Archiv für den Monat Januar 2014

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil 4)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.  Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..  In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.  Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Datenimports und der Anzahl der Datensätze

Im Fachbereich Controlling werden in der Regel zahlreiche IT-Systeme verwendet. Dabei dürfte SAP das am meisten eingesetzte ERP-System sein. Aus SAP & Co. werden die ge-wünschten Daten in irgendeinem Datenformat als Datei oder unmittelbar in eine Excel-Tabelle exportiert. Bei diesem Verfahren entsteht jedoch ein erheblicher Aufwand in der Nachbearbeitung der Daten. Die Ursache dafür sind der wenig „Excel-freundliche“ Aufbau und die Struktur der exportierten Standard-Berichte .
Mit sehr hohem manuellem Aufwand, teilweise mit VBA-Programmierung oder mit Zusatz-Tools werden diese Reports in Excel-Listen verwandelt. Dies ist völlig unnötig!

Alternative 1:

Sie könnten in Ihrem Vorsystem spezielle, für den Export nach Excel vorgesehene Berichte generieren (lassen). Hier stelle ich immer wieder fest, dass in diesem Bereich die Kenntnisse der Controller zur Berichtserstellung (z.B. in SAP) oder auch die Kenntnis über die vorhande-nen Berichte, Tabellen recht gering sind. Damit besteht eine Abhängigkeit von internen oder externen Experten!

Alternative 2:

SAP & Co. werden in Verbindung mit Datenbanksystemen (z.B. Oracle, SQL Server, DB2, etc.) eingesetzt. Mit einfachen Mitteln lässt sich eine Verbindung zwischen Datenbanksystem und Excel aufbauen (ODBC), mittels der Daten nach Excel exportiert werden können. Mit diesem Verfahren entfallen die üblichen Nacharbeiten eines Dateiimports. Die Schnittstelle ODBC wird über die Sprache SQL gesteuert, wofür Microsoft im Rahmen des Office-Paketes ein Tool MS Query zur Verfügung stellt.

Alternative 3 (Ergänzung vom April 2015):

Sie erstellen mit Hilfe des Add-Inn Power Query eine Datenmodell, in das sie die exportierten (SAP-)Dateien einladen. Dabei stellt Power Query automatisiert die von Ihnen benötigen Strukturen ohne Programmierung her.

So entsteht eine dynamische Verbindung zwischen Ihrem Excel-Modell und der Datenbank, die stets die aktuellen Daten in einem genau beschriebenen Umfang „liefert“. Der Vorteil:

  • Kein Datenfriedhof mit 65.000 oder mehr (Excel 2007 oder jünger) Datensätzen!
  • Die Dateien, die Sie nach der beschriebenen Modellierung erstellen und über MS Query mit den notwendigen Daten befüllen, sind deutlich kleiner als 1 MB! (Beispiel 3 im Downloadbereich).
  • Die Daten lassen sich auf „Knopfdruck“ aktualisieren.

„Datentopf“

Sollten Sie keine Zugriffsberechtigung auf das primäre Datenbanksystem erhalten, können Sie als Alternative den benötigten Datenbestand periodisch aus dem Primärsystem in eine zweite, dezentrale Datenbank schreiben lassen.
Sollte auch das nicht möglich sein, richten Sie sich das dezentrale Datenbanksystem (Anmerkung April 2015: Das gilt auch, wenn Sie Power Query einsetzen! Siehe dazu diesen Blog-Eintrag Single-source-of-truth) selbst ein und „füttern“ es mit den als Datei exportierten Standardberichten. Das bedeutet einen gewissen Erstellungsaufwand, zahlt sich aber durch den Zeitgewinn aus!

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Konzepte, um Daten nach Excel zu importieren

Wird hier fortgesetzt…..

EXCEL-Tipp: Nachgestelltes Minuszeichen nach vorne, Variante 1

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Gerade aus SAP werden negative Zahlen häufig mit einem nachgestellten Minuszeichen „geliefert“. Dadurch liegt dann in Excel ein Text und leider keine Zahl in der Zelle vor. Text-Funktionen können auch hier wieder helfen:

  1. LÄNGE ermittelt die Anzahl der Zeichen, aus denen eine Zeichenfolge besteht.
  2. RECHTS liefert die Zeichen, die am rechten Rand einer Zeichenfolge zu finden sind.
  3. LINKS liefert die Zeichen, die am linken Rand einer Zeichenfolge zu finden sind.
  4. VERKETTEN verbindet einzelne Zeichen oder Zellinhalte zu einer Zeichenfolge.

