Chart des Monats November

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Das RKI meldet täglich die Corona-Neuinfektionen in Deutschland und NTV zeigt diese Zahlen in einem dynamischen Diagramm im Web. Wir meinen, dass sich an diesem schönen Diagramm noch etwas optimieren lässt und haben im Chart des Monats daraus ein interaktives, für ein Dashboard taugliches Diagramm gemacht. Hier geht es zum Chart des Monats.

Chart des Monats Oktober

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Welche mobile Anwendung für Videokonferenzen setzen Sie ein?

Arbeiten im Home Office vergrößert die Nutzung von Online-Kollaborationstools, insbesondere solcher für Videokonferenzen. Dies führt zu einer erheblichen Belastung der Server der Anbieter und einem größeren Stromverbrauch. Es ist daher unter dem Gesichtspunkt der Effizienz, aber auch der Umweltverträglichkeit wichtig, die einfachste und effizienteste Lösung zu wählen. Sehen Sie unser Chart des Monats Oktober dazu

Hier geht’s zur Beispieldatei…

Power Query(#020): Funktion Text.PadEnd() / Text.PadStart()

Neulich im Projekt mussten mehrere CSV-Dateien in einem Modell zusammengefasst und darin u.a. Kontierungen aufgefüllt werden. Die CSV-Dateien wurden aus einem IT-System exportiert und enthielten u.a. Kontierungen. Beim Export gingen die führenden Nullen verloren, so dass in der CSV-Datei jeweils „nur“ eine Zahl zu finden war. Für die Lösung dieser Aufgabe habe ich natürlich Power Query eingesetzt, zumal alle Dateien in einem Ordner gespeichert waren und laufend welche dazu kamen.

In Excel haber ich in früheren Versionen die Funktionen VERKETTEN(), WIEDERHOLEN() und LÄNGE() kombiniert, in Power Query gibt es die interessante Funktionen Text.PadEnd() / Text.PadStart(), die Zeichen auffüllen. Genauso, wie die Funktion WIEDERHOLEN(), liefern auch die Power Query-Funktionen eine Zeichenfolge vom Datentyp TEXT:

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Syntax Text.PadEnd()

Text.PadEnd(text as nullable text, count as number, optional character as nullable text)

Das Argument text ist eine Zeichenfolge oder der Inhalt eines Feldes (oder einer „Spalte“) in Power Query, der oder die durch Einfügen eines anderen Zeichens zu einer definierten Zeichenlänge nach der vorhandenen Zeichenfolge aufgefüllt werden soll.

Die gewünschte Zeichenlänge wird durch das Argument count definiert und muss numerisch angegeben werden.

Mit dem Argument character wird das zum Auffüllen verwendete Zeichen angegeben. Werden Zahlen zum Auffüllen verwendet, so müssen diese in Anführungszeichen gesetzt werden (z.B. „0“).

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Syntax Text.PadStart

Text.PadStart(text as nullable text, count as number, optional character as nullable text)

Die Argumente haben die gleich Bedeutung wie bei der Funktion Text.PadEnd(), nur das hier die Zeichen vor die ursprüngliche Zeichenfolge gesetzt werden.

Hier geht es zur Beispieldatei…

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„Excel-Problem (7)“: Dashboards und Managementberichte

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Die Argumentation ist in meinen Augen ein wenig „schräg“. Wieso kommt hier auf einmal PowerPoint ins Spiel? Natürlich wird in vielen Unternehmen PowerPoint für Managementberichte eingesetzt, und natürlich ist das nicht sinnvoll, aber was hat das mit Excel zu tun? Was bedeutet zeitgemäß? Es hat schon seine Gründe, warum Microsoft die Power-Tools entwickelt hat und gerade Excel365 mit neuen Funktionen und dynamischen Arrays als Frontend „fit“ für große Datenvolumina macht.

Diese PowerPivot und Power Query stehen seit Excel2010 zur Verfügung und können als Basis für interaktive Excel-Dashboards genutzt werden. Wenn man weiß, wie es geht (der Autor weiß es offensichtlich nicht oder will es nicht wissen), dann kann man sehr effiziente und sehr effektive Excel-Modell erstellen, Daten detailliert analysieren, zusätzliche Informationen ergänzen und stets aktuell ein Gesamtbild eines Unternehmens liefern.

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Excel ist nun auch für den Anstieg der Corona-Infizierten in Großbritannien verantwortlich

Die Public Health England (PHE), eine Einrichtung des National Health Services (NSH) , erhielt Anfang Oktober von den Testlaboren zahlreiche CSV-Dateien mit den Ergebnissen der Corona-Tests .

