPivot?

Nichts wirklich Neues! Aber wirklich viel Praktisches im Detail.  Der prinzipielle Aufbau einer Pivot-Tabelle bleibt gleich, Zeilen und Spalten-Überschriften, berechnete Werte im Schnittpunkt. Die Möglichkeit zu Filtern, Sortieren etc., das alles bleibt beim Alten.  Das Design hat sich geändert. Endlich sagen die Beschriftungen, was passiert: das ehemalige Seitenfeld wurde endlich zu dem, was es tut: zum Berichts-Filter. Der alte Layout-Assistent wurde durch eine interaktive Feldliste ersetzt, was anfangs Gewöhnung erfordert, aber dann wirklich praktisch ist.
Nicht von PowerPivot abhängig, aber gleichzeitig eingeführt sind die sogenannten Datenschnitte. Das sind richtige Design-Filter! Mit netter Benutzeroberfläche (leider mit Eigenleben was das Design betrifft) erlauben sie den eleganten Aufbau von Filtern, die nun auch von Excel-Einsteigern intuitiv benutzt werden können (Der Aufbau erfordert aber schon KnowHow!).

Was bringt mir PowerPivot dann?

Die eigentliche Stärke von PowerPivot liegt in unseren Augen daher auch nicht an der Oberfläche von Pivot, sondern vielmehr an der Versorgung der PivotTabelle mit Daten!  Konnte man seit Excel 5.0 (1995!) mit MS-Query schon Daten aus verschiedensten Quellen für EXCEL als Tabelle oder  verdichtet als PivotTabelle zur Verfügung stellen, so kann man dies nun synchron aus mehreren Datenquellen tun.

D.h. MS-Query konnte Daten entweder aus EXCEL oder aus Datenbanken (ACCESS, SQL-Server & Co.) oder aus Textdateien etc. verknüpfen. PowerPivot kann diese Quellen nun alle gleichzeitig abfragen und vor allem: auch Verknüpfen! Zu den gelieferten Daten aus dem SQL-Server kann man nun Daten aus TXT-Dateien verknüpfen und obendrein noch mit einer eigenen kleinen EXCEL-Nachschlagetabelle ergänzen. Die Beziehungen werden aufgebaut, wie Sie es aus MS-Query, ACCESS o.ä. bereits kennen: einfach durch Ziehen!  Weiterhin lassen sich Berechnungen nun – völlig ohne SVERWEISE! – performant und elegant über mehrere Tabellen hinweg realisieren. Die DAX-Funktionen verarbeiten auch riesige Datenmenge mit enormer Geschwindigkeit.  Auch nimmt der Speicherbedarf ab: die Dateien werden, wie ja bei Excel im .XLSX-Format üblich, wesentlich kleiner.

 Big Data mit PowerPivot?

Big Data ist kein genau definierter Begriff, vielmehr eher ein Modewort. Niemand wird auf die Idee kommen, Daten im Volumen von  Exabyte mit Excel aufzubereiten, aber wir haben hier Datenbestände von bis zu 4GB Rohdaten mit wirklich blitzschnellen Antwortzeiten analysiert und sind begeistert! Das Importieren der Daten und das Laden der großen Datei dauert selbstverständlich seine Zeit, aber die Analyse hat Antwortzeiten, die OLAP-Anforderungen schon recht nahe kommen (Siehe hier im BLOG: BI mit Tools von Microsoft – aus Sicht eines Controllers).

Hat PowerPivot auch Nachteile?

Bisher ist uns nur ein Punkt negativ aufgefallen:
Gruppierungen sind nicht mehr so einfach möglich.  Die kann man sich über Verweistabellen erstellen und pflegen. Damit hat man allerdings auch den Vorteil, dass man Veränderungen bei den Gruppierungen und damit die Zuordnung von „Außen“ steuern kann. Ansonsten werden die Modelle selbst bei großen Datenmengen kleiner und schneller.

Benötige ich PowerPivot denn wirklich?

Wenn es nur um die Pivot-Tabelle geht, also eine dynamische Datenanalyse auf der Basis einer Datenquelle: Nein!

Es gibt wenig, das Sie nicht auch – mit dem entsprechenden Know How – auch in der „alten“ Pivot-Tabelle tun konnten. Was dort aber mit Tricks und Umwegen machbar war, wurde in PowerPivot sehr komfortabel integriert. Nach relativ kurzer Lernphase können Sie hier Prozesse so vereinfachen, dass unterm Strich eine große Zeitersparnis eintritt. Kennzahlen und Auswertungen früher, verlässlicher und damit auf „billiger“ zu bekommen, flexibel zu sein ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen. Wir finden: das sind gute Argumente für PowerPivot!

Aber der große Vorteil der PivotTabelle ist die Fähigkeit mit großen Datenmengen, bei denen Berechnungen permanent aktualisiert werden müssen (und bei Bedienung der Filter entstehen Neuberechnungen!) zu arbeiten. Dazu muss man sich allerdings Kenntnisse der DAX-Funktionen aneignen.

Fazit: was ist nun PowerPivot?

PowerPivot ist aus der Sicht des Anwenders eine „Erweiterung der PivotTabelle“ für die Datenübernahme. Neue Funktionalitäten bei der Verdichtung werden nicht geboten, jedoch stellt Microsoft nun kostenlos die OLAP-Technologien zur Verfügung, die man in früheren Versionen des SQL-Servers teuer mit den Analysis-Services zukaufen musste. Es können heterogene Datenquellen wie Datenbankserver-Systeme, Excel-Dateien und Textdateien nach Excel verbunden werden. Die Daten lassen sich über Schlüsselkriterien sehr performant miteinander verknüpfen und mit den DAX-Funktionen lassen sich komplexe Berechnungen durchführen. Datenselektion und Vorverdichtung sind einfach und mit sehr guter Performance realisierbar.

Braucht man PowerPivot?

Nein! Aber ist es empfehlenswert? Unbedingt! (Nachtrag 9/2019: Mit Power Query-Modellen verbunden, lassen sich nun noch mehr Datenquellen nutzen und Daten auch  in der Struktur verändern.)

Mehr dazu in unserem Seminar Pivot und Powerpivot in Excel!

Gibt es PowerPivot auch für Excel 2003?

Klare Antwort: Nein.!
PowerPivot Wurde erst mit EXCEL-Version 2010 als AddIn eingeführt. Als User konnte man sich das AddIn in der 32- oder 64-bit-Version von der Seite http://www.powerpivot.com downloaden und installieren. Vorsicht: die Version 32/64-bit ist nicht vom Betriebssystem, sondern von der installierten EXCEL-Version abhängig! Glücklicherweise wurde die Installationsroutine verbessert und verhindert das Installieren der falschen Version.  Seit EXCEL 2013 ist PowerPivot bei der Installation von EXCEL bereits enthalten und muss nur noch durch einen Klick auf Power View Berichte aktiviert werden. Eventuell ist eine Installation oder Aktualisierung von Silverlight und .NET-Framework, beides Programmentwicklungsumgebungen von Microsoft, erforderlich.

Wie bekomme ich meine IT-Abteilung dazu, dass sie mir das installiert?

Auch das ist schnell beantwortet: EXCEL2003 und 2007-User brauchen zuerst die Version 2010 oder aktueller. User der Version 2013 und jünger haben PowerPivot bereits.  Nur falls Sie EXCEL 2010 nutzen, müssen Sie Ihre IT-Administratoren noch vom Nutzen von PowerPivot überzeugen. Dann bekommen Sie – oder vielleicht das ganze Unternehmen – sicher Zugriff!

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