Excel-Techniken

Funktion LÄNGE

Funktion RECHTS

Funktion LINKS

Funktion VERKETTEN

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil3)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem des Entwurfs und der Dokumentation

Excel lädt sehr stark dazu ein, spontan zu arbeiten. Das führt dazu, dass Tabellen zunächst einmal „irgendwie“ erstellt, im Laufe der Zeit erweitert und anpasst werden, um irgendwann völlig unübersichtlich zu sein. Noch dazu Unmengen an Datensätzen zu enthalten und nicht mehr beherrschbar zu sein. Selbst der Schöpfer dieses Modells findet sich nur schwer darin zurecht, wie soll das Kolleginnen/Kollegen gelingen, die ebenfalls mit diesem Modell arbeiten oder es weiterentwickeln sollen? Denn natürlich hat niemand dieses Modell dokumentiert, noch nach einem gemeinsamen Standard gearbeitet!

Meine Empfehlung:

  • Investieren Sie Zeit für die Planung des Modells.
  • Überlegen Sie sich, welche Aufgabe das Modell erfüllen soll und welche Funktionalitäten Sie dazu benötigen.
  • Dokumentieren Sie Ihr Modell, damit Sie selbst und andere dieses Modell langfristig durchschauen!

Ein Excel-Modell zu dokumentieren ist sehr sinnvoll, leider nimmt kaum jemand diesen Aufwand auf sich. Diese Problematik könnte gemildert werden, in dem bestimmte Vorgehensweisen zum verbindlichen Standard erklärt werden.

  • Angefangen bei einer standardisierten Modellierung,
  • über Standards in der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten,
  • das „Verbot“ der Anwendung bestimmter Techniken / Funktionalitäten (z.B. SVERWEIS).

Wie könnte solch eine standardisierte Modellierung aussehen? Sie sieht eine Trennung von der Eingabe/dem Import der notwendigen Daten, von der Verarbeitung und der Ausgabe vor.

PRTModell2.0

Das PRT-Modell von 1997

Basisdaten

Auf dem  Tabellenblatt Basisdaten werden Daten aus anderen Systemen (per ODBC oder mit Power Query) importiert oder manuell eingegeben. Hier gibt es keinerlei Berechnungen. Damit Excel nicht als zusätzliche Datenbank verwendet wird, umfasst der Datenbestand auf diesem Tabellenblatt nur die für die Aufgabenstellung notwendigen Daten. Es wird keine historischen Daten importiert, nur die absolut notwendigen.

Zentrale Variablen

Auf einem Tabellenblatt mit dem Namen „Werte“ werden die für das Modell relevanten Variablen zentral untergebracht. Auch hier erfolgt keine Berechnung. Dies können Werte sein wie Zielrenditen, der EURO-Referenzkurs, Zuschlagssätze für die Kalkulation, Kostenstelleninformationen, usw.. Auf dieser Ebene werden auch die im Modell verwendeten Namen dokumentiert sowie die Änderungen am Modell.

Verarbeitung

Auf den sogenannten Berechnungs-Blättern erfolgen die notwendigen Berechnungen, indem Basisdaten und Basisvariablen per „Verknüpfungen“ verbunden werden. Natürlich reicht in der Regel ein Berechnungsblatt nicht aus. Daher werden die zahlreichen Berechnungsblätter per „Verknüpfungen“ nach dem Prinzip der Einbahnstraße verbunden. D.h. die Verknüpfungen verlaufen immer von Blatt zu Blatt in eine Richtung, niemals zurück (Zirkelbezüge!).

Frontend

Auf diesem Blatt erfolgt die Darstellung der wichtigsten Zahlen, als Oberfläche eines Informationssystems. Die Benutzeroberfläche/das Frontend kann aus mehreren Tabellenblättern bestehen, die Diagramme, Tabellen, Kennzahlenbäume enthalten Die Datenselektion erfolgt dynamisch per Schaltflächen, die Benutzerführung per Hyperlinks.