Anscheinend wurde von der PHE die CSV-Dateien einzeln per Excel-Makro in Sheets eingefügt. Da die Dateien im *xls-Format gespeichert wurden, konnten nur 65.536 Zeilen pro Sheet gespeichert werden. Die CSV-Dateien waren aber umfangreicher, so dass Zeilen abgeschnitten und somit Testergebnisse nicht gesichert wurden. Der schlecht durchdachte Einsatz von Microsoft Excel war die Ursache dafür, dass fast 16.000 Coronavirus-Fälle nicht gemeldet wurden!

Mal abgesehen davon, dass bei einer so wichtigen Angelegenheit ein anwendungsichereres IT-System hätte verwendet werden können, wurde hier wieder einmal Excel falsch oder in einer veralteten Version eingesetzt. Da sich aber der Bericht der BBC so liest, als ob ein falsches Dateiformat beim Speichern verwendet wurde, folglich der Einsatz einer neueren Excel-Version vermutet werden kann, stellt sich die Frage, warum nicht gleich Power Query für das Einsammeln der Daten verwendet wurde. Mit Power Query hätten die CSV-Dateien sicher aus Ordnern ausgelesen und zu einer Datenquelle vereinigt werden können. Diese hätte als Verbindung mit PowerPivot oder gleich mit PowerBI ausgewertet werden können

Wieder einmal wird Excel verantwortlich gemacht, nicht die Anwender!

(Montag)morgens, halb zehn in Deutschland…. (3)

… wird normalerweise die Werbung für eine bekannte Waffelschnitte eingeleitet. Aber es geht hier nicht um Süsskram, sondern um den Controller Max Mustermann des Unternehmens X AG. Der muss nämlich jeden Montagmorgen den für 12:00 vorgesehenen Vorstands-, Sales-, HR-Report (bitte gedanklich ergänzen!) fertigstellen.

Kommt Ihnen das eventuell bekannt vor? 😉  Es geht weiter….

Diesen Montag kann er endlich um 9:30 die Monats-Reports aus SAP (kann beliebig durch eine andere Datenquelle ersetzt werden) als Excel-Files in einen definierten Ordner herunterladen. Danach „verbindet“ er die Daten hektisch mit SVERWEIS  zu einer Datenquelle, sortiert sie ein bisschen um, baut hier einen Link neu auf, eliminiert dort ein Fehlerchen, flucht über die Performance der Datei in der Größe von 70 MB  und kann endlich um 11:58 die Report-Datei abschicken. 

Stopp, das hatten wir doch schon einmal in einem anderen Beitrag!

Max plant seine persönliche Weiterbildung nachdem er in den letzten Jahren ein Excel-Basic-Seminar, Excel-Advanced und eines für Power-User besucht hat. Außerdem hat er viel nach Excel-Techniken gegoogelt, verschiedene kostenlose Online-Tutorials gesehen, zu dieser und oder jener Excel-Technik/-Funktion, die ihm von KollegInnen oder in diversen Foren empfohlen wurden. So kennt er sich in Excel inzwischen sehr gut aus. Trotzdem sind seine Dateien groß, langsam, bestimmte Prozesse sind unbefriedigend. Da er sich mit SAP BW nicht so gut auskennt (oder nur wenige Benutzerrechte hat), nutzt er es als Datenquelle für ein „Excel-Schatten-IT-System“, mit dem er seine Aufgaben erfüllt.

Caroline Musterfrau, Controllerin im Unternehmen Y AG, hat mit ihren KollegInnen ein Anwendungskonzept für Excel erarbeitet und von der Leiterin Controlling absegnen lassen. Dieses Konzept sieht eine bestimmte Modellierung vor, bestimmte Excel-Techniken sowie das Prinzip der Datenkonsistenz. Alle Modelle sind nun einheitlich aufgebaut und gut dokumentiert. Die Revision gibt dafür fünf Sterne 😊😊😊😊😊.

Excel wird ausschließlich als Frontend für (z.B.) SAP&Co. eingesetzt und nur für die im Anwendungskonzept definierten Aufgaben, weil ERP-Systeme, Datenbanken und spezialisierte IT-Tools wesentlich performanter große Datenmengen verarbeiten können.

