Power Query(#022): Optimierung Performance-Report : Nun 740KB Dateigröße, statt 74 MB!

In einem der großen Unternehmen der Pharmabranche haben wir einen Performance-Report zu den Themen Prozesszeiten, Reklamationsquoten usw. überarbeitet. War er vorher 75 MB groß und mit dem Aufwand von drei Personentagen pro Monat aktualisiert, so ist er jetzt 750KB groß und permanent aktualisierbar, bei verbesserter Performance. Aufwand für die Entwicklung der Power Query-Lösung ca. 1 Personentag. Mehr dazu hier.

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Warum Power Query für Controller unverzichtbar ist

Mit Power Query können Sie externe Daten in Ihre Excel-Modell importieren und dabei diese Daten (Struktur, Datentypen usw.) so verändern, dass sie in die gewünschte Zielstruktur geladen werden und Ihren Anforderungen entsprechen. Sie investieren also lediglich einmalig Zeit, um den Prozess zum Laden & Transformieren der gewünschten Daten zu entwickeln! Anschließend können Sie die Daten manuell oder automatisch aktualisieren, um so im Zielmodell die Daten permanent mit dem neuesten Stand der Datenquellen zu erhalten.

In diesem Beitrag erhalten Sie eine (nicht vollständige, aber ständig wachsende) Übersicht von Power Query-Lösungen aus unserer Projekten:

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Power Query(#021): SAP Success Factors-Berichte optimieren(2)

Seit 2018 dürfen wir den HR-Bereich eines DAX-Unternehmens unterstützen. Dort wird SAP Success Factors eingesetzt, um die Weiterbildung und Personalentwicklung im Konzern zu organisieren.


SAP SuccessFactors ist ein umfangreiches und mächtiges Cloud-basiertes Tool, um den HR-Bereich eines Unternehmens mit zahlreichen Modulen zu steuern. Wenn es allerdings darum geht, ein paar Berichte zu erstellen, scheint es etwas problematisch zu werden. Wir stützen uns dabei auf die Erfahrungen und Aussagen der Mitarbeiter unseres Auftraggebers zum Modul „Learning“. Das Modul scheint sehr wenig individualisierbar zu sein. Daher nutzen die Mitarbeiter die Exportfunktionen und arbeiten mit den Flat File-ähnlichen Excel- oder CSV-Dateien weiter. Aufgrund der Struktur der exportierten Dateien, gestaltet sich die Bearbeitung in Excel etwas problematisch.

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Funktion EINDEUTIG

Excel365 bietet viele neue Funktionalitäten, die Nutzern von Datenbank- oder Pivot-Tabellen schon lange gute Dienste leisten. Diese Funktionalitäten sollen den Umgang mit dynamischen Arrays ermöglichen und effizient gestalten. Sie sind ein Teil der Künstlichen Intelligenz, die Microsoft sei 2018 in Excel Schritt für Schritt integriert. Excel bietet so Controllern immer mehr Automatismen an, ohne dass etwas programmiert werden muss. Heute stellen wir in unserer Serie zum Thema Excel und KI die Funktion EINDEUTIG vor.                                         

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Was sind „Intelligente“ Tabellen?

„Intelligente“ Tabellen sind ein Datenbereich auf einem Tabellenblatt (Sheet), der sich wie eine Datenbank verhält. Dieser Datenbereich erweitert sich automatisch, sobald sie weitere Zeilen hinzufügen. Formeln werden automatisch für jede Zeile ergänzt und müssen nicht mehr manuell angepasst werden. In einem früheren BLOG-Beitrag habe ich dieses tolle Feature schon einmal beschrieben. Heute möchte ich diese Ausführungen systematisieren. Denn für den Einsatz von Excel im Controlling halte ich dieses Feature für sehr wichtig, vor allem im ergänzenden Einsatz von Excel mit anderen IT-Systemen. Daher sollte dieses Feature in das Repertoire eines jeden Controllers aufgenommen werden!

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Chart des Monats April

Regelmäßig kommentieren wir Diagramme, die uns aufgefallen sind. Da wir aus nachvollziehbaren Gründen keine Charts aus unseren Projekten vorstellen können, besprechen wir öffentlich zugänglich Charts. Dabei wenden wir aber die gleichen Prinzipien, wie bei unseren Kunden an.

Schwieriger Start ins Jahrzehnt der Schiene

Länderranking: Deutschland fällt bei Schieneninvestitionen in Europa weiter zurück

Deutschland startet in das von der Bundesregierung angekündigte Jahrzehnt der Schiene mit einem erheblichem Investitionsrückstand zu den europäischen Spitzenreitern. Das stellt die Allianz für Schiene in einem interessanten Beitrag fest. Die Aussagen werden durch ein Diagramm untermauert. Leider unterstützt das Diagramm diese Aussage nur bedingt. Sehen Sie unseren Optimierungsvorschlag

Hier finden Sie unsere Anmerkungen...