Die „Verknüpfungen“ in solch einem Modell erfolgen über benannte Zellen und Bereiche. Damit kann die Fachsprache des Controllings für „sprechende Formeln“ verwendet werden, das Bilden von „typischen“ Kennzahlen erfolgt intuitiver. Es empfiehlt sich bei Einsatz von Bereichsnamen eine Dokumentation der festgelegten Namen.

Der Vorteil dieser seit 1997 bewährten Modellierung:

  • Das Grundprinzip aller IT-Systeme, nämlich Trennung der Eingabe von Verarbeitung und Ausgabe (EVA-Prinzip), ist erfolgreich umgesetzt.
  • Trennung von so genannten „Veränderbaren Zellen“ (Zellen ohne Formeln, Funktionen, Verknüpfungen = Eingabezellen) und „Formelzellen“ auf verschiedenen Blättern.
  • Einsatz von Namen für Zellen und Zellbereiche (Kommunikation mit dem Anwender!) sowie „Verknüpfungen“
  • Soll das Modell sehr dynamisch sein, dann empfiehlt es sich mit Matrix-Funktionen (MTRANS, INDEX, VERGLEICH, BEREICH.VERSCHIEBEN) zu arbeiten.
  • Datenbank-ähnlicher Aufbau
  • Jedes Excel-Modell, das nach diesem Prinzip entwickelt wurde, ist beliebig erweiterungsfähig.
  • Die einzelnen Hierarchien lassen sich durch entsprechende Registerfarben darstellen. Damit nehmen Sie eine einfache Form der Dokumentation vor (z.B. Basisdaten + Werte = schwarz, Verarbeitung = blau, Frontend = grün).
  • Wenn Sie mit Szenario-Manager und dem Solver arbeiten wollen, so können Sie dies auf diesen Blättern tun. Veränderungen hier wirken sich durch den Modellaufbau auf das gesamte Modell aus.
  • Tabellenblätter, auf die der Anwender keinen Zugriff erhalten soll, werden ausgeblendet.
  • Sind alle Formeln und Funktionen überprüft, können für die Berechnungsblätter und das Frontend die Schutzfunktionen von Excel verwendet werden. Tritt ein unerwarteter Wert oder ein Fehlermeldung auf, kann die Ursache schnell bei den „Basisdaten“ und den „Werten“ gesucht werden. Zeitersparnis beim Fehler-Management!

So könnte eine sehr flexible Standard-Modellierung in einem Unternehmen aussehen. Jeder Mitarbeiter findet sich in so einem Modell über die Registerfarben sofort zurecht. Das Modell kann mit den Anforderungen wachsen und benötigt für die Steuerung maximal zehn Funktionen, ist sehr klein (max. 2 MB, wenn Power Query eingesetzt wird!), wie die Teilnehmer des Seminars Dashboards mit Excel erstellen wisse. 😉

Wird hier fortgesetzt…..

EXCEL-Tipp: Anglomerikanisches Datumsformat umwandeln

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel soll ein auf drei Spalten verteiltes Datum in angloamerikanischer Schreibweise in einer Zelle vereinigt werden mit einer kontinentaleuropäischen Darstellung.

Das kann leicht mit der Funktion DATUM aus der Kategorie DATUM & ZEIT geschehen.

Excel-Techniken

Funktion DATUM

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.

Was ist denn eigentlich dieses PowerPivot?

In meinen Seminaren werde ich häufig auf PowerPivot angesprochen. Typische Frage:

  • Was kann die Pivot Tabelle denn nun mehr!
  • Was gibt es Neues durch PowerPivot?
  • Benötige ich PowerPivot wirklich?
  • Wie bekomme ich meine IT-Abteilung dazu, dass sie mir das installiert?
  • Gibt es PowerPivot auch für mein Excel 2003?

Hier die Antworten auf die diese Fragen:

Weiterlesen

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil2)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität  anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten. Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm.. In zahlreichen Publikationen zum  Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass  aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei. Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen! Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur  Modellierung und Nutzung von Excel (CEP). Aus diesen und weiteren Gründen können  auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler  unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unter-nehmen nicht oder zu spät erkannt. Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus  dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar! In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Keep it simple!