Natürlich wird Excel im Controlling weiterhin für Sonderaufgaben, AdHoc-Analysen oder zur Entwicklung von Prototypen (z.B. für Dashboards) eingesetzt. Mit diesen Prototypen werden die Anforderungen der Anwender ermittelt, Möglichkeiten vorgeführt und letztlich damit notwendige Budgets für IT-Lösungen zur Genehmigung gebracht.

So kann nun auch die Weiterbildung von Excel wesentlich zielgerichteter nach dem Anwendungskonzept durchgeführt werden, teilweise speziell auf die Anforderungen der Y AG ausgerichtet.

Soweit unsere kleine Geschichte vom Montagmorgen. 🙂

Wo finden Sie sich wieder? Wo möchten Sie als ControllerIn gerne hin? 😉

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Power Query(#019): PDF in Excel einlesen! Top oder Flop?

Zunächst gab es Gerüchte… das unter Controllern verpönte, aber leider oft abgelieferte Dateiformat PDF könne vielleicht… eines Tages… in PowerBI eingelesen werden. Eines Tages war dann plötzlich die Möglichkeit da, den Connector zu PDF in PowerBI zu nutzen, aber nur als Vorschau-Feature… in einem bestimmten Update Kanal… wenn man es extra aktivierte… Dann war es endlich soweit: PDF-Connector für PowerBI! Für alle! Einfach im Menü! Aber eben leider nur in PowerBI, nicht in Excel.

In meinen Seminaren habe ich immer wieder darauf hingewiesen, dass Power Query (PQ) in PowerBI und PQ in Excel zwar funktional etwa dasselbe leisten, sehr ähnlich aussehen,dann aber manchmal bei der Funktionssyntax und vor allem in den Datenquellen große Unterschiede aufweisen, da – man kann es kaum glauben – dies zwei völlig unterschiedliche Produkte sind! Es sind auch zwei unterschiedliche Entwicklerteams in Redmont mit der Entwicklung beauftragt. Ich habe jedoch die Hoffnung nie aufgegeben, dass auch PQ in Excel diesen PDF-Connector bekommen könnte, da schon viele der Features von PQ für PowerBI erhalten hat. Zwar immer zeitverzögert, aber immerhin.

Und nun ist er da: der Connector zu PDF für Power Query in Excel! Leider nur, wenn Sie ein Office365 Abonnement haben… die neuesten Updates haben…

An einer einfachen Beispieldatei sehen Sie, wie dies funktioniert. Leider sind in Power Query die Pfade von Haus aus absolut, sodass Sie diese in Ihrer Umgebung zunächst anpassen müssen.

Falls Sie selbst mit dem PDF-Connector experimentieren wollen, dann starten Sie über Daten abrufen und transformieren / aus Datei / aus PDF …

Ein wenig holprig ist die Implementierung dennoch.

  • Mehrseitige Dokumente müssen oft als Einzelseiten importiert und wieder zusammengefügt werden, speziell wenn Seitenköpfe ausgegeben werden. Was ja in PDF leider üblich ist. Hierzu kann man sich mit einem ähnlichen Ansatz wie beim Ordner auslesen selbst eine Lösung programmieren, aber muss dazu erheblichen Aufwand betreiben und braucht das entsprechende Knowhow in M-Programmierung. Möglich aber, dass dies mit einem Update noch automatisiert wird. Stimmen Sie für unseren Vorschlag auf Excel Uservoice!
  • Manche PDF-Dokumente sind intern seitenweise unterschiedlich aufgebaut! Warum dies so ist, entzieht sich völlig meinem Verständnis, aber für den Zweck von PDF reicht gutes Aussehen aus. Wenn Sie aber – wie ich – auf’s Innere achten, dann verhindert dieser Umstand die automatisierte Weiterverarbeitung der Daten – aber dafür ist PDF auch nicht gedacht! Ich werde nicht müde von meinen Kunden zu fordern: lassen Sie sich die Daten in einen vernünftigen tabellarischen Format geben! Ob TXT, CSV, XLSX oder irgendein Format… Egal! Hauptsache kein PDF! Zwar habe ich nun rein technisch eine Möglichkeit, diese Daten einzulesen und diese werden viele auch nutzen. Organisatorisch bin ich trotzdem noch kein PDF-Fan…

Top oder Flop? Ich bin für Top, wenn sich manchmal ein Import aus PDF nicht umgehen lässt, aber es ist immer noch Topper, eine direkte Verbindungen zur Quelldatenbank aufzubauen.