Künstliche Intelligenz in Excel

Wir sind Mitglied in Microsoft´s Special Preferred Users Channel (SPUC) und erhalten experimentelle Features zum Testen. Erfahren Sie hier und heute, was in naher Zukunft in Excel implementiert sein wird.

Als ich neulich mal wieder ein Update von Excel erhalten habe, durfte ich eine neue Form künstlicher Intelligenz in Excel kennen lernen: den intelligenten Formel- und Modell-Optimierer (iFOpt).

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Doofe intelligente Tabellen oder: der gute alte SVERWEIS

Wir berichten an dieser Stelle von praktischen Fragestellungen und deren Lösungen aus unserem Streifenkarten-Coaching.
Bei einem Coaching auf Streifenkartenbasis in einem deutschen Consulting-Unternehmen entstand eine recht aktuelle Fragestellung: unterjährig wurde der Mehrwertsteuersatz geändert – haben wir ja alle dieses live Jahr miterlebt! Nun sollte die Berechnung von Bruttobeträgen in einer intelligenten Tabelle ab einem bestimmten Datum eben mit der neuen Mehrwertsteuer durchgeführt werden.

Fragestellung:

In einer Intelligenten Tabelle soll ab einer bestimmten Zeile eine abweichende Formel eingesetzt. Konkret: im letzten Jahr änderte sich zweimal die Mehrwertsteuer.

Problem

Intelligente Tabellen sind gar nicht mehr so clever, wenn innerhalb einer Spalte die Formel wechseln soll. Dafür sind sie nicht gemacht!

Nun ließe sich zwar mit einer WENN-Funktion dieser Wechsel abbilden, aber wer weiß, ob nicht die Mehrwertsteuer in absehbarer Zeit wieder geändert wird? Ich würde dringendst abraten, das dann wieder von Hand in einer Formel zu pflegen…

Schlechtes Beispiel:
=WENN(Monat(Rechnungsdatum)<7;1,19*NettoBetrag;1,16*Nettobetrag)

Trick

Geben wir die Mehrwertsteuersätze einfach in eine kleine, clevere Tabelle, der wir natürlich sofort einen aussagefähigen Namen gegeben haben: tblMwSt. Die Mehrwertsteuersätze gelten ab dem jeweils angegebenen Tag.

Mehrwertsteuersätze in Deutschland.
(BTW: die Tabelle ist korrekt!)

Und dann nutzen wir unseren guten alten Freund, den SVERWEIS, um die korrekten Werte zuzuordnen.

Formel für den Bruttopreis:
=[@[Preis Netto]]*(1+SVERWEIS([@Rechnungsdatum];tblMwSt;2;-1))

Hierbei ist der Parameter Bereich_Verweis auf -1 zu setzen, da ja nicht für jeden Monat ein MwSt.-Satz abgegeben werden soll, sondern nur, ab wann ein MwSt.-Satz gilt (daher auch der komische Wert 01.01.1901, das das erste Datum der Microsoft-Welt darstellt). Kommen Sie bitte auch hier niemals auf die Idee, das mit geschachtelten WENN-Formeln zu versuchen!


Dies und Ähnliches bearbeiten wir im Seminar Excel im Finanzwesen und Controlling.


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Excel spricht mit uns!

Vor ca. 15 Jahren war ein junger Mann Teilnehmer eines Inhouse-Seminars, der leider eine geringe Sehfähigkeit hatte Er musste sich seinen Monitor auf die bestmögliche Auflösung einstellen und klebte förmlich mit der Nase am Display, um erkennen zu können, was er in Excel gerade tat. Schade, dass Excel damals noch nicht sprechen konnte. Seit Excel 2016 kann man sich das mit wenigen Klicks einstellen.

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Durch das Datum gesteuert Zahlen konsolidieren

Dank Power Query kann man nun Daten automatisch aus verschiedenen Datenquellen „einsammeln“, zu einem Modell zusammenfügen, das Ergebnis als Tabelle mehr oder weniger stark verdichtet und aggregiert in ein Excel-Modell laden. Handelt es sich dabei um ein Dashboard, müssen u.U. die Daten als Basis für ein Diagramm verdichtet werden. In diesem Beitrag möchte ich zeigen, wie Sie das mit der Funktion SUMMEWENNS erreichen können. Da Power Query automatisch aktualisierte Daten aus den Datenquellen „liefert“, soll diese Berechnung der Funktion SUMMEWENNS außerdem vom Datum gesteuert werden. Dazu zeige ich die Funktion HEUTE(), ISOKALENDERWOCHE und TEXT().

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