Die Möglichkeiten von Excel für das Controlling sind nahezu unbegrenzt. Die Grenzen  werden allein von der Leistungsfähigkeit der Hardware gesetzt. Als Excel-Anwender  versuchen wir immer die „Eier-legende-Wollmilchsau“ zu erstellen. Damit ist z.B. eine Tabelle gemeint, in die Zahlen eingegeben, berechnet und für das Reporting „schön“ formatiert werden. Dafür gehen wir in der Regel zahlreiche excel-technische  Kompromisse ein und „missbrauchen“ Excel.

  • Eingabezellen versteckt in einem nicht wahrgenommenen Zellbereich.
  • Ausgeblendete (Hilfs-)Spalten/Zeilen.

Am schlimmsten sind die Modelle, in denen zahllose Excel-Dateien miteinander verknüpft sind. Dadurch entstehen zum Teil Bezugszeichenfolgen von mehr als 1024 Zeichen in den Zellen. Diese werden von Excel abgeschnitten und sind letztlich  unbrauchbar!

Wie aber sieht ein Excel-Workflow“ im Controlling für „typische“ Aufgabenstellungen  (z.B. Reporting) aus?

In einem ersten Schritt werden Daten aus einem ERP-System

  1. nach Excel übernommen.
  2. Diese übernommenen Daten müssen in der Regel nachbearbeitet, verdichtet und  ergänzt werden, damit die für die jeweilige Aufgabenstellung notwendige Daten-basis entsteht.
  3. Nicht notwendigerweise im nächsten Schritt, aber sehr häufig müssen Daten analysiert werden.
  4. Excel ist nach wie vor das am meisten eingesetzte Tool, wenn es um das Thema Reporting geht. Also werden für das Management geeignete Tabellen und  Diagramme erstellt.
  5. Das Thema Planung / Simulation mit der Frage „Was-wäre-wenn“ wird gerne mit Excel-Modellen gelöst und ergibt sich meistens aus der Suche nach den Ursachen  für Abweichungen.
  6. Gerne wird versucht, Teile dieses Workflows oder alles per Makro-Aufzeichung  oder VBA-Programmierung zu automatisieren.
Typischer Workflow im Controlling
Typischer Workflow im Controlling

ERP (Enterprise Resource Planning) -System ist eine komplexe Anwendungssoftware zur  Unterstützung der  Ressourcensteuerung eines gesamten Unternehmens, wie z.B. SAP, Oracle E-Business Suite, Navision u.a.)

Vordenken. Nicht nachdenken!

Jeder dieser Teilschritte wird mit einem erheblichen Zeitaufwand erbracht. Mit ein paar wenigen Änderungen im Gesamtkonzept kann hier erheblich Zeit eingespart  werden! Dies beginnt bereits mit dem Aufbau eines Excel-Modells.

Wird hier fortgesetzt…..

EXCEL-Tipp: Zellinhalte zu einer Zeichenfolge verbinden

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Im vorliegenden Beispiel soll eine auf fünf Spalten verteilte Rechnungsnummer in einer Zelle vereinigt werden. Das kann leicht mit der Funktion VERKETTEN aus der Kategorie TEXT geschehen. Das Ergebnis einer Text-Funktion ist allerdings immer ein Text. Im zweiten Schritt muß also das Textformat in ein Zahlenformat verwandelt werden:

  1. Verbindung der fünf Zeichen zu einer Zeichenfolge.
  2. Umwandlung der Zeichenfolge in eine (berechenbare) Zahl.

1.2       Excel-Techniken

Funktion VERKETTEN

Funktion WERT

&-Zeichen

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.