PS Meine Hoffnung auf PDF für PowerQuery wurde also erhört. Die Hoffnung auf Power Query für Access – lediglich für den Datenimport, nicht die Datenmanipulation – gebe ich jedoch bald auf. Mein Verbesserungsvorschlag auf Access Uservoice gehörte damals zu den am höchst bewerteten Beiträgen und wurde doch von Microsoft doch abgelehnt: no current plan… 😦

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Eindeutige Werte anzeigen – jeden Text nur einmal!

Excel365 erhält derzeit viele neue Funktionen, die Anwendern von Datenbanken und der Pivot-Tabelle schon lange gute Dienste leisten.

Die Funktion EINDEUTIG aus der Funktionskategorie Nachschlagen und Verweisen ermöglicht es, in Zellbereichen Funktionen der Pivot-Tabelle nachzubilden, bspw. Werte eindeutig dazustellen und Dubletten zu unterdrücken, alle eindeutigen Werte-Kombinationen einer Liste darzustellen und vieles mehr.

Diese Techniken sind Datenbankanwender in der Sprache SQL als GROUP BY-Befehl bekannt.

Doch sehen Sie selbst im Beispiel…

Chart des Monats September

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Die folgende Tabelle stammt aus dem Projektmanagement eines Unternehmens. Damit soll beschrieben werden, wie sich die Ist-Budgets verschiedener Projekte gegenüber dem Plan-Wert entwickeln. Dazu werden verschiedene Forecasts (RF) sowie Hochrechnungen (Run Rate) bemüht. Dies ist eine Tabelle, die nicht erkennen lässt, ob und wie die Plan-Werte erreicht werden.  Man muss schon sehr genau lesen, um hier eine Information zu erhalten. Nicht immer ist eine Tabelle angebracht. Besser wäre eine Visualisierung.

Hier geht’s zur Beispieldatei…

Das Beispiel stammt übrigens aus dem Buch „Controllingberichte professionell gestalten„.

„Excel-Problem (6)“: Rechtevergabe und Information Security

Immer wieder werde ich auf Publikationen, Dokumente oder Posts in den Sozialen Medien aufmerksam, in denen Nachteile von Excel aufgezählt werden. Interessanterweise zählt der jeweilige Autor nicht nur die Nachteile von Excel auf, sondern stellt meist auch noch eine Alternative zu Excel vor. Es handelt sich dann meist um ein Tool einer Softwareschmiede, auf dessen payroll der Autor auch zu finden ist. Seit 1989 arbeite ich mit Excel und kenne seine Stärken und weiß, wie man seine „Schwächen“ umgehen kann. Kürzlich habe ich wieder ein Whitepaper gefunden. Hier eine Serie von Gegendarstellungen zu den darin aufgestellten Behauptungen.

Gegenrede:

Hier fehlt mir einfach der Glaube, dass die hier geschilderten Vorgehen tatsächlich den Realitäten entsprechen sollen. Gehaltsabrechnungen mit Excel erstellt und dort gespeichert? Nutzt doch schon jedes KMU in der Regel den Lohnbuchhaltungsservice eines Steuerberaters oder den eines Lohnbuchhaltungsbüros. Schon allein wegen der zahlreichen Bestimmungen und Gesetze, die Expertenwissen erfordern. Das soll Usus sein? Das scheint mir, wie die meisten Behauptungen in diesem Whitepaper eine Arbeitsweise widerzuspiegeln, wie sie vielleicht vor ca. 10-15 Jahre in KMU´s anzutreffen war, aber in Bezug auf Personalabrechnung mit Sicherheit nicht mehr anzutreffen ist.

Wenn dem tatsächlich so wäre, stimme ich dem Autor zu, denn solche Daten gehören in einem Datenbank-System gesichert, dass mit einem Berechtigungskonzept aufwarten kann. Excel kann dann immer mit Hilfe von Power Query immer nur ein Frontend für (z.B.) ein Dashboard sein.

Den Satz „Im Umgang mit Daten wie Forecasts könnten Sie gegen die Vorschriften der EU GDPR verstoßen, wenn diese veröffentlicht werden„, verstehe ich nicht. Wer Forecasts veröffentlicht, dessen geringste Problem dürfte die DSGVO sein, ob die personenbezogene Daten enthalten sollte oder nicht. Forecasts sollten generell nur innerhalb eine Unternehmens verwendet werden und meist ist der Zugang auf das Management beschränkt. Auch hier ist die Praxis des Versendens überholt, auch dafür gibt es Dashboards.

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