Excel ist tot – es lebe Excel (Teil1)

Controller untersuchen und beurteilen traditionell die Effizienz und Effektivität anderer Fachbereiche, müssen aber zunehmend den Nachweis erbringen, selber so zu arbeiten.
Excel ist eines der wichtigsten Standardprogramme im Controlling und Finanz- & Rechnungswesen vieler Unternehmen. Excel wird für die Planung & Budgetierung eingesetzt, für das Reporting, für Simulationen uvm..
In zahlreichen Publikationen zum Thema Planung, Risiko-Management, Treasury-Management u.a. wird festgehalten, dass aus vielen Gründen Excel für solche Aufgaben ungeeignet sei.
Diese Kritik an MS Excel ist so nicht zutreffend, denn die Ursachen sind nicht in den „Beschränkungen“ von MS Excel, sondern in den Kenntnissen der Anwender und der Anwendungsphilosophie in den Unternehmen zu suchen!
Kaum ein Unternehmen besitzt aber Nutzungskonzepte, Definitionen von notwendigen Excel-Kenntnissen für Mitarbeiter, eine Richtlinie zur Modellierung und Nutzung von Excel (CEP).
Aus diesen und weiteren Gründen können auf Excel-Modellen basierende Entscheidungen ein großes Risikopotenzial darstellen. So werden Excel-Modelle meist unabsichtlich fehlerhaft und ineffizient erstellt und Fehler unbemerkt im Informations- und Steuerungsprozess fortgeführt (Garbage in, Garbage Out). Im schlimmsten Fall werden hier existenzgefährdende Risiken für das Unternehmen nicht oder zu spät erkannt.
Ganz abgesehen von den Sanktionen, die sich aus dem Verstoß gegen gesetzliche Regelungen wie die MaRisk, KonTraG und SOX ergeben. Sie sollten also den Einsatz von Excel in Unternehmen genauer unter die Lupe nehmen. Denn nach wie vor ist Excel unverzichtbar!
In dieser Beitragsserie soll eine alternative Anwendungsphilosophie dargestellt mit der der Excel-Workflow im Controlling optimiert werden kann. Es werden keine Excel-Techniken vermittelt.

Problem der Excel-Kenntnisse

Excel wird unterschätzt, weil es in vielen Controlling-Abteilungen ineffizient eingesetzt wird. Ineffizient deswegen, weil Controller in der Regel über überdurchschnittlich viele Excel-Kenntnisse verfügen, aber leider nicht die über die „richtigen“.
Sehr gute Excel-Kenntnisse werden in jedem Controller-Stellenprofil gefordert. Was aber heißt das: „Sehr gute“ Excel-Kenntnisse?

Meist befinden sich Controller in Situationen, in denen sie dank ihrer Excel-Dateien die be-kannten Excel-Funktionalitäten nicht mehr zur Lösung der Aufgabe einsetzen können. Con-troller nutzen nach meiner Wahrnehmung viel „zu Früh“ das Instrument VBA-Programmierung, obwohl „Excel-Bordmittel“ ebenfalls zum Ziel führen würden und dazu noch schneller. Wer die Programmierung nicht beherrscht, wendet sich an einen internen oder externen (meist fachfremden) „Excel-Guru“, der exceltechnisch gesehen eine perfekte und geniale Lösung für die aktuelle Aufgabe erstellt.
Leider kennt dieser Experte nicht den Workflow im Controlling, sonst würde in den meisten Fällen eine viel einfachere Lösung gefunden werden.

Im Folgenden einige Beispiele, die mir immer wieder in den Controlling-Abteilungen von großen Unternehmen begegnen:

Beispiel 1:

Die Funktion SVERWEIS (engl. VLOOKUP) aus der Kategorie der Matrix-Funktionen (Lookup & References) ist den meisten Controllern geläufig. Sie wird gerne verwendet, um Werte/Texte aus Datenlisten zu suchen und anzuzeigen. Die Funktion SVERWEIS weist aber gewisse Einschränkungen auf. So werden die kompliziertesten Excel-Modelle erstellt, nur um mit der Funktion SVERWEIS zu arbeiten zu können. Dabei wäre eine Kombination der Matrix-Funktionen INDEX und VERGLEICH wesentlich flexibler; und fordert den Arbeitsspeicher (RAM) bei weitem nicht so stark, wie das bei SVERWEIS der Fall ist. Die Funktionen INDEX und VERGLEICH sind aber in Controller-Kreisen weniger bekannt. In einem Unternehmen hat ein „Excel-Guru“ sogar eine SVERWEIS-Funktion programmiert, die in jede Richtung sucht und arbeitet. Bewundernswert, aber unnötig und damit ineffektiv!
(Anmerkung aus dem Dezember 2019: Microsoft hat die Funktion SVERWEIS überarbeitet. Sie ist nun deutlich performanter geworden!)

Beispiel 2:

Beliebt ist auch die mehrfache Verschachtelung der Funktion WENN, um beispielsweise Intervalle auszulesen. Das gelingt mit den Funktionen SVERWEIS oder INDEX / VERGLEICH viel einfacher, wenn man eine aufsteigende Sortierung verwendet. Ineffektiv!

Beispiel 3:

Unausrottbar scheint auch die Technik zu sein, eine Zellbearbeitung abzuschließen, indem man auf eine andere Zelle klickt oder Funktionen über die Tastatur zu schreiben. Häufig geht das gut, meistens zerstört man dabei die gerade aufgebauten Zellbezüge. Diese Technik wird seit „Generationen“ von Excel-Anwendern weitergereicht, führt aber zu großem Zeitverlust. Denn der Zellbezug muss wiederhergestellt werden, Fehler der Formel durch (Ver)Schreiben über die Tastatur korrigiert werden. Ineffizient

Beispiel 4:

Manchmal sind auch ganz einfache Tasten-Kombinationen oder Techniken unbekannt, die aber unglaublich viel Zeit im normalen Tagesablauf einsparen können. Für diese Aufgabe kann man 10-15 Minuten benötigen oder aber 40 – 45 Minuten. Das entspricht einer Zeitersparnis von ca. 75%!

Beispiel 1 und 2 zielen auf das Thema Effektivität (Das Richtige tun), während Beispiel 3 und 4 mehr auf das Thema Effizienz zielen (das Richtige richtig tun). Das hört sich banal an, scheint aber in der Praxis schwierig zu sein.
Was möchte ich damit zum Ausdruck bringen? Nach meiner Beobachtung sind bei Controllern überdurchschnittlich umfangreiche Excel-Kenntnisse vorhanden, die teilweise nicht richtig eingesetzt werden.
Auf der anderen Seite sind geradezu banale, enorm zeitsparende Techniken völlig unbekannt, weil solche Techniken nicht gelehrt oder gesucht werden!
Meine Beobachtung ist:
Es scheint erstrebenswert zu sein, sich als „Excel-Guru“ zu positionieren, weil zahlreiche, komplexe Techniken beherrscht werden. Es scheint weniger erstrebenswert zu sein, einfache, aber effiziente Lösungswege zu beherrschen!

Wird hier fortgesetzt…..

Box-Plot-Diagramm

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind und erarbeiten Optimierungsvorschläge. Als Chart des Monats publizieren wir dann diesen Vorschlag auf unserer Homepage.ChartDesMonatsJanuar2014

Neulich wurden wir in einem Workshop nach einem BoxPlot-Diagramm für Excel gefragt. Ein Kurz-Diagramm wäre nach unserer Meinung der naheliegendste Ansatz gewesen, leider ist hier aber der Median nicht abgebildet. Das fanden wir machbar, aber nicht besonders praktikabel. Sehen Sie daher unsere zwei Lösungen. Hier geht´s zum Diagramm….

 

EXCEL-Tipp: Drei Methoden Formeln in Zahlen umzuwandeln

Worum geht es?

Nach der Übernahme von Daten aus dem Primärsystem nach Excel ist häufig festzustellen, dass die Datensätze und Zeichen nicht wie gewünscht in der Excel Tabelle angeordnet werden. Hier kann es die vielfältigsten Überraschungen geben:

  • Datensätze werden in eine Zelle geschrieben
  • Datensätze werden auf zahlreiche Zellen verteilt
  • Formate von Zahlen und Datumsangaben sind nicht numerisch
  • Zahlen haben nachgestellte Minuszeichen
  • u.v.m.

Das folgende Beispiel stammt aus unserem Seminar Datenimport & -analyse mit EXCEL:

Problembeschreibung

Die Funktionskategorie TEXT bietet zahlreiche interessante Funktionen, um nach einem Datenimport die notwendigen Änderungen in Download-Datei vorzunehmen. Allerdings besteht diese Datei dann aus zahlreich Spalten und Zellen mehr, die allerdings alle Funktionen/Formeln enthalten. Diese müssen noch in Werte konvertiert werden. Dazu gibt es drei mögliche Methoden.

Die Lösung sehen Sie in der Beispieldatei.